В 2026 году оформление трудового договора остаётся обязательным для всех работодателей и работников.
Ниже приведён подробный перечень документов, которые необходимо собрать и предоставить при заключении трудового договора, а также рекомендации по их оформлению и хранению.

Обязательные документы (ст. 57 ТК РФ)

• Паспорт гражданина РФ – копия первой страницы (свидетельство о рождении, серия и номер).
• СНИЛС – копия.
• ИНН – копия (для физических лиц‑работодателей).
• Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования – ксерокопия (первое оформление в отделе кадров, комн. 3125‑3).
• Документы воинского учёта (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву) – копия, представляемая в мобилизационный отдел (2 корпус, 3 этаж, комната 2329). На бланке трудового договора ставится соответствующая отметка.
• Справка о наличии/отсутствии судимости – копия (если требуется по внутренним требованиям организации).
• Справка о доходах (если работник получает доходы от другой работы) – копия.
• Справка о составе семьи (если в договоре предусматриваются льготы) – копия.

Дополнительные документы (по внутренним требованиям работодателя)

• Свидетельство о высшем/среднем профессиональном образовании – копия.
• Справка о наличии профессиональных сертификатов – копия.
• Водительские права (если работа связана с перевозкой) – копия.
• Медицинская справка о состоянии здоровья – копия.
• Справка о наличии инвалидности – копия (если применимо).
• Справка о наличии лицензии (для определённых профессий) – копия.
• Справка о месте жительства – копия.
• Справка о задолженности по налогам и алиментам – копия (для некоторых отраслей).
• Справка о непогашенных долгах – копия (если требуется).

Специальные случаи

Иностранные граждане

• Виза/пермит на работу – копия.
• Свидетельство о регистрации в России – копия.
• Справка о несудимости в стране гражданства – копия.

Несовершеннолетние работники

• Согласие родителей/опекунов – копия.
• Свидетельство о рождении – копия.
• Справка о состоянии здоровья – копия.

Работники с особым статусом (практически нетрудоспособные, беременные, инвалидные категории)

• Медицинская справка о состоянии здоровья и/или ограничениях – копия.
• Справка о наличии инвалидности (если применимо) – копия.

Работники, работающие по совместительству

• Справка о предыдущем трудовом стаже (если требуеться) – копия;
• Справка о доходах от основной работы – копия.

Типовые формы трудового договора

В 2026 году в России действуют следующие типовые формы трудового договора:

• Общий типовой договор – утверждён Постановлением Правительства РФ от  № 858. Подходит для большинства организаций.
• Типовой договор для микропредприятий – также утверждён Постановлением Правительства РФ от  № 858. Предназначен для предприятий с численностью сотрудников до 10 человек.
• Типовой договор для некоммерческих организаций – аналогичен договору для микропредприятий, но с учётом особенностей НКО.
• Типовой договор для иностранных граждан – включает пункты о визе, разрешении на работу и т.д.
• Типовой договор для военнообязанных – содержит отметку о воинском учёте.

Все типовые договоры доступны в формате PDF, DOC и XLS на официальных порталах государственных органов и в сервисах «КонсультантПлюс» и «Контур.Экстерн».

Порядок оформления и хранения документов

1. Соберите все обязательные и дополнительные документы.
2. Проверьте, что копии документов находятся в надёжном формате (PDF, TIFF).
3. Заполните типовой трудовой договор, указав в нём:
   • Место и дату заключения договора.
   • ФИО работника и работодателя.
   • Сведения о документах, удостоверяющих личность.
   • Условия работы, должность, оклад, график работы, льготы.
   • Права и обязанности сторон.
   • Срок действия договора (если договор срочный).
4. Подпишите договор обеими сторонами (работник и уполномоченный представитель работодателя).
5. Составьте два экземпляра договора: один для работника, второй — для работодателя.
6. Сохраните копии всех документов в электронном персональном деле работника (соблюдая требования ФЗ «О персональных данных»).
7. Храните оригиналы документов в течение минимум 5 лет, если не установлено иное законодательством.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли использовать собственный шаблон договора?
  Да, но он должен соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и Постановления Правительства РФ от  № 858.
• Нужно ли хранить копии паспортов?
  Да, копии паспортов и других удостоверяющих документов должны храниться в персональном деле.
• Что делать, если работник не имеет справки о высшем образовании?
  В таком случае справка считается необязательной, но может потребоваться при работе в определённых отраслях.
• Можно ли заключить договор без справки о воинском учёте?
  Нет, для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву, справка обязательна.

Правильное оформление трудового договора начинается с тщательного сбора всех необходимых документов. В 2026 году работодатели обязаны использовать типовые формы, утверждённые государством, и соблюдать перечень обязательных сведений, прописанных в Трудовом кодексе РФ. Соблюдение всех требований гарантирует законность трудовых отношений, защиту прав обеих сторон и минимизацию рисков в случае проверок и разбирательств.

Для получения актуальных образцов договоров и вспомогательных документов рекомендуется обращаться к официальным порталам государственных органов, а также к сервисам «КонсультантПлюс» и «Контур.Экстерн».