При заключении любого гражданско‑правового договора (трудового, купли‑продажи, аренды и т.д.) одна из обязательных реквизитов – паспортные данные сторон. Они позволяют однозначно идентифицировать физическое лицо, исключая путаницу при совпадении ФИО. Ниже – подробное руководство, основанное на актуальном законодательстве РФ (Трудовой кодекс, приказы Минтруда) и практике оформления документов.

Какие сведения относятся к паспортным данным

• Фамилия, имя, отчество (при наличии);
• Дата рождения (дд.мм.гггг);
• Серия и номер паспорта;
• Кем и когда выдан паспорт (наименование органа, дата выдачи);
• Адрес регистрации (по желанию сторон, но часто указывается для полноты идентификации).

Эти реквизиты считаются обязательными в договорах с физическими лицами, если иное не предусмотрено законом (например, в некоторых государственных контрактах допускается указание только ИНН).

Почему важно указывать паспортные данные в договоре

1. Идентификация стороны – исключает возможность предъявления претензий другим лицам с одинаковыми ФИО.
2. Соответствие требованиям законодательства – ст. 57 ТК РФ требует указания паспортных данных при оформлении трудового договора; аналогичные нормы содержатся в ГК РФ (ст. 432) и в приказе Минтруда № 522н от .
3. Защита прав сторон – при возникновении споров паспортные данные служат доказательством того, кто именно подписал договор.
4. Возможность внесения изменений – при смене паспорта (например, после замужества или достижения 20/45 лет) данные легко обновляются посредством дополнительного соглашения.

Как правильно оформить паспортные данные в трудовом договоре

Ниже приведён типовой фрагмент трудового договора с выделенными местами для внесения паспортных данных.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

г. Москва «__» __________ 20__ г.


Стороны:

Работодатель: ООО «Пример», в лице Генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава.

Работник: ________________________________,


    паспорт: серия №______ № ____________, выдан «____» __________ 20__ г. органом ______________________________,

    адрес регистрации: ______________________________.


...

Важно:

• Серия и номер пишутся без пробелов (например, 45 00 123456 → 4500123456);
• Дата выдачи указывается в формате дд.мм.гггг;
• Наименование органа, выдавшего паспорт, пишется полностью (например, Отдел УФМС России по г. Москве).

Как внести изменения в паспортные данные работника

Если у сотрудника изменились паспортные реквизиты (например, после замужества, получения нового паспорта по достижении 20/45 лет или в связи с заменой документа), необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

1. Подготовить проект дополнительного соглашения, в котором указать:
   • Номер и дату основного трудового договора;
   • ФИО сотрудника (старое и новое, если изменилось);
   • Изменяемые реквизиты паспорта (серия, номер, кем и когда выдан);
   • Ссылку на ст. 57 ТК РФ и внутренний локальный нормативный акт о кадровом документообороте.
2. Получить подписи сторон (работника и представителя работодателя).
3. Внести изменения в личную карточку сотрудника (форма Т-2) и в электронную кадровую систему;
4. Хранить копию дополнительного соглашения в личном деле сотрудника не менее 50 лет (в соответствии с требованиями архивного законодательства).

Примечание. Если изменение паспортных данных связано с ошибкой при первоначальном заполнении (например, опечатка в номере), достаточно оформить исправительный лист к трудовому договору, подписанный обеими сторонами.

Паспортные данные в договорах с физическими лицами (не трудовые)

В гражданско‑правовых договорах (купля‑продажа, аренда, оказание услуг и т.д.) порядок указания паспортных данных аналогичен трудовому договору. Пример фрагмента договора купли‑продажи автомобиля:

ДОГОВОР КУПЛИ-ПРОДАЖИ АВТОМОБИЛЯ

г. Санкт‑Петербург «__» __________ 20__ г.



Продавец: Петров Петр Петрович, паспорт: серия 45 00 № 123456, выдан Отделом УФМС России по г. Санкт‑Петербургу «»,

    проживающий: г. Санкт‑Петербург, ул. Примерная, д. 10, кв. 5.



Покупатель: Сидорова Анна Сергеевна, паспорт: серия 40 12 № 654321, выдан Отделом УФМС России по Ленинградской области «»,

    проживающий: г. Санкт‑Петербург, пр. Невский, д. 25, кв. 12.


...

В таких договорах часто допускается указывать только серию и номер паспорта вместе с датой выдачи, если стороны согласны, что этого достаточно для идентификации. Однако для повышения надёжности рекомендуется приводить полный набор реквизитов.

Защита конфиденциальности паспортных данных

Хотя паспортные данные являются обязательным реквизитом договора, их обработка подпадает под действие Федерального закона «О персональных данных» (ФЗ‑152). Поэтому:

• Договоры, содержащие паспортные данные, следует хранить в ограниченном доступе (секретный отдел, защищённые электронные системы с шифрованием);
• При передаче копий договора третьим лицам (например, бухгалтерии, налоговой) необходимо либо обезличивать данные (оставлять только ФИО и ИНН), либо получать письменное согласие сотрудника на обработку его персональных данных;
• При расторжении договора срок хранения паспортных данных определяется внутренними нормативными актами организации, но не менее 5 лет после окончания трудовых отношений (ст. 81 ТК РФ).

1. Всегда указывайте полный набор паспортных данных (ФИО, дата рождения, серия и номер, кем и когда выдан, адрес регистрации при необходимости) в договорах с физическими лицами.
2. При изменении паспорта оформляйте дополнительное соглашение к трудовому договору или исправительный лист к гражданско‑правовому договору.
3. Соблюдайте требования ФЗ‑152 «О персональных данных»: ограничьте доступ, получайте согласие при необходимости, храните документы в соответствии с установленными сроками.
4. Используйте образцы и шаблоны, приведённые выше, как основу для собственных документов, адаптируя их под специфику вашей организации и вид договора.

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите юридическую чистоту договоров, minimизируете риски споров и защитите права как работодателя, так и работника.

Информация актуальна на 26 мая 2026 г.