При приеме на работу нового сотрудника у кадровиков и работодателей часто возникают вопросы, касающиеся правильного оформления трудового договора․ Одна из самых частых дилемм — обязательно ли указывать СНИЛС в трудовом договоре и что делать, если у кандидата этого документа пока нет․ В этой статье мы подробно разберем, что говорит закон, как оформлять реквизиты и как действовать при отсутствии страхового номера․
Что говорит закон: статьи ТК РФ
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) входит в перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю при заключении трудового договора․ Это правило действует с учетом поправок, внесенных в законодательство (в т․ч․ изменений, связанных с отменой пластиковых зеленых карточек с 1 апреля 2019 года — теперь СНИЛС существует в электронном виде или выдается на бумаге по форме АДИ-РЕГ)․
Однако предъявить документ при приеме на работу и вписать его в текст самого договора — это два разных юридических действия․ Разберемся в нюансах․
Обязательно ли указывать СНИЛС в тексте трудового договора?
Здесь работодателей подстерегает частая ошибка․ Требование о наличии СНИЛС не означает, что этот номер является обязательным условием самого трудового договора․
Обязательные сведения vs дополнительные реквизиты
В статье 57 ТК РФ четко прописан исчерпывающий перечень сведений, которые обязательно должны содержаться в трудовом договоре․ К ним относятся:
- ФИО работника и наименование работодателя;
- Сведения о документах, удостоверяющих личность;
- ИНН работодателя (для налоговых агентов);
- Место работы, трудовая функция, дата начала работы и т․д․
СНИЛС работника в этот обязательный перечень не входит․ Указание номера в самом договоре является лишь добровольным реквизитом, который традиционно сложился в кадровом делопроизводстве․
Практика указания в разделе «Реквизиты сторон»
На практике большинство кадровиков включают в последний раздел трудового договора (который часто называется «Реквизиты и подписи сторон») массу прочих дополнительных сведений для удобства; Там можно увидеть:
- ОГРН, КПП, банковские реквизиты и адрес работодателя;
- Адрес регистрации и фактического проживания работника;
- ИНН и СНИЛС работника;
- Дату рождения работника․
Таким образом, указывать СНИЛС в трудовом договоре не обязательно, и его отсутствие в тексте документа не является нарушением трудового законодательства, за которое работодателя могли бы оштрафовать․ Однако на практике это делать принято, так как это упрощает кадровый учет и сдачу отчетности (например, в Социальный фонд России — СФР)․
Прием на работу без СНИЛС: что делать?
Несмотря на то, что в договоре СНИЛС можно не указывать, без самого номера принять человека на работу нельзя — без него невозможно сдать отчетность в СФР и Налоговую инспекцию․ Как быть, если у кандидата нет СНИЛС (например, это его первое официальное место работы или иностранный сотрудник)?
Обязанность работодателя оформить СНИЛС
Если у работника нет СНИЛС, работодатель обязан оформить его самостоятельно․ Это прямая обязанность работодателя, а не право․ Порядок действий следующий:
- Сбор данных․ Работник заполняет анкету застрахованного лица (форма АДВ-1)․
- Подача документов в СФР․ Работодатель обязан передать анкету в Социальный фонд России․ На это дается 1 рабочий день с момента заключения трудового договора․
- Получение уведомления․ После обработки данных СФР направляет работодателю уведомление по форме АДИ-РЕГ, подтверждающее регистрацию работника в системе персонифицированного учета․
Как правильно использовать СНИЛС в кадровом учете?
Хотя в самом тексте трудового договора СНИЛС указывать не обязательно (или указывается по желанию), этот номер активно используется в других кадровых документах:
- Личная карточка сотрудника (форма Т-2)․ СНИЛС вписывается в обязательном порядке․
- Отчетность․ Номер необходим для сдачи ЕФС-1 и других форм в СФР и ФНС․
- Внутренние документы․ СНИЛС может указываться в приказе о приеме на работу, должностной инструкции (как дополнительный идентификатор) и других локальных актах․
Резюме
- Предъявить СНИЛС при приеме на работу — обязательно (ст․ 65 ТК РФ)․
- Указывать СНИЛС в тексте трудового договора — не обязательно (ст․ 57 ТК РФ не требует этого), но допустимо в разделе «Реквизиты сторон» для удобства․
- Если СНИЛС у работника нет — работодатель обязан его оформить, подав документы в СФР в течение одного рабочего дня с момента заключения договора․
Соблюдение этих простых правил поможет избежать штрафов со стороны контролирующих органов и обеспечит правильный кадровый учет на предприятии․