Определение необходимого количества экземпляров договора – важный этап подготовки любой сделки․ От этого зависит, сможет ли каждая сторона получить подтверждающий документ, будут ли соблюдены требования регистрирующих органов и избежать возможных споров․ Ниже рассмотрены основные правила и практические рекомендации, основанные на действующем законодательстве и типовой практике․
Общее правило
Согласно Гражданскому кодексу РФ, договор считается оформленным в письменной форме, если он составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу․ Один экземпляр остаётся у каждой стороны сделки․ Это минимальное требование, которое соблюдается в большинстве гражданско‑правовых отношений․
Факторы, влияющие на количество экземпляров
- Число сторон договора․ Чем больше участников, тем больше копий необходимо, чтобы каждый получил свой подлинник․
- Требования государственной регистрации․ Некоторые сделки (недвижимость, транспорт, учредительные документы) требуют подачи в реестры минимум двух экземпляров‑подлинников․
- Нотариальное удостоверение․ При нотариальном заверении нотариус часто выдаёт дополнительный экземпляр для своего архива, а также может потребовать копию для налоговой или иного контролирующего органа․
- Внутренние регламенты организации․ Корпоративные политики могут предписывать хранение дополнительных копий в бухгалтерии, юридическом отделе или архиве․
Нотариальное удостоверение
Если договор заверяется нотариусом, то, помимо экземпляров для сторон, обычно формируется третий экземпляр – для нотариального архива․ Это связано с требованиями Федерального закона «О нотариате» и Закона о государственной регистрации, которые предписывают представлять в регистрирующие органы не менее двух экземпляров‑подлинников, а нотариус обязан сохранить один из них в своём деле․
Регистрация в государственных органах
Различные виды сделок имеют свои нормативы:
- Договор купли‑продажи автомобиля․ Минимум три экземпляра: один – покупателю, второй – продавцу, третий – в ГИБДД для постановки на учёт․ При нотариальном заверении добавляется четвёртый – для нотариуса․
- Договор купли‑продажи недвижимости (квартира, дом, земельный участок)․> Обычно составляется два экземпляра (по одной стороне), но для подачи в Росреестр требуется не менее двух экземпляров‑подлинников․ На практике стороны часто оформляют три экземпляра: два для сторон и один – для регистрационного органа․
- Трудовой договор․ По статье 57 ТК РФ трудовой договор составляется в двух экземплярах: один – работнику, второй – работодателю (хранится в личном деле сотрудника)․
- Учредительный договор (договор об учреждении общества)․> При нотариальном удостоверении рекомендуется готовить три экземпляра: один – для налоговой инспекции при регистрации, второй – для нотариального архива, третий – для общества (устав)․
- Договор о полной коллективной материальной ответственности․ Оформляется минимум в двух экземплярах (по одной стороне), но при необходимости подачи в трудовую инспекцию может потребоваться дополнительная копия․
Практические рекомендации
- Определите число сторон и нуждающихся в получении оригинала (покупатель, продавец, регистрирующий орган, нотариус, бухгалтерия)․
- Уточните у регистрирующего органа (ГИБДД, Росреестр, налоговая) требуемое количество экземпляров‑подлинников․
- Если договор заверяется нотариусом, заложите в план дополнительный экземпляр для нотариального архива․
- Для внутреннего хранения организации рекомендуется иметь хотя бы один резервный копию в электронном виде (скан или фото) – это не заменяет оригинал, но упрощает восстановление при утере․
- При составлении договора в простой письменной форме (без нотариуса) достаточно двух экземпляров, если иное не предусмотрено законом или соглашением сторон․
Количество экземпляров договора не является фиксированной величиной – оно зависит от:
- количества участников сделки;
- требований государственной регистрации;
- наличия нотариального удостоверения;
- внутренних нормативов организации․
Соблюдение этих условий гарантирует, что каждая сторона получит надлежащий подтверждающий документ, а сделка будет соответствовать всем юридическим требованиям․ Поэтому перед подписанием договора рекомендуется составить чек‑лист, учитывающий перечисленные факторы, и только после этого определить точное число необходимых экземпляров․