С 2023 года отчетность в сфере социального и пенсионного страхования претерпела масштабные изменения. На смену множеству прежних форм пришла единая форма ЕФС-1, утвержденная Постановлением Правления ПФ РФ от № 245п (и обновленная Приказом СФР № 1462). С этого момента страхователи обязаны вносить сведения обо всех застрахованных лицах, включая не только штатных сотрудников, но и совместителей, а также исполнителей по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

В данной статье мы подробно разберем, как правильно отчитываться перед Социальным фондом России (СФР) при заключении и расторжении договоров ГПХ с физическими лицами, какие блоки формы следует заполнять и в какие сроки сдавать отчет, чтобы избежать штрафов.

Кто и когда обязан сдавать ЕФС-1 по договорам ГПХ?

Сдавать отчетность по форме ЕФС-1 обязаны все категории страхователей — юридические лица и индивидуальные предприниматели (ИП), которые заключают договоры гражданско-правового характера на выполнение работ или оказание услуг с физическими лицами. Это правило актуально и в 2026 году.

Важно понимать, что на исполнителей по ГПХ распространяются правила обязательного социального страхования (от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, если это предусмотрено договором, а также в рамках ОМС), поэтому фонд должен получать о них актуальную информацию.

Сроки сдачи ЕФС-1: когда подавать сведения?

Соблюдение сроков — критически важный момент. Согласно разъяснениям Минтруда России и СФР, сроки сдачи сведений по договорам ГПХ отличаются от сроков отчетности по штатным сотрудникам.

• При заключении договора ГПХ: сведения необходимо подавать не позднее дня заключения договора. То есть отчет должен быть отправлен в фонд либо в день подписания договора, либо на день раньше (но не позже!).
• При прекращении (окончании) договора ГПХ: сведения подаются в стандартные для кадровых мероприятий сроки — не позднее следующего рабочего дня после даты окончания периода работы по договору ГПХ.

Таким образом, на этапе приема исполнителя по гражданско-правовому договору законодательство требует от страхователя максимальной оперативности.

Какие разделы формы ЕФС-1 заполнять по договорам ГПХ?

Единая форма ЕФС-1 объемна, однако при работе с договорами ГПХ заполнять все листы не нужно. Кадровикам и бухгалтерам придется отчитываться по исполнителям гражданских договоров по особым правилам табличной части.

Чтобы отправить отчёт в СФР при заключении или расторжении договора ГПХ, необходимо заполнить:

1. ьный лист — стандартный для всех видов отчетности по форме ЕФС-1.
2. Подраздел 1, содержит общие сведения о страхователе.
3. Подраздел 1.1 — основной блок, куда вносится информация о физических лицах, с которыми заключен или расторгнут договор ГПХ. Обратите внимание: несмотря на то, что подраздел 1.2 также подается на работников, заключивших договоры ГПХ на выполнение работ/оказание услуг (для расчета пенсий и взносов), именно подраздел 1.1 отражает кадровое мероприятие (начало или окончание договора).

Нюансы заполнения подраздела 1.1 по договорам ГПХ

Заполнение подраздела 1.1 на исполнителей по ГПД имеет ряд существенных отличий от заполнения на штатных работников. На что обязательно нужно обратить внимание:

Код вида договора

В подразделе 1.1 при начале и окончании договора ГПХ необходимо обязательно указывать код вида договора. Этот код выбирается строго по специальному справочнику, приведенному в Порядке заполнения формы ЕФС-1. Код для договоров ГПХ на выполнение работ/оказание услуг отличается от кода для трудовых договоров, поэтому важно не перепутать их.

Даты кадрового мероприятия

Особое внимание следует уделить графе 2 подраздела 1.1. В ней указывается:

• Дата кадрового мероприятия;
• Дата начала периода работы по договору ГПХ;
• Дата окончания периода работы по договору ГПХ.

При заключении договора указывается дата начала работы (как правило, совпадающая с датой заключения договора). При прекращении, дата окончания периода работы, зафиксированная в договоре или дополнительном соглашении о расторжении.

Частые ошибки при сдаче ЕФС-1 по договорам ГПХ

Чтобы отчетность была принята СФР с первого раза и не повлекла штрафных санкций, избегайте следующих типичных ошибок:

• Нарушение сроков при заключении договора. Самая частая ошибка — сдача ЕФС-1 на следующий день после подписания ГПД. Помните: при приеме по ГПХ отчет должен быть отправлен не позднее дня заключения договора!
• Указание неверного кода вида договора. Использование кода трудового договора вместо кода ГПХ приводит к искажению данных в фонде и может вызвать претензии при проверке.
• Заполнение лишних подразделов. Не нужно дублировать данные по трудовому коду в подразделах, предназначенных для штатных сотрудников, если речь идет исключительно о договоре ГПХ.
• Путаница с датами. Указание даты подписания акта выполненных работ вместо даты окончания срока действия самого договора ГПХ. Отчитываться об окончании договора нужно именно по дате его прекращения (истечения срока или расторжения).

Отчетность по форме ЕФС-1 по договорам гражданско-правового характера — это обязанность, к которой необходимо подходить максимально ответственно. Формат отчета требует точного соблюдения инструкций СФР и Порядка заполнения. Главное — вовремя реагировать на заключение и расторжение договоров ГПХ, корректно указывать коды видов договоров и даты мероприятий. Внимательность на этапе подготовки документов позволит избежать частых ошибок и успешно сдать отчетность в 2026 году.