Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Что такое номенклатура дел?
2. Нормативно‑правовая база
3. Основные принципы построения номенклатуры
4. Структура записи в номенклатуре дел
5. Как оформить папку по номенклатуре дел
6. Образец номенклатуры дел (таблица)
7. Контрольный список (чек‑лист)
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое номенклатура дел?

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел‚ которые заводятся в организации. В ней указываются:

• индекс (номер) дела;
• полное наименование () дела;
• сроки хранения (в соответствии с нормативными требованиями);
• место хранения (офис‚ архив‚ электронный ресурс);
• примечания (особенности‚ ответственные лица).

Каждое дело в номенклатуре соответствует одной папке (или электронному контейнеру) и служит базой для учёта‚ комплектования и последующего использования документов.

Нормативно‑правовая база

Оформление папок по номенклатуре дел регулируется следующими документами:

• Постановление Правительства РФ от № 859 «Об организации архивного дела»;
• Приказ Минэкономразвития РФ № 04‑02‑03 от «О правилах организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов»;
• Пункт 11 Правил 77 (утверждённые приказом ФС России от ) – порядок составления и утверждения номенклатуры дел;
• Методические рекомендации Федерального архива России (ФАР) «Номенклатура дел: образцы и формы».

Соблюдение этих нормативов гарантирует юридическую чистоту и возможность последующего аудита.

Основные принципы построения номенклатуры

При разработке номенклатуры дел следует учитывать три фундаментальных принципа:

Структурный (иерархический) принцип

Дела группируются по подразделениям‚ видам деятельности и типам документов. Пример иерархии:

1. 1 – Управление финансово‑экономическое
   1. 1.1 – Бюджетный процесс
   2. 1.2 – Налоговый учет
2. 2 – Управление кадровое
   1. 2.1 – Приём на работу
   2. 2.2 – Трудовые споры

Производственно‑отраслевой принцип

Внутри каждого структурного блока делятся по видам продукции‚ услуг или процессов (например‚ «Производство»‚ «Сбыт»‚ «Маркетинг»).

Принцип сроков хранения

Каждому делу присваивается срок хранения‚ определяемый нормативными актами (например‚ 5 лет‚ 10 лет‚ бессрочно). Сроки фиксируются в отдельной колонке номенклатуры.

Структура записи в номенклатуре дел

Официальный бланк номенклатуры дел (Приложение 1 к Правилам) содержит 5‑6 граф:

После заполнения всех граф документ подписывается руководителем подразделения и утверждается приказом о введении номенклатуры.

Как оформить папку по номенклатуре дел

Подготовительный этап

1. Определить место хранения (шкаф‚ полка‚ архивный ящик‚ электронный контейнер).
2. Выбрать тип папки: картотечная‚ кольцевая‚ папка‑конверт. Для архивных дел предпочтительны папки из нейтрального картона без клея.
3. Убедиться‚ что папка чистая‚ без следов влаги и механических повреждений.

Маркировка папки

На внешней стороне папки (передняя крышка) наносится маркировка согласно образцу:

• Шрифт: Arial‚ 12 пт‚ чёрный цвет;
• Позиция: слева‑справа‚ в два ряда:
  1. Верхняя строка – Индекс дела (например‚ 02.01.001);
  2. Нижняя строка – дела (например‚ Трудовые договоры сотрудников 2024‑2025 гг.).
• При необходимости добавить примечание (конфиденциальность‚ ограниченный доступ) мелким шрифтом под заголовком.

Внутренняя организация папки

1. Разделить документы на листы и листы‑описи:
   • Каждый лист нумеруется последовательно (1‚ 2‚ 3 …).
   • Опись (лист) оформляется в виде таблицы: № листа – Наименование документа – Дата – Подпись ответственного.
2. В конце папки размещается итоговая запись (подпись‚ дата‚ количество листов и листов‑описи).
3. Все листы фиксируются скрепкой (не скотчем) – так сохраняется возможность добавления новых листов без повреждения.

Утверждение и ввод в эксплуатацию

После оформления папки ответственное лицо подписывает лист «Приём‑передача»‚ а руководитель подразделения ставит подпись и печать. Папка вносится в журнал учёта дел (электронный реестр).

Образец номенклатуры дел (таблица)

Ниже представлен типовой пример заполнения номенклатуры дел для кадровой службы. Таблица может быть скопирована в MS Word‚ Excel или в любой электронный реестр.

Для печати используйте шрифт Times New Roman‚ 12 пт. При необходимости добавьте колонку «Дата утверждения».

Контрольный список (чек‑лист) при оформлении папок

• ☐ Выбран правильный индекс дела согласно иерархии.
• ☐ Наименование дела написано без сокращений и орфографических ошибок.
• ☐ Указан корректный срок хранения‚ соответствующий нормативным требованиям.
• ☐ Определено и записано точное место хранения (шкаф‚ полка‚ ящик).
• ☐ На папке нанесена маркировка (шрифт‚ размер‚ расположение) согласно образцу.
• ☐ Все листы внутри папки пронумерованы и отражены в листе‑описи.
• ☐ Подписана итоговая запись (кол-во листов‚ дата‚ подпись).
• ☐ Папка подписана ответственным лицом и руководителем подразделения.
• ☐ Папка внесена в журнал учёта дел (электронный реестр).
• ☐ При необходимости оформлен «Лист дополнения» к номенклатуре (изменения индекса‚ названия‚ сроков).

Часто задаваемые вопросы

Как часто нужно обновлять номенклатуру дел?

Номенклатуру следует пересматривать минимум раз в год‚ а также при:

• Создании нового подразделения;
• Изменении законодательных сроков хранения;
• Внедрении новых бизнес‑процессов.

Что делать‚ если в деле обнаружены лишние документы?

Лишние документы изымаются‚ проверяются на предмет конфиденциальности и либо уничтожаются (по регламенту)‚ либо перемещаются в соответствующее дело с новым индексом.

Можно ли использовать цветные метки на папках?

Да‚ но только в дополнение к обязательной маркировке. Цветовая система должна быть утверждена внутренними регламентами (например‚ красный – конфиденциальные‚ зелёный – общедоступные).

Как оформить электронный аналог папки?

Для электронных дел необходимо:

1. Создать папку в файловой системе с тем же именем‚ что и на бумажной папке (индекс + ).
2. Внутри разместить сканированные листы и файл «Опись.xlsx».
3. Присвоить метаданные (теги) – индекс‚ срок хранения‚ ответственный.
4. Обеспечить резервное копирование и контроль доступа.

Где хранить оригиналы документов‚ если место в архиве ограничено?

Возможные варианты:

• Создание временного хранилища с обязательным пересмотром через 6 мес.;
• Перевод части дел в электронный формат (сканирование) с последующим уничтожением оригиналов‚ если это допускает закон.

Оформление папок по номенклатуре дел – это фундаментальный процесс‚ который обеспечивает:

• Системность и быстрый поиск нужных документов;
• Соблюдение сроков хранения и требований законодательства;
• Контроль доступа и защиту конфиденциальной информации;
• Упрощение аудита и проверок со стороны контролирующих органов.

Следуя изложенным правилам‚ образцам и чек‑листу‚ вы сможете создать надёжную систему документооборота‚ которая будет работать без сбоев в течение многих лет.

Автор: специалист по архивному делу‚ 2026 г.