Отправка юридических документов через Диадок – один из самых надёжных способов обмена электронными документами (ЭДО) с контрагентами. Ниже подробно описан процесс, от подготовки документа до получения подтверждения подписи.
Подготовка документа к отправке
Перед тем как отправить договор, убедитесь, что он соответствует требованиям платформы:
- Формат файла – обычно PDF, DOCX или XLSX. При необходимости можно использовать DOCX с подписью.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – обязательна для юридической значимости документа.
- Проверка реквизитов – укажите полные данные сторон, дату заключения, предмет договора и подписи.
Если документ уже подписан в Контур.Диадок, проверьте, что подпись отображается корректно.
Как добавить подпись в Диадок
- Откройте документ в Контур;Диадок.
- Выберите пункт «Подписать».
- Переключите переключатель «Включено» для активации расширения.
- Подпишите документ своей КЭП.
- Сохраните изменения и переходите к отправке.
Настройка прав подписавшего
Для корректной отправки договора необходимо правильно настроить полномочия подписанта:
- В личном кабинете Диадок перейдите в раздел «Мои полномочия».
- Убедитесь, что у вас есть право «Подписать договоры».
- Если полномочий нет, запросите их у администратора организации или у контрагента.
Отправка договора в Диадок
После подготовки документа и проверки прав приступаем к отправке:
- Создайте новое сообщение в Диадоке.
- В поле «Получатель» укажите реквизиты контрагента (логин, email или номер в системе).
- Прикрепите готовый договор.
- Укажите тему сообщения – например, «Договор № 123‑2026 о поставке товаров».
- В разделе «Статус отправки» выберите «На подпись» (или «На согласование», если требуется предварительное согласование).
- Нажмите кнопку «Отправить».
После отправки система автоматически сформирует уведомление о статусе подписания.
Согласование и подпись от контрагента
Контрагент получит приглашение на подписание. Чтобы процесс прошёл успешно:
- Убедитесь, что у контрагента есть активный аккаунт в Диадоке.
- Если требуется согласование, отправьте документ в статус «На согласование».
- После согласования система переведёт документ в статус «На подпись».
- Контрагент подписывает документ своей КЭП.
После подписи вы получите уведомление о «Подписано», а документ будет доступен в разделе «Мои документы».
Получение подтверждения подписания
Для контроля статуса подписи:
- Откройте список документов в Диадоке.
- Найдите ваш договор и проверьте статус – он должен быть отмечен «Подписано».
- При необходимости скачайте подписанный документ в PDF.
Если статус «Отклонён» или «Отказано в подписи», проверьте причину в уведомлении и при необходимости повторите процесс.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка формата – используйте только поддерживаемые типы файлов.
- Отсутствие КЭП – без квалифицированной подписи документ не будет юридически значимым.
- Неправильные полномочия – проверьте, что у вас есть право подписать именно этот тип документов.
- Проблемы с соединением – убедитесь, что ваш браузер поддерживает современные стандарты шифрования.
Полезные советы
Чтобы процесс отправки договора в Диадок был максимально быстрым и безошибочным:
- Создайте шаблон договора в системе, чтобы не заполнять реквизиты каждый раз.
- Используйте массовую рассылку приглашений, если нужно отправлять одинаковые документы нескольким контрагентам.
- Настройте уведомления о статусе подписания, чтобы вовремя реагировать на изменения.
- Регулярно проверяйте лимит бесплатных сообщений, чтобы избежать ограничений при массовой отправке.
- Храните копии всех отправленных договоров в архиве для последующего контроля.
Отправка договора через Диадок – это простой и безопасный способ юридического документооборота. Главное помнить о подготовке документа, правильной настройке полномочий подписанта и использовании квалифицированной электронной подписи. Следуя описанным шагам, вы сможете быстро передавать, согласовывать и подписывать договоры, а также получать подтверждение их подписания в реальном времени.
Если возникнут вопросы, обратитесь к официальной документации Контур.Диадок или к службе поддержки платформы.