В современных условиях эффективное управление трудовыми отношениями невозможно без чётко регламентированного порядка заключения, исполнения и расторжения трудовых договоров. Положение о договорной работе организации (далее – Положение) является локальным нормативным актом, который устанавливает единые правила и процедуры, связанные с оформлением и контролем трудовых договоров в компании.

Зачем нужно Положение о договорной работе?

• Единообразие. Обеспечивает одинаковый подход к оформлению договоров во всех структурных подразделениях.
• Снижение рисков. Минимизирует вероятность нарушений трудового законодательства и связанных с этим штрафов.
• Прозрачность. Чётко определяет права и обязанности сторон, что упрощает взаимодействие с работниками и профсоюзами.
• Управление персоналом. Позволяет планировать потребности в кадрах, контролировать сроки действия договоров и своевременно проводить их продление или расторжение.

Структура типового Положения

Типовое Положение о договорной работе организации обычно включает следующие разделы:

1. Общие положения – правовая база, цели и задачи документа.
2. Предмет регулирования – какие виды договоров охватываются Положением (трудовые, гражданско‑правовые, договоры о предоставлении услуг и т.д.).
3. Компетенция и ответственность подразделений – кто отвечает за подготовку, согласование, подписание и хранение договоров.
4. Порядок заключения договоров – этапы: инициатива, подготовка проекта, согласование с юридической службой, утверждение руководителем, подписание.
5. Содержание и форма договора – обязательные реквизиты, приложения, использование типовых форм.
6. Регистрация и учёт договоров – ведение журнала, электронный документооборот, сроки хранения.
7. Контроль исполнения договоров – мониторинг сроков, проверка выполнения условий, взаимодействие с бухгалтерией и отделом кадров.
8. Изменение, продление и расторжение договоров – процедуры, необходимые документы, сроки уведомления.
9. Ответственность за нарушение Положения – дисциплинарные, административные и материальные меры.
10. Заключительные положения – порядок вступления в силу, источники обновления, контактные лица.

Пример типовых положений (фрагмент)

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ ОРГАНИЗАЦИИ
(утверждено приказом № ___ от «__» __________ 20__ г.)

Общие положения

 
Настоящее Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и иными нормативными актами.
 
Цель Положения – обеспечение единого порядка заключения, исполнения и расторжения трудовых и гражданско‑правовых договоров в организации;

Предмет регулирования

 
Положение распространяется на все виды договоров, заключаемые организацией с физическими и юридическими лицами, связанные с трудовыми отношениями, оказанием услуг, выполнением работ и поставкой товаров.


Компетенция и ответственность подразделений

 
Отдел кадров (кадровая служба) отвечает за подготовку проектов трудовых договоров, их согласование с юридическим отделом и внесение в реестр.
 
Юридический отдел проверяет соответствие договоров действующему законодательству и даёт заключение о возможности их подписания.
 
Руководитель структурного подразделения инициирует необходимость заключения договора и утверждает его проект.


Порядок заключения договоров

 
Инициатор направляет в отдел кадров заявку с указанием необходимых условий (должность, оклад, сроки, функции и т.д.).
 
Отдел кадров готовит проект договора на основе типовых форм, согласовывает его с юридическим отделом.
 
После получения положительного заключения проект направляется на утверждение руководителю организации.
 
Утверждённый договор подписывается уполномоченными представителями сторон в присутствии специалиста отдела кадров.
 
Подписанный договор регистрируется в журнале учёта договоров и передаётся на хранение в архив организации (срок хранения – 50 лет после прекращения действия договора).


Содержание и форма договора

 
Трудовой договор должен содержать обязательные реквизиты, указанные в ст. 57 ТК РФ: стороны, должность, место работы, срок действия, размер оплаты труда, режим работы, права и обязанности сторон, условия отпуска и т.д.
 
При использовании электронного документооборота допускается подписание договора квалифицированной электронной подписью (КЭП) в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».


Регистрация и учёт договоров

 
Ведение журнала учёта договоров осуществляется в электронном виде в системе 1C:Документооборот или иной approved системе.
 
В журнале фиксируются: номер договора, дата заключения, стороны, предмет, срок действия, ответственное лицо, примечания.


Контроль исполнения договоров

 
Отдел кадров ежемесячно формирует отчёт о сроках действия договоров, предстоящих продлениях и расторжениях.
 
При выявлении нарушений (несвоевременное продление, невыполнение условий) отдел кадров информирует непосредственного руководителя и юридический отдел для принятия мер.


Изменение, продление и расторжение договоров

 
Изменения вносится путём составления дополнительного соглашения, которое проходит те же этапы согласования и утверждения, что и основной договор.
 
Продление трудового договора оформляется не позднее чем за две недели до истечения срока действия текущего договора.
 
Расторжение договора осуществляется в соответствии с ТК РФ (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя и т.д.) с обязательным оформлением приказа и записью в трудовой книжке.


Ответственность за нарушение Положения

 
Нарушение порядка заключения или учёта договоров может повлечь дисциплинарное взыскание (выговор, строгий выговор) в соответствии с внутренними регламентами организации.
 
В случае причинения материального ущерба организации виновное лицо обязано возместить ущерб в полном объёме.
 
Нарушение трудового законодательства, выявленное в результате проверки государственными органами, может привести к административным штрафам согласно ст. 5.27 КоАП РФ.


Заключительные положения

 
Настоящее Положение вступает в силу с дня его утверждения приказом руководителя организации.
 
Изменения и дополнения к Положению принимаются тем же порядком, что и его утверждение.
 
Для вопросов применения Положения обращаться к руководителю отдела кадров (тел.: ___‑___‑___).

Рекомендации по разработке и утверждению Положения

1. Анализ текущей практики. Перед написанием Положения проведите аудит существующих договоров и процессов их оформления.
2. Использование типовых форм. Разработайте набор стандартных шаблонов (трудовой договор, договор о предоставлении услуг, договор подряда и т.д.) и приложите их к Положению.
3. Согласование с юридической службой. Каждый раздел Положения должен пройти правовую экспертизу на соответствие действующему законодательству.
4. Утверждение руководителем. Положение подписывается генеральным директором (или другим уполномоченным органом) и доводится до сведения всех сотрудников под роспись.
5. Обучение персонала. Проведите инструктаж для сотрудников отдела кадров, юридического отделения и руководителей подразделений по порядку работы с Положением.
6. Внедрение электронного документооборота. Для повышения эффективности рекомендуется автоматизировать регистрацию, согласование и хранение договоров в корпоративной СЭД.
7. Периодический пересмотр. Установите ежегодный обзор Положения с учётом изменений в трудовом законодательстве и внутренней реорганизации компании.

Типовое Положение о договорной работе организации является ключевым инструментом управления кадровыми и гражданско‑правовыми отношениями. Оно обеспечивает законность, прозрачность и эффективность процесса заключения и исполнения договоров, снижает риски трудовых споров и способствует стабильной работе предприятия. Следуя предложенной структуре и рекомендациям, любой работодатель сможет создать адаптированное под свои нужды Положение, которое будет служить надёжной основой для построения здоровых и продуктивных отношений с работниками и контрагентами.

Статья подготовлена 25 мая 2026 года.