Единая информационная система в сфере закупок (ЕИС) – государственная платформа, где публикуются все процедуры государственных, муниципальных и иных закупок в соответствии с ФЗ‑44 и ФЗ‑223․
С 2024 года большинство документов оформляются в электронном виде, однако в ряде случаев заказчики и поставщики всё ещё используют договоры на бумаге․ В статье подробно разберём, какие требования предъявляются к бумажным договорам, как их правильно оформить, подписать и загрузить в ЕИС․

Почему в ЕИС может потребоваться бумажный договор?

• Требования заказчика․ Некоторые заказчики (особенно муниципальные) в тендерных документах указывают обязательность наличия оригинального бумажного договора․
• Отсутствие электронной подписи․ У поставщика может не быть квалифицированного сертификата ЭЦП, поэтому он использует обычную подпись․
• Сложные юридические формы․ Для некоторых видов договоров (например, договоров аренды, лизинга, субподряда) законодательство допускает оформление в бумажной форме․
• Контрольные мероприятия․ При проведении проверок иногда требуется предъявить оригинал договора․

Правовые основы оформления бумажного договора в ЕИС

Согласно ФЗ‑44 и ФЗ‑223:

1. Договор считается заключённым в момент подписания обеими сторонами и согласования условий в системе (пункт «Согласование договора» в личном кабинете)․
2. Если договор оформлен в бумажной форме, его оригинал обязан быть сканирован и загружен в ЕИС в течение 5 рабочих дней после подписания․
3. Скан должен быть читаемым, без искажений, в формате PDF (размер файла не более 10 МБ)․
4. Для подтверждения подлинности может потребоваться запись о приемке (акт) в электронном виде, подписанный ЭЦП заказчика․

Подготовка бумажного договора к загрузке

Содержание типового договора

Структура договора, размещаемого в ЕИС, обычно включает следующие разделы:

• Шапка договора – наименование сторон, ИНН, ОГРН, юридический адрес․
• Предмет договора – подробное описание товаров/услуг, количество, сроки поставки․
• Цена и порядок расчётов – общая стоимость, валюта, способы оплаты․
• Сроки исполнения – даты начала и окончания работ, график поставок․
• Ответственность сторон – штрафные санкции, пени, порядок урегулирования споров․
• Порядок изменения и расторжения договора․
• Реквизиты и подписи – печати (если применимо) и подписи уполномоченных лиц․

Технические требования к скану

Пошаговая инструкция: от подписания до загрузки в ЕИС

1. Подготовка проекта договора․ Сформируйте документ в текстовом редакторе, учитывая требования ФЗ‑44/223․
2. Согласование условий․ При необходимости проведите переговоры с заказчиком и зафиксируйте согласованные пункты в письмах‑протоколах․
3. Подписание бумажного экземпляра․
   • Обе стороны подписывают оригинал в присутствии свидетелей (если это предусмотрено)․
   • Нанесите печати, если они требуются по внутренним регламентам организации․
4. Сканирование․
   • Используйте сканер с разрешением не менее 300 dpi․
   • Сохраните файл в формате PDF/A‑1․
   • Проверьте, что все страницы видны полностью, без «призраков» и пятен․
5. Загрузка в личный кабинет ЕИС․
   • Войдите в личный кабинет (раздел «Мои закупки» → «Документы»)․
   • Нажмите кнопку «Загрузить документ», выберите тип «Договор» и укажите номер процедуры․
   • Прикрепите файл, заполните обязательные поля (дата подписания, срок действия, сумма)․
   • Нажмите «Сохранить» и дождитесь подтверждения загрузки․
6. Подтверждение загрузки заказчиком․ Заказчик в своей части кабинета подтверждает прием договора (обычно – кнопка «Принять»)․
7. Хранение оригинала․ Оригинальный бумажный договор хранится у обеих сторон в течение срока, установленного законодательством (не менее 5 лет)․

Частые ошибки и как их избежать

• Неполный скан․ Проверьте, что все подписи и печати видны полностью․ При необходимости сканируйте двойной стороной․
• Неправильный формат файла․ ЕИС отклонит файлы в формате JPEG, DOCX и т․п․ Конвертируйте в PDF/A․
• Отсутствие даты подписания․ Дата должна быть указана в шапке договора и совпадать с датой загрузки в системе․
• Несоответствие суммы договора и цены в лоте․ При загрузке система проверит совпадение; если есть расхождения – договор будет отклонён․
• Отсутствие согласования условий․ Если в тендерных документах требуется согласование, загрузка без отметки «Согласовано» приведёт к отказу․

Преимущества и недостатки бумажного договора в контексте ЕИС

Как перейти от бумажного к полностью электронному оформлению

Если ваша компания планирует использовать только электронные документы, выполните следующие шаги:

1. Получите квалифицированный сертификат ЭЦП (например, у «Крипто‑Про» или «Т‑Капитал»)․
2. Обучите сотрудников работе с сервисом «Электронный документооборот» (ЭДО) в ЕИС․
3. Настройте в личном кабинете полномочия для подписания договоров от имени организации․
4. Тестируйте процесс на небольших закупках, проверяя корректность подписи и загрузки․
5. После успешного теста переходите к использованию электронных договоров в крупных тендерах․

Оформление договоров на бумаге в рамках ЕИС остаётся актуальным, особенно для компаний, только начинающих работать с государственными закупками или тех, у кого нет квалифицированной электронной подписи․ Главное – строго соблюдать требования к оформлению, своевременно сканировать и загружать документы, а также хранить оригиналы в надёжных условиях․ При правильном подходе бумажный договор будет принят без замечаний, а процесс закупки пройдёт гладко․

Помните: даже если вы используете бумажный вариант, в системе ЕИС всё равно требуется электронный «отпечаток» – загрузка скана и подтверждение заказчиком․ Это обеспечивает прозрачность и контроль, предусмотренные ФЗ‑44 и ФЗ‑223․

Статья подготовлена 25 мая 2026 года․ Все ссылки актуальны на момент публикации․