Что такое персональные данные работника
Персональные данные работника – это сведения‚ необходимые работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающиеся конкретного сотрудника. К ним относятся‚ например:
- ФИО
- Дата рождения
- Паспортные данные
- Сведения о семье (в т.ч. данные о детях)
- Сведения о здоровье
- Сведения о квалификации‚ образовании и профессиональном опыте
- Сведения о доходах и банковских реквизитах
1.1 Примеры персональных данных в трудовом договоре
В трудовом договоре обычно указываются такие данные‚ как:
- ФИО работника
- Должность и подразделение
- Условия рабочего времени и места работы
- Размер заработной платы и способ её выплаты
- Сведения о социальных выплатах
- Данные для расчёта налогов и страховых взносов
Обязанности работодателя
Работодатель обязан:
- Собирать персональные данные только в целях‚ предусмотренных законом и договором.
- Обеспечить их защиту от несанкционированного доступа.
- Хранить данные в течение срока‚ установленного законодательством.
- Получать согласие субъекта персональных данных на их обработку.
2.1 Согласие на обработку персональных данных
Согласно закону № 152‑ФЗ‚ согласие должно быть получено оператором (работодателем) в виде отдельного документа‚ который не объединяется с другими согласиями (например‚ с согласия на трудовые отношения).
Согласие может быть оформлено:
- В письменной форме (подпись в конце трудового договора или отдельным листом).
- Электронно (через подпись в электронном виде‚ если это предусмотрено политикой компании).
2.2 Как оформить согласие
Рекомендуемый порядок оформления:
- Сформулировать цель обработки (например‚ «для выплаты заработной платы и ведения кадровых учётов»).
- Указать перечень собираемых данных.
- Указать срок хранения данных.
- Предоставить возможность отозвать согласие.
- Получить подпись работника.
Новые требования с 1 сентября 2025 года
С 1 сентября 2025 года вступают в силу новые правила обработки персональных данных‚ которые изменят некоторые процедуры:
- Согласие на обработку персональных данных должно быть оформлено как самостоятельный документ‚ отдельный от трудового договора.
- Операторы обязаны обновлять документы и проверять сайты и программное обеспечение‚ используемые для сбора и хранения данных.
- Для большинства компаний потребуется проведение внутреннего аудита и обновление политики конфиденциальности.
3.1 Что изменилось
Ключевые изменения:
- Требование оформлять согласие отдельно от договора.
- Увеличение ответственности за нарушение правил защиты данных.
- Обязательная проверка программного обеспечения на соответствие новым требованиям.
Практические рекомендации
Чтобы соблюсти требования закона и подготовиться к новым правилам‚ рекомендуется выполнить следующие шаги:
4.1 Обновление документов
- Создать отдельный шаблон согласия на обработку персональных данных.
- Включить в него перечень собираемых данных‚ цель их обработки и сроки хранения.
- Обеспечить возможность отзыва согласия в любой момент.
4.2 Проверка сайтов и программного обеспечения
Проведите аудит всех систем‚ где хранятся персональные данные:
- Убедитесь‚ что используемые платформы шифруют данные.
- Проверьте‚ что доступ к данным ограничен только уполномоченным сотрудникам.
- Обновите политику конфиденциальности и разместите её на корпоративном сайте.
4.3 Обучение персонала
Проведите инструктаж для HR‑специалистов и менеджеров по:
- Правилам сбора и хранения данных.
- Порядку получения и отзыва согласия.
- Понятиям «оператор»‚ «субъект данных» и «обработка».
Трудовой договор и обработка персональных данных неразрывно связаны. Соблюдение требований закона № 152‑ФЗ и подготовка к новым правилам‚ вступающим в силу 1 сентября 2025 года‚ помогут избежать штрафов и сохранить доверие сотрудников. Помните‚ что согласие на обработку персональных данных должно быть оформлено отдельным документом‚ а все меры по защите данных – регулярно проверяться и обновляться.