Трудовой договор – основной документ, регулирующий отношения между работодателем и работником. Его оформление регламентируется главой 10 Трудового кодекса РФ (ст. 56‑81). Ниже представлен пошаговый алгоритм заключения трудового договора, актуальный на май 2026 года, с учётом последних законодательных инициатив и практики.

Подготовка к заключению договора

• Определение вида договора – по умолчанию договор заключается на неопределённый срок (ст. 58 ТК РФ). Срочный договор допускается только в случаях, прямо предусмотренных законом (например, выполнение определённой работы, замещение отсутствующего работника, сезонные работы и т.п.).
• Сбор необходимых документов от работника:
  • паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
  • трудовая книжка (или СТД‑Р);
  • СНИЛС;
  • ИНН (при необходимости);
  • документы об образовании, квалификации, профессиональных сертификатах (если требуются по должности);
  • медицинская справка (для работ, связанных с вредными и/или опасными условиями труда).
• Разработка проекта трудового договора – включает обязательные условия (ст. 57 ТК РФ):
  • место работы (структурное подразделение, адрес);
  • функции (должность, профессиональная квалификация);
  • дата начала работы;
  • оклад (тарифная ставка, оклад, надбавки) и порядок выплаты;
  • режим работы и время отдыха;
  • условия оплаты труда (включая надбавки, компенсации);
  • гарантии и компенсации при работе во вредных и/или опасных условиях;
  • срок действия договора (если срочный);
  • иные условия по соглашению сторон (например, испытательный срок, конфиденциальность, конкуренция).

Согласование и подписание договора

1. Согласование с работником – проект договора направляется работнику для ознакомления. Работник имеет право замечаний и предложений. После достижения согласия стороны подписывают документ.
2. Подписание – договор подписывается двумя экземплярами: один остаётся у работодателя, второй выдаётся работнику под роспись в течение трёх рабочих дней с момента вступления в силу договора (ст. 67 ТК РФ).
3. Регистрация в кадровом учёте – после подписания договор вносится в личную карточку сотрудника, делается запись в трудовой книжке (или формируется электронная трудовая книжка в системе «Социальный фонд»).
4. Уведомление государственных органов – при приёме на работу иностранных граждан необходимо уведомить миграционную службу в установленные сроки.

Особенности заключения договоров с руководителями структурных подразделений

Согласно абз. 8 ч. 2 ст. 59 ТК РФ, при заключении трудового договора с руководителем структурного подразделения необходимо указать иное основание для его заключения (например, конкурсный отбор, назначение по решению высшего органа управления). Работодатели обязаны внести это основание в договор не позднее 1 марта 2025 года (поправки, вступившие в силу с 2025 года).

Нумерация трудовых договоров

Роструд разъяснил, что нумерация трудовых договоров обязательна для обеспечения прослеживаемости документов в кадровом учёте. Рекомендуемый формат:

• Год/номер – например, 2026/00123;
• При наличии филиалов или представительств можно добавить код подразделения: 2026/MSK/00123;
• Номер присваиваеться последовательно при каждом новом договоре, независимо от его вида (срочный/бессрочный).

Номер указывается в шапке договора и дублируется в журнале регистрации трудовых договоров.

Цифровые системы заключения трудовых договоров

С 1 июля 2025 года в Республике Армения запущена пилотная цифровая платформа для оформления трудовых договоров. Система позволяет:

• формировать шаблон договора с автоматическим заполнением реквизитов сторон;
• подписывать документ квалифицированной электронной подписью (КЭП);
• хранить договор в электронном архиве с обеспечением доступа к нему обеими сторонами и государственными контролирующими органами;
• получать уведомления о приближении срока окончания срочного договора.

Платформа будет добровольной до 1 января 2026 года, после чего переход на электронное оформление станет обязательным для всех работодателей, зарегистрированных в Армении. Хотя данная инициатива относится к армянскому законодательству, она демонстрирует глобальную тенденцию к цифровизации трудовых отношений, которую стоит учитывать при планировании внутренних процессов в международных компаниях.

Срочные трудовые договоры: когда и как оформлять

Срочный договор допускается в следующих случаях (ст. 59 ТК РФ):

1. Выполнение определённой работы (например, проект на шесть месяцев);
2. Замещение отсутствующего работника (больничный, отпуск по уходу за ребёнком);
3. Сезонные работы;
4. Работы, связанные с обучением (студенческая практика, стажировка);
5. Иные случаи, прямо предусмотренные федеральными законами.

При оформлении срочного договора обязательно указывается:

• точное окончание срока (дата или событие, наступившее которого договор считается завершённым);
• основание для заключения срочного договора (ссылка на соответствующую статью ТК РФ или иной нормативный акт);
• возможность продления договора (по соглашению сторон) и порядок такого продления.

Правильное оформление трудового договора – залог стабильных трудовых отношений и минимизации рисков трудовых споров. Ключевые моменты, которые следует помнить:

• Определить вид договора (бессрочный или срочный) в соответствии с законом;
• Включить все обязательные условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ;
• Соблюсти сроки подписания и выдачи второго экземпляра работнику (не более трёх рабочих дней);
• Указать иное основание для договора с руководителем подразделения не позднее 1 марта 2025 года;
• Присвоить договору уникальный номер в формате Год/номер[/код_подразделения];
• При возможности использовать электронные системы подписания и хранения договоров, особенно если компания работает в юрисдикциях, где уже внедрены цифровые платформы (например, Армения с 1 июля 2025 года).

Соблюдение указанных требований обеспечит законность трудовых отношений, защитит права обеих сторон и упростит взаимодействие с контролирующими органами.