Увольнение сотрудника – это событие, сопровождающееся обязательным выдачей определенного пакета документов. С 2026 года в законодательстве введены уточнения, которые влияют на форму и содержание выдаваемых справок. В статье подробно разобраны все необходимые справки, порядок их оформления, сроки выдачи и особенности, о которых должен помнить каждый работодатель.
Обязательные документы, которые выдаются в день увольнения
В последний день работы сотрудника работодатель обязан предоставить ему следующие документы без дополнительного согласия:
- Трудовая книжка (или её электронная эквивалент – СТД‑Р).
- Справка СТД‑Р (форма, утверждена Приказом Минтруда РФ от № 713н).
- Копия приказа об увольнении (в оригинале или заверенной копии).
- Справка о доходах и суммах НДФЛ (замена формы 2‑НДФЛ).
- Сведения из ЕФС‑1 (единая форма сведений о доходах, использованные для расчёта пособий по временной нетрудоспособности).
Эти документы выдаются всегда, независимо от того, по какой причине происходит увольнение (по сокращению, по собственному желанию, по дисциплинарным причинам и т.д.).
Трудовая книжка vs СТД‑Р
С 2026 года работодатели могут вести электронные трудовые книжки. В этом случае вместо бумажной записи выдаётся СТД‑Р – документ, в котором фиксируются все кадровые события (приём, переводы, повышения, увольнение). СТД‑Р имеет ту же юридическую силу, что и традиционная трудовая книжка.
Документы, выдающиеся только по письменному заявлению сотрудника
Некоторые справки предоставляются только по просьбе работника. К ним относятся:
- Справка о среднем заработке (для расчёта пособий по временной нетрудоспособности).
- Копии дополнительных кадровых документов (например, соглашения об изменении условий труда).
- Справка о размере пенсионных взносов (СЗВ‑М, СЗВ‑СТАЖ – они уже не выдаются в виде отдельной справки, см. ниже).
Для получения этих документов сотрудник должен подать письменное заявление, в котором указать, какие именно справки ему нужны.
Что изменилось в 2026 году?
В 2026 году в законодательстве введены важные изменения, которые влияют на оформление справок:
- Отмена отдельной формы СЗВ‑М и СЗВ‑СТАЖ. Сведения о заработке и взносах теперь собираются автоматически в рамках отчётности СФР и ФНС.
- Справка 182н больше не используется. Вместо неё выдаётся справка о доходах и суммах НДФЛ, которая заменяет форму 2‑НДФЛ.
- Упрощённый порядок выдачи СТД‑Р. Работодатель может отправлять её в электронном виде (по e‑mail или в личный кабинет на портале Госуслуг).
- Сроки выдачи. Все обязательные документы должны быть переданы работнику в день увольнения или в течение следующего рабочего дня.
Как правильно оформить справку СТД‑Р
СТД‑Р – это основной документ, отражающий всю кадровую историю сотрудника. При заполнении необходимо соблюдать следующие правила:
- Указать ФИО, дата рождения, номер страхового свидетельства (при наличии).
- Перечислить все кадровые события: приём, переводы, повышения, изменения условий труда, увольнение.
- Указать даты начала и окончания работы в организации.
- Внести данные о размере заработка и уплаченных налогах (для последующего расчёта НДФЛ).
- Поставить подпись уполномоченного лица (руководителя или HR‑директора) и печать организации.
Готовый образец СТД‑Р можно скачать по этой ссылке (пример).
Сроки подачи отчётности работодателя
Помимо выдачи справок сотрудникам, работодатель обязан в установленные сроки подавать электронные отчёты в государственные органы:
- ЕФС‑1 (подраздел 1.1) – подается не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
- Сведения о страховых взносах (РСВ) – формируются автоматически на основе данных из ЕФС‑1.
Несоблюдение этих сроков может привести к административной ответственности и штрафу.
Что делать, если документы не выданы?
Если работник не получил обязательные справки в установленный срок, он имеет право:
- Подать письменную претензию в HR‑отдел или в отдел бухгалтерии.
- Обратиться в прокуратуру или инспекцию труда с требованием о выплате штрафа (до 10 000 руб.) за задержку выдачи трудовой книжки/СТД‑Р.
- Требовать компенсацию за причинённый вред (например, задержку получения пособия по безработице);
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Нужно ли выдавать справку 2‑НДФЛ при увольнении в 2026 году?
Ответ: Форма 2‑НДФЛ заменена на справку о доходах и суммах НДФЛ. Она выдаётся в тот же день, что и остальные обязательные документы.
Вопрос: Можно ли получить СТД‑Р в электронном виде?
Ответ: Да. С 2026 года СТД‑Р можно отправить сотруднику в PDF‑формате по e‑mail или разместить в личном кабинете на корпоративном портале.
Вопрос: Какие документы нужны для расчёта больничного после увольнения?
Ответ: Для расчёта больничного требуется справка о среднем заработке, которая выдаёться по письменному заявлению сотрудника. Сведения о заработке и взносах собираются автоматически из ЕФС‑1.
При увольнении в 2026 году работодатель обязан в день увольнения предоставить сотруднику полный пакет документов: трудовую книжку (или СТД‑Р), копию приказа, справку СТД‑Р, справку о доходах и суммах НДФЛ, а также сведения из ЕФС‑1. Некоторые справки (например, о среднем заработке) выдаются только по письменному запросу. Соблюдение новых требований позволяет избежать штрафов и защищает права как работодателя, так и сотрудника.
Для удобства подготовки всех необходимых форм рекомендуется пользоваться официальными образцами, опубликованными на сайте Министерства труда и социальной защиты, а также следить за обновлениями законодательства на официальных правовых порталах.