В деятельности любой организации, независимо от ее масштабов, заключение договоров — это повседневный и критически важный процесс․ От того, насколько грамотно оформлены документы и соблюдены внутренние процедуры, зависит финансовая и юридическая безопасность компании․ Для систематизации этого процесса разрабатывается специальный локальный нормативный акт, Положение о заключении договоров․

В данной статье мы подробно разберем, что представляет собой этот документ, какие разделы он должен включать, и предоставим структурированный образец, который можно взять за основу при разработке собственного корпоративного регламента․

Что такое Положение о заключении договоров?

Положение о заключении договоров — это внутренний документ организации (локальный нормативный акт), который устанавливает единые правила, порядок и сроки прохождения всех этапов договорной работы: от инициации и согласования условий до подписания и регистрации контракта․

Слово «образец» в контексте данного документа означает пробный, показательный экземпляр или формуляр-образец․ Беря за образец грамотно составленный регламент, вы воспроизводите и адаптируете под свои нужды лучшие практики договорной работы, минимизируя риски ошибок и злоупотреблений․

Зачем компании нужно это Положение?

• Минимизация рисков: исключает подписание невыгодных или юридически некорректных контрактов․
• Разграничение ответственности: четко определяет, кто и на каком этапе несет ответственность (инициатор, юрист, бухгалтер, руководитель)․
• Ускорение процессов: устраняет бюрократическую неопределенность, сотрудники знают точный алгоритм действий․
• Контроль: предотвращает заключение договоров в обход руководства или без должной проверки контрагента․

Структура документа: основные разделы

Типовое Положение должно охватывать весь жизненный цикл договора․ Рекомендуем включить в него следующие разделы:

1. Общие положения․ Цель документа, область действия, определения используемых терминов․
2. Порядок инициации договоров․ Кто может выступать инициатором, как формируется потребность в заключении сделки․
3. Проверка контрагента (Due Diligence)․ Обязательные шаги по проверке благонадежности партнера (запрос выписок из ЕГРЮЛ, проверка массового адреса, судебной практики и т․д․)․
4. Порядок согласования (визирование)․ Маршрут движения проекта договора по подразделениям (юридический отдел, бухгалтерия, служба безопасности)․ Сроки согласования․
5. Порядок подписания․ Кто имеет право подписи (генеральный директор или лица по доверенности), правила оформления доверенностей․
6. Регистрация и хранение․ Присвоение номеров, ведение журнала договоров, передача оригиналов в архив․
7. Контроль исполнения․ Отслеживание ключевых дат (сроки поставки, оплаты, окончания действия)․
8. Заключительные положения․ Порядок внесения изменений в само Положение․

Образец Положения о заключении договоров

Ниже представлен формуляр-образец (шаблон) структуры Положения․ Его можно адаптировать под специфику вашей организации․

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
ООО «Название Организации»
___________________ / Ф․И․О․ /
«___» _________ 202__ г․

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке заключения и исполнения договоров в ООО «Название Организации»

Общие положения

• Настоящее Положение разработано в целях повышения эффективности договорной работы, обеспечения законности и финансовой безопасности ООО «Название Организации» (далее — Общество)․
• Положение обязательно для исполнения всеми структурными подразделениями и сотрудниками Общества․
• Инициаторами заключения договоров могут выступать руководители подразделений в рамках своей компетенции․

Порядок подготовки и согласования проектов договоров

• Инициатор заполняет заявку на заключение договора (Приложение №1) и передает проект договора (или контрагента) в юридический отдел․
• Юридический отдел проводит правовую экспертизу проекта договора и проверку контрагента в течение 3 (трех) рабочих дней․
• После положительного заключения юристов проект направляется в бухгалтерию на финансовую экспертизу (наличие бюджетов, корректность реквизитов и налогов), срок согласования 2 (два) рабочих дня․
• В случае отказа (визы «Согласен с замечаниями») инициатор дорабатывает проект совместно с контрагентом․

Порядок подписания и регистрации

• Договоры подписываются Генеральным директором Общества либо уполномоченными лицами на основании доверенности, оформленной в установленном порядке․
• Подписание договоров рядовыми сотрудниками без доверенности строго запрещено и не порождает для Общества никаких правовых последствий․
• После подписания договор передается ответственному лицу (секретарю/делопроизводителю) для присвоения регистрационного номера и внесения данных в электронную базу учета договоров․

Контроль исполнения и хранение

• Инициатор договора несет персональную ответственность за контроль исполнения обязательств контрагентом․
• Бухгалтерия контролирует своевременность оплат по договору․
• Оригиналы подписанных договоров хранятся в юридическом отделе (архиве) Общества․ Копии передаются инициатору и в бухгалтерию․

Важные нюансы при внедрении Положения

Даже самый идеальный образец Положения не сработает, если не учесть следующие практические аспекты:

• Сроки согласования: Устанавливайте реалистичные сроки․ Если юристу дается 1 день на проверку сложного контракта на сотни страниц, качество проверки будет стремиться к нулю․
• Электронный документооборот (СЭД): Если в компании есть система электронного документооборота, маршруты согласования должны быть автоматизированы․ Это избавит от хождения бумажных листков․
• Типовые формы договоров: Приложите к Положению образцы (шаблоны) наиболее часто используемых договоров (поставки, оказания услуг, подряда)․ Согласование контракта, составленного по вашему типовому образцу, всегда проходит быстрее, чем контрагентского․
• Ответственность: Пропишите в Положении или Правилах внутреннего трудового распорядка меры ответственности за нарушение процедуры (например, подписание договора лицом, не имеющим полномочий, или срыв сроков оплаты из-за несвоевременной передачи документов в бухгалтерию)․

Разработка и внедрение Положения о заключении договоров — это не формальная бюрократическая процедура, а необходимый инструмент защиты бизнеса․ Используя представленный выше образец как отправную точку, вы сможете создать эффективный регламент, который упорядочит работу подразделений, ускорит прохождение сделок и защитит вашу компанию от непредвиденных юридических и финансовых рисков․