Дата публикации: 24 мая 2026 года

Что такое письмо о намерении продлить договор?

Письмо о намерении продлить договор (также называемое письмом-заявлением, письмом-уведомлением или письмом о пролонгации) — это официальное деловое письмо, направляемое одной из сторон договора другой стороне с целью выразить намерение продлить действие договора на определенный срок или на неопределенный период.

Такой документ является важной частью деловой переписки и выполняет несколько ключевых функций:

• Формальное уведомление о намерении продолжить сотрудничество
• Создание юридической основы для продления договора
• Документальное подтверждение достигнутых договоренностей
• Способ избежать автоматического расторжения договора по истечении срока

Когда необходимо составлять такое письмо?

Письмо о намерении продлить договор необходимо составлять в следующих случаях:

1. Заблаговременно до окончания срока действия договора — обычно за 1–3 месяца, чтобы стороны успели согласовать условия.
2. При наличии взаимного интереса в продолжении сотрудничества, но отсутствии автоматической пролонгации.
3. При изменении условий договора (например, изменение цены, сроков, объемов работ).
4. В случае необходимости формального подтверждения намерений для внутренних или внешних отчетов.

Структура и обязательные элементы письма

Реквизиты отправителя

Письмо должно быть составлено на фирменном бланке компании-отправителя. Обязательно указать:

• Полное наименование организации
• ИНН/КПП (при наличии)
• Адрес местонахождения
• Контактные телефоны и email
• Дата составления письма

Реквизиты получателя

Указать полное наименование организации-получателя, должность и ФИО руководителя или ответственного лица.

(тема письма)

Кратко и четко сформулировать цель письма. Например:

Основной текст

Структура основного текста:

1. Вводная часть (преамбула)

Упоминание исходного договора с указанием его номера и даты заключения:

Уважаемый Иван Иванович Петров,

В соответствии с Договором № 123 от 15 января 2025 года оказания услуг по IT-сопровождению, заключенным между ООО «ЦифраСервис» и ООО «ТехноГрад»,

2. Основная часть

Четкое выражение намерения продлить договор и предложение о форме продления:

направляем Вам настоящее уведомление о нашем намерении продлить срок действия указанного Договора на один год с 15 июля 2025 года по 14 июля 2026 года на прежних условиях.

Просим Вас подтвердить согласие на продление либо предложить иные условия сотрудничества.

3. Заключительная часть

Выражение готовности к дальнейшему диалогу и подписание:

Благодарим за сотрудничество и надеемся на продолжение взаимовыгодного партнерства.

С уважением,
Иванов Сергей Петрович
Генеральный директор
ООО «ЦифраСервис»

Приложения

При необходимости приложить:

• Проект дополнительного соглашения
• Измененные условия (если они предлагаются)
• Справки или расчеты (например, по изменению цен)

Отметка об исполнителе

В нижней части письма, сразу под подписью, указать:

Образец письма о намерении продлить договор

Рекомендации по составлению и отправке

Стиль и тон

• Используйте официально-деловой стиль, четкий, лаконичный, без эмоций.
• Избегайте разговорных выражений и неформальных обращений.
• Соблюдайте корпоративный стиль компании (цвета, шрифты, логотип).

Формат и отправка

• На бумаге: напечатайте на фирменном бланке, подпишите у руководителя, проставьте печать (если есть).
• В электронном виде: отправьте по email с пометкой «Важно» или «Официальная корреспонденция».
• Через курьера: если требуется доставка с подтверждением получения.

Юридическая сила

Для придания документу юридической силы:

• Укажите дату и номер письма.
• Подпишите уполномоченным лицом (руководителем или лицом, имеющим доверенность).
• Приложите проект дополнительного соглашения, если требуется.
• Сохраните копию письма и подтверждение получения (квитанция, email с отметкой «прочитано»).

Частые ошибки и как их избежать

❌ Ошибка 1: Отсутствие ссылки на исходный договор

Как избежать: Укажите номер и дату договора в первом абзаце.

❌ Ошибка 2: Нечеткое указание сроков продления

Как избежать: Укажите точные даты начала и окончания продленного периода.

❌ Ошибка 3: Отсутствие подписи или печати

Как избежать: Обязательно подпишите письмо уполномоченным лицом и проставьте печать, если это предусмотрено уставом компании.

❌ Ошибка 4: Неправильный адресат

Как избежать: Убедитесь, что письмо направлено именно тому лицу, которое имеет полномочия подписывать договоры.

Что делать после отправки письма?

1. Дождитесь ответа от контрагента в установленные сроки (обычно 7–14 дней).
2. Если ответ положительный — подготовьте и подпишите дополнительное соглашение.
3. Если ответ отрицательный или отсутствует — инициируйте переговоры или подготовьтесь к завершению сотрудничества.
4. Сохраните все документы в юридической папке для подтверждения деловой переписки.

Письмо о намерении продлить договор, это важный инструмент деловой переписки, который помогает:

• Формализовать намерение сторон
• Избежать автоматического расторжения договора
• Создать основу для дальнейших переговоров
• Подтвердить деловую репутацию компании

Следуя приведенным рекомендациям и используя предложенный образец, вы сможете составить профессиональное и юридически значимое письмо, которое станет надежной основой для продления сотрудничества.

Дополнительные материалы:

• Образец дополнительного соглашения о продлении договора
• Шаблоны деловых писем для Word
• Рекомендации по деловой переписке от ВАС РФ

Материал подготовлен 24 мая 2026 года. При использовании ссылка на источник обязательна.