В условиях цифровой трансформации делопроизводства создание и ведение архива электронных документов становится критически важной задачей для любой организации. Правильно составленный регламент приема документов позволяет избежать потери данных, обеспечить их юридическую значимость и соблюсти требования законодательства РФ, в частности, опираясь на опыт федеральных судов и рекомендации Росархива.
Ниже представлена подробная статья, описывающая порядок действий, требования к оформлению и образец ключевых документов.
Нормативная база и общие принципы
Основой для разработки внутреннего регламента служат:
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 56 (с изменениями), утверждающий Инструкцию о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов.
- Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Самое главное помнить: Передача документов на архивное хранение — это не разовое действие, а строго регламентированный процесс, который может занимать от двух месяцев до полугода. Он требует подготовки как самих файлов, так и сопроводительной документации.
Этапы подготовки к передаче документов в архив
Процесс приема-передачи электронных дел состоит из нескольких последовательных этапов.
Шаг 1: Составление графика передачи дел
Передавать документы (дела) на архивное хранение нужно в следующем порядке:
Работники архива совместно с руководителями структурных подразделений составляют график передачи дел.
График составляется в свободной форме, но должен содержать сроки и объемы передаваемой документации.
Документ согласовывается со всеми заинтересованными сторонами и утверждается руководителем организации.
Шаг 2: Подготовка электронных дел
Структурное подразделение обязано провести экспертизу ценности документов и сформировать дела. Для электронных документов это включает:
- Проверку вирусов.
- Контроль читаемости форматов файлов.
- Проверку наличия всех необходимых реквизитов и электронных подписей (ЭП).
- Формирование метаданных.
> Важно: Описи электронных документов формируются работником структурного подразделения в те же сроки, что и для бумажных носителей, и представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) исключительно в электронной форме.
Шаг 3: Формирование сдаточной описи
Ключевым документом, играющим роль акта приема-передачи, является сдаточная опись. Именно она фиксирует состав передаваемых электронных дел.
#### Как заполнить сдаточную опись для электронных дел:
Опись должна содержать следующие графы:
- Номер дела по порядку.
- Индекс дела (шифр).
- дела (краткое содержание).
- Дата начала и окончания дела.
- Количество листов (файлов) в деле.
- Срок хранения.
- Примечание (здесь указывается формат файлов, наличие ЭП, тип носителя или путь в сети).
Акт приема-передачи: образец и структура
Финальным этапом является оформление Акта приема-передачи документов. Этот документ составляется в двух экземплярах: один остается в сдающем подразделении, второй, в архиве.
Кто составляет акт?
Составлением акта приема-передачи занимаются в большинстве случаев сотрудники архива на основании предоставленных сдаточных описей.
Структура акта (Образец)
Ниже приведен типовой образец акта, адаптированный для электронных документов.
—
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
Город: [Название города] Дата: [ДД.ММ.ГГГГ]
Мы, нижеподписавшиеся:
От сдающей стороны: [Должность] [Ф.И.О.], представитель структурного подразделения [Название отдела],
От принимающей стороны: [Должность] [Ф.И.О.], сотрудник архива (ответственный за архив),
составили настоящий акт о том, что произведена проверка и передача следующих электронных документов (дел):
- Общее количество передаваемых дел: [Количество].
- Общий объем данных: [Объем в Гб/Мб].
- Период документов: с [Дата начала] по [Дата окончания].
- Носитель информации / Путь в СЭД: [Указать сервер, диск, облачное хранилище или физический носитель].
- Формат файлов: [PDF, DOCX, TIFF и др.].
- Наличие электронной подписи: [Да/Нет/Частично].
Основание передачи: Сдаточные описи электронных дел № [Номера описей] от [Дата], являющиеся неотъемлемой частью настоящего акта.
Результат проверки:
При проверке установлено, что электронные дела сформированы в соответствии с номенклатурой дел, файлы доступны для чтения, вирусов не обнаружено, электронные подписи действительны (или указать выявленные недостатки).
Документы приняты на архивное хранение.
Подписи сторон:
_____________________ / [Расшифровка подписи сдающего]
(Сдал)
_____________________ / [Расшифровка подписи принимающего]
(Принял)
—
Особые случаи передачи
При смене руководителя или ответственного лица
Если в организации происходит смена руководителя или лица, ответственного за организацию хранения и учета архивных документов, составляется отдельный Акт приема-передачи дел при смене материально ответственного лица.
В этом случае:
Проводится полная инвентаризация имеющегося электронного архива.
Проверяется целостность баз данных и доступность файлов.
Акт подписывается уходящим сотрудником, новым сотрудником и комиссией.
При ликвидации или реорганизации организации
В случае реорганизации документы передаются правопреемнику. Если правопреемник отсутствует — в государственный или муниципальный архив. Здесь регламент приема ужесточается: требуется согласование с архивным органом и составление уточненных описей дел постоянного и временного хранения.
Рекомендации по организации хранения
Для успешного функционирования создаваемого архива электронных документов рекомендуется:
- Резервное копирование: Регулярно создавать копии архива на независимых носителях.
- Контроль целостности: Использовать программные средства для проверки хеш-сумм файлов, чтобы убедиться, что документ не был изменен с момента архивации.
- Миграция форматов: Планировать периодическую миграцию документов в актуальные форматы, чтобы избежать ситуации, когда файлы невозможно будет открыть через 10–20 лет.
- Разграничение прав доступа: Четко регламентировать, кто имеет право на чтение, копирование или удаление архивных файлов.
Регламент приема электронных документов — это фундамент информационной безопасности организации. Соблюдение порядка, описанного в Инструкции (в т.ч. на примере практики судов общей юрисдикции), использование правильных сдаточных описей и актов приема-передачи гарантирует сохранность документального наследия компании и защиту от правовых рисков.
Помните, что качественно составленный акт и опись являются главными доказательствами того, что документы были переданы, приняты и находятся на ответственном хранении.