Дата актуализации:  г.

Секретарь (секретарь‑референт, секретарь совета директоров, секретарь руководителя) – это сотрудник, который обеспечивает:

• Организацию документооборота;
• Координацию работы руководства и деловых встреч;
• Ведение деловых переписок и архивов;
• Поддержание деловой репутации компании.

Неправильное оформление трудовых отношений может привести к:

1. Недействительности выплат (например, если суд признает их не заработной платой);
2. Штрафам со стороны инспекции труда;
3. Трудовым спорам, связанным с отпуском, больничными, компенсациями.

Судебная практика (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от ) подтверждает, что выплаты секретарю, если они осуществляются регулярно и в сроки, установленные трудовым договором, считаются заработной платой. Поэтому договор должен чётко фиксировать порядок и размер оплаты.

Правовая база

Оформление трудового договора регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовым кодексом РФ (ТК РФ);
• Федеральным законом «О государственной гражданской службе» (при работе в государственных учреждениях);
• Профессиональными стандартами (например, «Специалист по организационному и документационному обеспечению»);
• Коллективным договором (если он существует в организации).

Особенности договора с секретарём совета директоров и руководителем

В зависимости от уровня руководителя, к которому прикреплен секретарь, в договор могут быть включены дополнительные положения:

• Конфиденциальность – обязательство не разглашать сведения о совете директоров, их решениях и финансовой информации;
• Ответственность за хранение документов – чёткое описание порядка архивирования и доступа к корпоративным документам;
• Работа в режиме on‑call – необходимость быть доступным в нерабочее время для экстренных задач;
• Участие в официальных встречах – обязанность вести протоколы заседаний, оформлять решения.

Структура типового трудового договора с секретарём

Ниже перечислены основные разделы, которые должны присутствовать в документе.

Шапка договора

Общество с ограниченной ответственностью "Компания"
в лице директора _______________________ (Ф.И.О.), действующего на основании Устава,
именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны,
и гражданин(ка) России _______________________ (Ф.И.О., паспортные данные),
именуемый(ая) в дальнейшем «Работник», с другой стороны,
заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:

Предмет договора

• Приём на работу в должность секретарь‑референт (или «секретарь совета директоров»).
• Указание места работы (офис, филиал).

Обязанности работника

1. Приём и распределение входящих звонков, корреспонденции;
2. Ведение делопроизводства, оформление и хранение документов;
3. Подготовка и оформление протоколов заседаний совета директоров;
4. Организация деловых встреч, подготовка материалов;
5. Соблюдение конфиденциальности служебной информации;
6. Работа с оргтехникой, подготовка презентаций и отчетов.

Режим работы и отдыха

• Продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю;
• График работы – 5/2 (с 9:00 до 18:00) с 1‑часовым обеденным перерывом;
• Возможность работы в режиме on‑call в нерабочее время (оплата согласно ТК РФ).

Оплата труда

• Оклад – ______ рублей в месяц (выплачивается 2‑м числом следующего месяца);
• Премии и надбавки (по результатам работы и выполнению KPI);
• Доплата за работу в выходные и праздничные дни – в размере, установленном ТК РФ.

Отпуск и другие гарантии

• Ежегодный основной оплачиваемый отпуск – 28 календарных дней;
• Больничные листы и декретные выплаты – в соответствии с ТК РФ;
• Социальные гарантии (страхование, пенсионные отчисления).

Ответственность сторон

В случае нарушения условий договора стороны несут ответственность в соответствии с ТК РФ и внутренними нормативными актами организации.

Прочие условия

• Срок действия договора (бессрочный или срочный – указывается конкретная дата);
• Порядок изменения и расторжения договора;
• Положения о конфиденциальности и неразглашении (ссылка на отдельный договор о конфиденциальности, если он есть);
• Приложения (должностная инструкция, график работы, тарифные сетки).

Подписи сторон

_____________________ _____________________(Работодатель) (Работник)

«___» __________ 2026 г. «___» __________ 2026 г.

Пример полного текста трудового договора

ООО "Компания"
ИНН ____________
КПП ____________
Расчётный счёт ____________
Банк ____________
Корр. счёт ____________
БИК ____________

Директор _______________________ (Ф.И.О.)

_____________________ (Ф.И.О.)
Паспорт: серия ____ № ________, выдан ____________
Адрес регистрации: _______________________
Телефон: _______________________
Электронная почта: _______________________

_____________________ _____________________
(Работодатель) (Работник)

«___» __________ 2026 г. «___» __________ 2026 г.

Как правильно оформить договор: пошаговый чек‑лист

1. Определить должностные обязанности – составьте должностную инструкцию, учитывая специфику работы с руководством.
2. Выбрать форму договора – бессрочный или срочный (с указанием конкретных дат).
3. Согласовать размер оплаты – учтите оклад, премии, надбавки, а также порядок их расчёта.
4. Подготовить раздел о конфиденциальности – в случае работы с советом директоров рекомендуется отдельный NDA.
5. Утвердить график работы и режим on‑call – если требуется, пропишите компенсацию за дежурство.
6. Оформить реквизиты сторон – проверьте ИНН, ОГРН, банковские реквизиты.
7. Подписать договор обеими сторонами – подписи должны быть заверены печатью организации (если она есть).
8. Внести договор в личное дело работника – храните оригинал в отделе кадров, а копию выдайте работнику.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли оформлять отдельный договор о конфиденциальности?

Да. При работе с советом директоров, финансовой и стратегической информацией рекомендуется заключать отдельный договор о неразглашении. Это усиливает юридическую защиту и упрощает доказывание нарушений в суде.

Можно ли оформить секретаря как независимого подрядчика?

Если работа секретаря имеет характер постоянного выполнения обязанностей, регулярных выплат и подчинения внутреннему распорядку, суд (см. постановление АС ЦО от ) будет рассматривать такие отношения как трудовые, а не как гражданско‑правовые. Поэтому для избежания риска признания договора гражданско‑правовым следует использовать трудовой договор.

Как оформить испытательный срок?

Испытательный срок может быть установлен в договоре (не более 3 месяцев для должностей, не требующих специальной квалификации). В течение этого периода работодатель и работник могут оценить соответствие требованиям без полного применения всех гарантий ТК РФ.

Какие документы необходимо приложить к договору?

К договору обычно прилагаються:

• Должностная инструкция;
• График работы (при сменном режиме);
• Согласие на обработку персональных данных;
• Договор о конфиденциальности (при необходимости).

Трудовой договор с секретарём – это фундаментальный документ, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Правильное оформление гарантирует:

• Соблюдение требований Трудового кодекса;
• Чёткое определение прав и обязанностей сторон;
• Защиту от судебных споров, связанных с классификацией выплат.

Используйте приведённый выше образец как основу, адаптируя его под конкретные условия вашей организации, и не забывайте консультироваться с юристом при необходимости.

*Все приведённые в статье формы и примеры являются образцами и требуют адаптации под конкретные условия и законодательные изменения.