В ходе трудовой деятельности сотрудникам часто приходится сталкиваться с необходимостью написания объяснительных записок. Чаще всего мы слышим об объяснительных при опозданиях, прогулах или невыполнении должностных обязанностей. Однако не менее важным документом является объяснительная записка по заключенному договору. В этой статье мы подробно разберем, что это за документ, в каких случаях он требуется, как его правильно оформить и как защитить свои интересы при его написании.

Что такое объяснительная записка?

Объяснительная записка — это внутренний служебный документ, который объясняет, по каким причинам было совершено или не совершено определенное действие, а также поясняет обстоятельства произошедшего. С формальной точки зрения, этот документ нужен работодателю для обоснования возможного дисциплинарного взыскания или, наоборот, для оправдания сотрудника.

Грамотно составленная объяснительная записка защищает интересы работника, минимизирует риски несправедливого наказания и обеспечивает правовую определенность. Она предоставляет полную информацию руководству и может использоваться при принятии решений о применении взысканий.

В каких случаях требуется объяснительная по договору?

• Нарушение сроков: договор был подписан или передан контрагенту позже установленного времени.
• Финансовые ошибки: в договоре указаны неверные суммы, реквизиты, тарифы или скидки.
• Существенные условия: упущены важные пункты (например, касающиеся ответственности сторон, сроков поставки или штрафных санкций).
• Несогласованность: договор подписан без согласования с юридическим отделом, бухгалтерией или руководством.
• Упущение выгоды: условия договора оказались невыгодными для компании по сравнению с рыночными.
• Срыв сделки: контрагент отказался от подписания, и требуется выяснить причины.

Структура объяснительной записки

Как правило, объяснительная записка включает в себя стандартный набор реквизитов. Строгой унифицированной формы не существует, но для того чтобы документ имел юридическую силу, необходимо придерживаться следующей структуры:

1. Шапка документа: адресат (должность руководителя, на чье имя пишется записка, и ФИО) и адресант (ваша должность и ФИО). Важно: кто от вас потребовал написать объяснительную, на того и пишите. Если руководитель не согласен, что записка написана на его имя, уточните у него, на чье имя ее оформить.
2. Название документа: «Объяснительная записка» (по центру листа).
3. Дата и регистрационный номер: дата составления документа.
4. Описание события: подробное изложение ситуации, ставшей поводом для написания записки.
5. Причины произошедшего: объективное объяснение, почему ситуация сложилась именно так.
6. Приложения: копии документов, подтверждающих вашу позицию (например, переписка с контрагентом, выписки из систем, копии трудовых договоров и табелей учета рабочего времени).
7. Подпись составителя: личная подпись и расшифровка.

Как правильно написать объяснительную по договору: пошаговая инструкция

Иногда на работе приходится сталкиваться с требованием написать объяснительную, но не всегда понятно, с чего начать и как лучше изложить факты. На рабочем месте может случиться всякое, и далеко не всегда виновником происшествия становится сотрудник. Следуйте этим правилам:

Излагайте только факты

Не пишите эмоции. Если договор был отправлен с опозданием, укажите точную дату и время отправки, причину задержки (например, сбой в работе почтового сервера, ожидание согласования от смежного отдела).

Обозначьте причинно-следственные связи

Если вы нарушили процедуру, объясните, почему это произошло. Была ли это техническая ошибка, нехватка времени или отсутствие регламента? Если вы действовали по чьему-либо устному указанию, обязательно упомяните это.

Прикладывайте доказательства

Можно ответить объяснительной запиской в произвольной форме с приложением к ней копий соответствующих документов. Это укрепит вашу позицию. Например, если контрагент прислал исправленный проект договора в последний момент, приложите скриншот письма.

Избегайте самобичевания и признания вины без необходимости

Грамотно составленная объяснительная защищает работника. Если вина лежит на других (например, юристы долго согласовывали условия), так и напишите. Избежать последствий поможет объективное изложение позиции.

Можно ли отказаться от написания объяснительной?

Многие работники задаются вопросом: можно ли отказаться от написания объяснительной записки? Согласно Трудовому кодексу РФ, требование о предоставлении объяснений, это обязанность работодателя до применения дисциплинарного взыскания, а предоставление объяснений — это право работника, а не его обязанность.

Однако отказ от написания не рекомендуется. Если вы отказываетесь, работодатель просто составит акт об отказе дать объяснения и сможет применить взыскание, опираясь только на свои данные. Написав объяснительную, вы получаете возможность донести до руководства свою версию событий, предоставить доказательства и, возможно, избежать несправедливого наказания.

Примерный образец объяснительной записки по заключенному договору

Для наглядности приводим пример того, как может выглядеть текст объяснительной записки (шапка и подпись оформляются по стандартным правилам делопроизводства):

Объяснительная записка

О заключении договора № 45/2026 с ООО «СтройПром»

Я, Иванов Иван Иванович, менеджер по закупкам, по требованию руководства поясняю обстоятельства заключения договора № 45/2026 от г. с ООО «СтройПром».

В договоре была указана цена за единицу товара 5000 руб. вместо согласованной внутри компании цены 4500 руб. Данная ошибка произошла по следующей причине: г. контрагент прислал обновленную спецификацию с измененными ценами в 17:45, что было за 15 минут до окончания рабочего дня. В связи с высокой загруженностью и срочной подготовкой отчета, я не успел провести сверку новой спецификации с внутренним прайс-листом компании и направил договор на подпись директору.

Свою вину в недостаточной внимательности при проверке входящих документов признаю. Впредь обязуюсь проводить двойную сверку ценовых условий до передачи договоров на подпись руководству.

Приложение: Копия электронного письма от ООО «СтройПром» от г. в 17:45 на 1 л.

Объяснительная записка по заключенному договору — это не повод для паники. Чаще всего она составляется по просьбе вышестоящего руководителя, чтобы объяснить какой-либо проступок или недочет со стороны сотрудника. Главное правило — сохранять спокойствие, опираться на факты, структурировать информацию и обязательно прикладывать подтверждающие документы. Помните, что цель этого документа — не наказать вас, а разобраться в ситуации и обеспечить правовую определенность для всех сторон трудовых отношений.