Перевод сотрудника на постоянную работу внутри организации, важное кадровое событие, требующее правильного оформления․ Неправильная или неточная запись в трудовой книжке может привести к юридическим последствиям и проблемам при оформлении пенсии или трудоустройстве в будущем․
Что говорит закон?
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв․ Постановлением Минтруда России от № 69), в трудовую книжку вносятся сведения:
- о приеме на работу;
- о переводе на другую постоянную работу;
- о квалификации, награждениях и увольнении․
В п․ 1․2 Инструкции прямо указано, что речь идет только о переводе на другую постоянную работу у того же работодателя․ Таким образом, временные переводы не подлежат фиксации в трудовой книжке;
Это подтверждается и ст․ 72․2 ТК РФ, где временный перевод не считается изменением трудовой функции и не требует внесения записи в трудовую книжку․
Когда и как оформляется запись о постоянном переводе?
Постоянный перевод оформляется в следующих случаях:
- Изменение должности или структурного подразделения;
- Перевод в другую местность (например, из одного филиала в другой);
- Изменение условий труда, требующее новой квалификации;
- Оптимизация рабочего процесса по инициативе работодателя;
- Заявление сотрудника о переводе на постоянную должность․
Важно: перевод возможен только с письменного согласия работника, если иное не предусмотрено коллективным договором или локальными нормативными актами․
Образец записи в трудовой книжке при переводе на постоянную работу
Рассмотрим, как правильно оформить запись в трудовой книжке․ Запись вносится в раздел «Сведения о работе»․
Пример 1․ Перевод внутри организации на другую должность
Графа 1․ Порядковый номер записи (продолжение предыдущих записей)․
Графа 2․ Дата перевода — число, месяц, год (например, )․
Графа 3․ Сведения о переводе:
Переведен на должность главного специалиста отдела маркетинга с ․
Графа 4․ Основание — приказ или распоряжение (например, Приказ № 45 от )․
Пример 2․ Перевод в другую местность (филиал)
Графа 1․ Следующий порядковый номер․
Графа 2․ Дата — ;
Графа 3․ Сведения о переводе:
Переведен на должность ведущего инженера в филиал в г․ Казань с ․
Графа 4․ Основание — Приказ № 50 от ․
Пример 3․ Перевод в другое структурное подразделение
Графа 1․ Порядковый номер․
Графа 2; Дата — ․
Графа 3․ Сведения о переводе:
Переведен из отдела продаж в отдел развития бизнеса на должность менеджера по развитию с ․
Графа 4․ Основание — Распоряжение № 12 от ․
Что делать, если перевод временный, а потом стал постоянным?
Если сотрудник был временно переведен, а затем перевод стал постоянным, то:
- В трудовую книжку вносится новая запись о постоянном переводе;
- Указывается дата, с которой перевод стал постоянным;
- Основание, приказ о переводе на постоянную работу․
Пример записи:
Графа 3: С переведен на постоянную работу на должность старшего менеджера в связи с изменением условий трудового договора․
Графа 4: Приказ № 60 от ․
Типичные ошибки и как их избежать
Распространенные ошибки:
- Внесение записи о временном переводе: Недопустимо․ Временные переводы не фиксируются в трудовой книжке․
- Отсутствие основания: Все записи должны иметь ссылку на приказ или распоряжение․
- Неправильная формулировка: Например, «переведен на временную работу» вместо «переведен на постоянную работу»․
- Отсутствие даты: Дата перевода должна быть четко указана․
- Исправление записей: Нельзя зачеркивать или корректировать записи․ При ошибке — оформляется новая запись с пометкой «Запись №․․․ недействительна․ Сделана новая запись №․․․»․
Пошаговая инструкция для работодателя
- Оформить приказ о переводе: Издать приказ в письменной форме с указанием причины, должности, структурного подразделения, даты перевода․
- Получить согласие работника: Если инициатива исходит от работодателя, необходимо письменное согласие сотрудника (кроме случаев, предусмотренных ст․ 72․2 ТК РФ)․
- Внести запись в трудовую книжку: Заполнить графы 1–4 раздела «Сведения о работе»․
- Подписать трудовую книжку: Работник должен расписаться в графе «Сведения о работе»․
- Сделать отметку в личной карточке (форма Т-2): Указать дату и основание перевода․
- Выдать дубликат трудовой книжки (при необходимости): Если оригинал утерян или поврежден․
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
Если трудовая книжка утеряна или испорчена, работодатель обязан выдать дубликат․ Для этого:
- Организация должна запросить сведения о трудовой деятельности сотрудника из Пенсионного фонда;
- На основании этих данных оформить дубликат трудовой книжки;
- В дубликате должны быть указаны все предыдущие записи, включая переводы на постоянную работу․
Если организация ликвидирована, сотрудник может обратиться в государственный архив для восстановления записей․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вносить запись о временном переводе в трудовую книжку?
Нет․ Временные переводы не фиксируются в трудовой книжке․ Исключение — если временный перевод переходит в постоянный, тогда вносится новая запись․
Нужно ли получать согласие работника на перевод?
Да․ Перевод на постоянную работу требует письменного согласия работника, если иное не предусмотрено трудовым или коллективным договором․
Как исправить ошибку в записи о переводе?
Ошибку нельзя зачеркивать․ Нужно:
- Внести новую запись с пометкой «Запись №․․․ недействительна․ Сделана новая запись №․․․»;
- Указать правильную информацию;
- Указать основание (например, «Исправленная запись на основании приказа №․․․»)․
Можно ли перевести сотрудника на постоянную работу без его согласия?
Нет․ Перевод на постоянную работу — это изменение трудового договора, которое требует согласия работника, кроме случаев, предусмотренных законом (например, при смене собственника имущества организации)․
Правильное оформление перевода на постоянную работу — это не только требование закона, но и забота о репутации работодателя․ Неправильная или отсутствующая запись может создать серьезные проблемы как для сотрудника, так и для организации․
Следуйте приведенным образцам и рекомендациям, чтобы избежать ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек․