Дата подготовки: 24 мая 2026 г.

Содержание плана

1. Подготовка и проверка документов кандидата
2. Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором
3. Согласование условий трудового договора
4. Оформление проекта договора
5. Подписание трудового договора сторонами
6. Регистрация, выдача копий и хранение документов
7. Особенности оформления для отдельных категорий работников
8. Контроль и последующее сопровождение

Подготовка и проверка документов кандидата

Перед началом переговоров необходимо убедиться, что у соискателя отсутствуют препятствия к заключению трудового договора.

• Запрос обязательных документов: паспорт, трудовая книжка (или СТД‑Р), документ о образовании/квалификации, ИНН, СНИЛС, военный билет (при необходимости), справка о отсутствии судимости (если требуется по профессии).
• Проверка подлинности: сверка данных с оригиналами, снятие копий (кроме трудовой книжки – она остаётся у работника).
• Оценка соответствия требованиям вакансии: профессиональные навыки, опыт, состояние здоровья (при необходимости – медосмотр).

Если препятствий не выявлено – переходим к следующему этапу.

Ознакомление с локальными актами, коллективным договором и социальными соглашениями

Согласно разъяснениям прокуратуры Ульяновской области и рекомендациям Ассоциации юристов России, перед подписанием договора работник должен быть ознакомлен под роспись со всеми внутренними нормативными актами, которые непосредственно влияют на его трудовые функции.

• Локальные нормативные акты (режим труда и отдыха, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.).
• Коллективный договор и соглашения, действующие в организации.
• Социальные соглашения, распространяющие своё действие на данную организацию.

Ознакомление фиксируется подписью работника на листе ознакомления или в электронном виде (при использовании ЭДО). Копия остаётся у работника, оригинал – в личном деле.

Согласование условий трудового договора

На этом этапе стороны обсуждают и фиксируют все существенные условия, которые должны быть включены в договор согласно ст. 57 ТК РФ:

• Преамбула: дата и место заключения, стороны (ФИО работника, наименование работодателя, его ИНН/КПП).
• Предмет договора: описание трудовой функции (должность, профессия, специализация).
• Условия оплаты труда: размер оклада, надбавок, премий, система выплаты (два раза в месяц и т.д.).
• Режим работы: полный/неполный рабочий день, график, сверхурочная работа.
• Условия отпуска: продолжительность, порядок предоставления.
• Условия о социальном страховании: обязательные взносы в ПФР, ФСС, ФОМС.
• Срок действия договора: бессрочный или срочный (с указанием причины и периода).
• Иные условия: испытательный срок, конфиденциальность, конкуренция, компенсации при расторжении и др.

При оформлении срочного трудового договора обязательно указывают срок и основание для его заключения (ст. 59 ТК РФ содержит более 20 оснований).

Оформление проекта трудового договора

После согласования всех пунктов готовится проект договора. Документ условно делится на три части:

1. Преамбула – реквизиты сторон, дата и место подписания.
2. Содержание – все условия, перечисленные в пункте 3.

Рекомендуется использовать шаблон, утверждённый юридическим отделом компании, и проверить его на соответствие актуальному законодательству.

Подписание трудового договора сторонами

Подpisание производится в присутствии обеих сторон (или их представителей). Важно:

• Каждая сторона получает свой экземпляр договора.
• Подписи ставятся собственноручно (или квалифицированной электронной подписью при использовании ЭДО).
• После подписания договор считается заключённым с момента, указанного в преамбуле (обычно дата подписания).

При необходимости снимаются копии с договора для бухгалтерии, отдела кадров и архива.

Регистрация, выдача копий и хранение документов

Согласно инструкциям по документообороту:

• Оригинал трудового договора хранится в личном деле работника (отдел кадров) в течение всего периода работы и ещё 50 лет после расторжения (по требованию архивного законодательства).
• Копия выдаётся работнику под расписку.
• В случае использования электронного документооборота – договор сохраняется в защищённой системе с отметкой о времени и дате подписания.
• Одновременно вносятся изменения в трудовую книжку (или СТД‑Р) и делается запись о приёме на работу.

Особенности оформления для отдельных категорий работников

Срочный трудовой договор

• Указывается конкретная дата окончания действия договора.
• Прописывается основание для заключения срочного договора (например, выполнение временных работ, замещение absentного сотрудника, сезонная работа и т.д.).
• При окончании срока договор может быть продлён только по соглашению сторон.

Неполный рабочий день

• В договоре фиксируется продолжительность рабочего времени (часы/дни в неделю).
• Оплата труда рассчитывается пропорционально полной ставке.
• Ведётся отдельный табель учёта рабочего времени.

Совместительство (внутреннее и внешнее)

• Для внутреннего совместительства – отдельный трудовой договор, указывается, что работа выполняется в свободное от основной работы время.
• Для внешнего совместительства – требуется согласие основного работодателя (при наличии таких ограничений в трудовом договоре).
• При совместительстве присваивается отдельный табельный номер.

Дистанционная работа

• Указывается место выполнения работы (дом, coworking и т.д.).
• Определяются порядок взаимодействия, предоставление оборудования, компенсация коммунальных расходов (по соглашению сторон).
• Фиксируется режим связи и отчётности.

Контроль и последующее сопровождение

После заключения договора рекомендуется:

• Провести вводный инструктаж по охране труда и внутренним правилам.
• Зафиксировать факт ознакомления с локальными актами (подпись листа ознакомления).
• В течение испытательного срока (если он установлен) проводить оценку соответствия работника занимаемой должности.
• При возникновении изменений в условиях труда (перевод, изменение оклада, режим работы) оформлять дополнительные соглашения к трудовому договору.
• Обеспечить хранение всех связанных с договором документов в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных и архивном деле.

Соблюдение представленного плана позволяет:

• Минимизировать риски возникновения трудовых споров;
• Обеспечить полную прозрачность и законность процесса приёма на работу;
• Создать благоприятные условия для адаптации нового сотрудника и эффективной работы коллектива.

Помните, что каждый этап требует внимательного отношения к деталям и строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ, а также внутренних нормативных актов вашей организации. Только так заключение трудового договора станет надёжным фундаментом длительных и продуктивных трудовых отношений.