Передача документов в государственный архив – обязательный этап для организаций, чьи документы признаны архивными и подлежат длительному хранению․ Правильное оформление акта приема‑передачи гарантирует юридическую защиту интересов сторон и упрощает дальнейшую работу с архивным фондом․
Нормативная база
При подготовке акта учитываются следующие нормативные документы:
- Приказ Минкультуры РФ от № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органов местного самоуправления и организациях»;
- Федеральный закон РФ «О государственном архиве»;
- Положения и методические рекомендации КонсультантПлюс, ГАРАНТ и др․
Все перечисленные документы регламентируют порядок оформления акта, требования к его содержанию и подписи сторон․
Кто участвует в процедуре
Обычно в акте участвуют две стороны:
- Организация‑отправитель (владелец документов), представляемая руководителем или уполномоченным лицом;
- Государственный архив (приёмщик), представляемый руководителем архивного подразделения․
Обе стороны подписывают акт, после чего один экземпляр остаётся в архиве, а второй – в организации‑отправителе․
Содержание акта: основные реквизиты
Ниже приводится типовой перечень полей, которые необходимо заполнить в акте․ В примере используется образец 2026 года․
| № п/п | Реквизит | Пример заполнения |
|---|---|---|
| 1 | Наименование документа | Акт приема‑передачи документов на постоянное хранение |
| 2 | Номер | АКТ‑2026‑001 |
| 3 | Дата | |
| 4 | Наименование организации‑отправителя | ООО «Примерный завод» |
| 5 | ИНН / ОГРН | 7701234567 / 123456789 |
| 6 | Юридический адрес | 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1 |
| 7 | Наименование приёмного государственного архива | Государственный архив Московской области |
| 8 | Сведения о документах | Опись № 123, 150 дел, 3 500 листов |
| 9 | Причина передачи | Истечение срока хранения, ликвидация организации |
| 10 | Подпись организации‑отправителя | ____________________ __________________ (ФИО, должность) |
| 11 | Подпись представителя архива | ____________________ __________________ (ФИО, должность) |
| 12 | Печать | Печать организации‑отправителя и архива |
Пошаговый алгоритм составления акта
- Подготовка документации․ Сформировать опись передаваемых документов, указав их наименования, номер дела, количество листов, сроки хранения и т․д․
- Согласование условий․ На совещании с представителями архива уточнить перечень передаваемых документов, сроки их приемки и особенности хранения․
- Заполнение акта․ На основании подготовленных данных вносить сведения в шаблон акта․ При необходимости добавить приложения (список дел, справки, копии документов)․
- Подписание․ Оба участника подписывают акт в двух экземплярах․ После подписания ставятся печати․
- Распространение экземпляров․ Один экземпляр передаётся в архив, второй остаётся в организации‑отправителе․
- Регистрация․ Архив вносит запись в реестр принятых документов, а отправитель фиксирует факт передачи в своей учётной системе․
Примеры и образцы
Ниже представлен рабочий образец акта, который можно адаптировать под конкретные условия․
АКТ № ______ о приёме‑передаче документов на постоянное хранение «___» __________ 2026 г․ Организация‑отправитель: ___________________________ ИНН __________, ОГРН __________, Юр․ адрес ___________________________ Государственный архив: ___________________________ Юр․ адрес ___________________________ Наименование передаваемых документов: - Опись № _____ – 120 дел, 2 350 листов; - Опись № _____ – 85 дел, 1 120 листов; (перечислить все документы)․ Причина передачи: ___________________________________________ Сроки хранения: постоянное (до ликвидации организации)․ Подписи сторон: ____________________ __________________ (ФИО, должность) – от организации‑отправителя ____________________ __________________ (ФИО, должность) – от государственного архива Печать организации‑отправителя Печать государственного архива
Такой шаблон полностью соответствует требованиям Приказа Минкультуры РФ № 526 и может быть использован как в бумажном, так и в электронном виде․
Частые ошибки и рекомендации
- Недостаточное описание документов․ Указывайте полные наименования, номера дел, количество листов․
- Отсутствие подписи ответственного лица архива․ Без подписи архив не принимает документы․
- Неучтённые сроки передачи․ Убедитесь, что акт составлен до истечения установленного срока хранения․
- Отсутствие печати․ Печать обеих сторон обязательна для юридической значимости акта․
Для минимизации рисков рекомендуется:
- Заранее согласовать форму акта с архивом;
- Проверить соответствие всех реквизитов;
- Сохранить копию акта в электронном архиве организации․
Оформление акта приема‑передачи документов на постоянное хранение – важный юридический акт, требующий внимательного подхода к деталям․ Соблюдение установленного порядка, использование официального образца и своевременное подписание позволяют гарантировать надёжное хранение архивных материалов и избежать возможных споров в будущем․
При необходимости можно воспользоваться приведённым выше шаблоном и адаптировать его под конкретные условия вашей организации и принимающего архива․