Данная инструкция предназначена для сотрудников, ответственных за подготовку, проверку и оформление договоров с контрагентами. Следуя ей, вы minimизируете риски, связанные с некорректным оформлением сделки, и обеспечите юридическую силу документа.
Содержание
- Подготовка к подписанию
- Проверка содержания договора
- Согласование условий с контрагентом
- Процедура подписания
- Электронное подписание (ЭЦП)
- Нотариальное заверение (при необходимости)
- Хранение и учет signed договоров
- Контроль исполнения obligations
Подготовка к подписанию
- Определить вид договора (купля‑продажа, аренда, подряд, оказание услуг и т.д.).
- Сформировать проект договора в соответствии с типовым шаблоном компании или индивидуальными требованиями.
- Убедиться, что в проекте указаны все обязательные реквизиты:
- наименование сторон (полное юридическое название, ИНН, КПС, юридический адрес);
- предмет договора;
- цена и порядок расчетов;
- сроки исполнения;
- ответственность сторон;
- форс‑мажор;
- порядок разрешения споров;
- реквизиты для направления претензий и уведомлений.
- Подготовить accompanying documents (спецификации, акты приёма‑передачи, счета, доверенности представителей).
Проверка содержания договора
- Юридический отдел проверяет соответствие договора действующему законодательству (ГК РФ, отраслевые нормативные акты).
- Финансовый отдел проверяет корректность расчетов, НДС, налоговые последствия.
- Служба безопасности оценивает риски контрагента (проверка через ЕГРЮЛ, арбитражные дела, black‑list).
- При необходимости привлекаются внешние консультанты (налоговые, патентные, antitrust).
- Все замечания фиксируются в таблице правок и направляются на доработку.
Согласование условий с контрагентом
- Направить проект договора контрагенту защищённым каналом (корпоративная почта с подписью, защищённый файловый обмен).
- Получить письменные замечания и предложения от контрагента в течение согласованного срока (обычно 3‑5 рабочих дней).
- Провести переговоры (очно, видеоконференция или телефон) для устранения разногласий.
- После достижения consenso подготовить окончательную версию договора и направить её на подпись.
Процедура подписания (бумажный вариант)
- Распечатать договор в двух экземплярах (по одному для каждой стороны). При необходимости – в трёх экземплярах (один – для архива компании, второй – для контрагента, третий – для нотариуса/регистратора).
- Проверить, что все страницы пронумерованы, отсутствуют пустые листы, а подписи ставятся только в designated полях.
- Подписать договор уполномоченным представителем каждой стороны (директор, генеральный директор, лицо, действующее на основании доверенности).
- Поставить дату подписания рядом с подписью.
- Если требуется, поставить печать организации (если устав предусматривает её использование).
- Сделать копии подписанного договора для внутреннего архива и передать оригинал контрагенту (или наоборот, в зависимости от договорённости).
Электронное подписание (ЭЦП)
Электронное подписание допускается, если стороны согласны на использование электронного документооборота и у них есть квалифицированные электронные подписи (КЭП).
- Убедиться, что у обеих сторон есть действующие КЭП, issued аккредитованным УЦ.
- Загрузить финальную версию договора в систему ЭДО (например, «Контур.Диадок», «СБИС», «1С:ЭДО»).
- Инициировать процесс подписания: система отправляет уведомление контрагенту.
- Контрагент ставит свою КЭП в designated поле системы; после этого документ считается подписанным с момента применения второй подписи.
- Система автоматически формирует журнал событий (временные метки, идентификаторы подписей) и сохраняет подписанный документ в защищённом хранилище.
- Скачать подписанный договор и сохранить его в локальном архиве компании (PDF/A‑формат рекомендуется для долгосрочного хранения).
Нотариальное заверение (при необходимости)
Нотариальное заверение требуется для сделок, подлежащих государственной регистрации (недвижимость, доля в уставном капитале, займы и т.п.) или по требованию сторон.
- Подготовить оригинал договора и все необходимые приложения (справки о отсутствии обременений, выписки из ЕГРН и т.д.).
- Записаться на приём к нотариусу (можно онлайн через сервисы нотариальной палаты).
- Явиться лично или через представителя с доверенностью, удостоверяющей право подписи.
- Нотариус проверяет личность сторон, соответствие документа требованиям закона и ставит свою подпись и печать.
- Получить нотариально заверенный экземпляр договора и зарегистрировать его в соответствующем органе (Росреестр, ФНС и т.д.).
Хранение и учёт подписанных договоров
- Оригиналы договоров хранить в огнеупорном сейфе или в специализированном архиве с контролируемым доступом.
- Электронные копии размещать в корпоративной системе управления документами (ECM) с метками:
- номер договора;
- дата заключения;
- сторона;
- срок действия;
- ответственный сотрудник.
- Вести реестр договоров (журнал или база данных) с обязательными полями:
- № договора;
- наименование;
- контрагент;
- дата подписания;
- срок исполнения;
- статус (активный, завершён, расторгнут);
- ссылка на электронный оригинал;
- примечания (особенности исполнения, штрафы и т.д.).
- Периодически (не реже одного раза в квартал) проводить инвентаризацию договоров: проверять наличие оригиналов, актуальность статусов, своевременность исполнения обязательств.
Контроль исполнения obligations
- После подписания договора назначить ответственного за мониторинг исполнения (менеджер проекта, юрист, финансовый контролёр).
- В системе управления задачами создать контрольные точки:
- дата получения предоплаты/аванса;
- этапы выполнения работ или поставок;
- дата сдачи‑приёмки результата;
- дата окончательного расчёта;
- дата закрытия договора.
- При отклонении от графика немедленно информировать сторону‑контрагента и фиксировать претензию в соответствии с пунктом договора о претензиях.
- По завершении всех обязательств составить акт о выполнении договора и получить подписи сторон.
- Архивировать акт вместе с договором и всеми сопутствующими документами (счёты, акты, переписка).
Соблюдение данной инструкции обеспечивает:
- Юридическую чистоту и исполнимость договоров;
- Снижение вероятности споров и судебных разбирательств;
- Прозрачность и traceability всех этапов сделки;
- Эффективное использование корпоративных ресурсов при работе с контрагентами.
При возникновении вопросов, не covered в данной инструкции, обращайтесь к юридическому отделу компании или к внешнему юридическому консультанту.