Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, формируемый в соответствии с требованиями законодательства и внутренними нормативными актами организации. Для юридической службы (отдела, управления, бюро) номенклатура имеет особое значение, поскольку она обеспечивает:

• упорядоченный документооборот;
• соблюдение сроков хранения и уничтожения документов;
• быстрый поиск нужных материалов;
• подготовку к проверкам контролирующих органов (Росархив, налоговая, трудовая инспекция и др.).

В данной статье рассматриваются основные этапы разработки номенклатуры юридической службы, типовой состав разделов, примеры оформления и рекомендации по утверждению и внедрению.

Нормативная база

Разработка номенклатуры дел регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – устанавливает общие требования к составлению и ведению номенклатуры дел;
2. Приказ Росархива № 77 от г. – содержит форму документа «Номенклатура дел организации» и порядок её заполнения;
3. Внутренние положения организации (положение о юридической службе, регламент делопроизводства, инструкция по работе с документами).

Согласно этим документам, номенклатура составляется на предстоящий календарный год, утверждается руководителем организации после согласования с экспертной комиссией (службой делопроизводства, архивом, юридическим отделом).

Этапы разработки номенклатуры юридической службы

Подготовительный этап

• Сбор информации о всех видах деятельности юридической службы (сопровождение сделок, судебное представительство, подготовка правовых заключений, работа с контрактами, корпоративное право, трудовое право и т.д.).
• Анализ существующих нормативных актов организации (положения, инструкции, шаблоны документов).
• Определение ответственных лиц: обычно это руководитель юридической службы совместно с методистом службы делопроизводства.

Формирование перечня дел

На этом этапе составляется список всех видов документов, которые создаются или получаются юридической службой в течение года. Перечень делится на разделы, соответствующие структурным подразделениям или направлениям деятельности.

Группировка и кодирование

Каждому виду документа присваивается индекс (код) по установленной схеме, например:

РУЛ/Р201 – регистрация юридических лиц, дело № 201

Дог/К305 – договоры купли‑продажи, дело № 305

Иск/С12 – исковые заявления, дело № 12

Такой формат облегчает поиск и сортировку документов в электронной и бумажной системе хранения.
Установление сроков хранения
Сроки определяются в соответствии с Перечнем Approved by Rosarchiv и внутренними нормативными актами. Пример:

Договоры – 5 лет после прекращения действия;
Исковые заявления и решения судов – 10 лет;
Внутренние правовые заключения – 3 года;
Корреспонденция с контрагентами – 3 года.

Согласование и утверждение
Проект номенклатуры направляется на согласование:

Служба делопроизводства (проверка соответствия требованиям Росархива);
Юридический отдел (проверка полноты перечня видов документов);
Руководитель организации (final approval).

После утверждения номенклатура вводится в действие с 1 января следующего года и доводится до всех сотрудников юридической службы.
Типовая структура номенклатуры юридической службы
Ниже представлен примерный перечень разделов, который можно адаптировать под специфику конкретной организации.
Регистрация и лицензирование

РУЛ – регистрация юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
ЛИЦ – получение, продление и аннулирование лицензий;
ИЗМ – внесение изменений в уставные документы.

Договорная работа

Дог/Куп – договоры купли‑продажи;
Дог/Пост – договоры поставки;
Дог/Оказ – договоры оказания услуг;
Дог/Аренд – договоры аренды и субаренды;
Дог/Франч – франчайзинговые и лицензионные соглашения;
Дог/Инвест – инвестиционные и совместные предприятия.

Судебное и претензионное сопровождение

Иск – исковые заявления и встречные иски;
Отз – отзывы на исковые заявления;
Претенз – претензии и ответы на них;
Исполн – исполнительные листы и документы по их исполнению;
Арбитр – материалы арбитражного суда;
СудОбщ – материалы судов общей юрисдикции.

Корпоративное право и внутренние документы

Устав – уставы, редакции и изменения;
Реш – протоколы собраний участников/акционеров, решения совета директоров;
Внутр – внутренние приказы, положения, инструкции;
Корп – корпоративные договоры (акционерные, опционные, голосовательные соглашения).

Трудовое право и кадровые вопросы

Труд – трудовые договоры, дополнительные соглашения;
Прик – приказы о приёме, переводе, увольнении;
Колдог – коллективные договоры и соглашения;
Способ – справки о доходах, трудовые книжки.

Антимонопольное и конкурентное право

Антимон – заявления, ходатайства и ответы в ФАС;
Конк – анализ конкурентной среды, подготовка заключений.

Интеллектуальная собственность

ИС – заявки на регистрацию товарных знаков, патентов, авторских прав;
Лиценз – лицензионные договоры на использование ИС;
Наруш – материалы по делам о нарушении прав ИС.

Налоговое право

Налог – налоговые декларации, уточнённые расчёты, запросы и ответы налоговых органов;
Спорн – материалы по налоговым спорам и досудебному урегулированию.

Прочее и архивное хранение

Арх – дела, переданные на долгосрочное хранение (более 10 лет);
Врем – временные документы (черновики, рабочие заметки) с минимальным сроком хранения.

Пример заполненной номенклатуры (фрагмент)


Индекс
Наименование дела
Срок хранения
Примечание


РУЛ/Р201
Регистрация ООО «Старт»
Бессрочно
Основной учетный документ


Дог/К305
Договор поставки оборудования № 45/2025
5 лет после исполнения


Иск/С12
Исковое заявление о взыскании задолженности
10 лет
Арбитражный суд г. Москвы


Труд/Т07
Трудовой договор с И.И. Ивановым
5 лет после расторжения


ИС/М15
Заявка на регистрацию товарного знака «ЛогоТек»
Бессрочно (до прекращения действия)


Примечание: таблица представлена для иллюстрации; в реальной номенклатуре используются только разрешенные теги (p, ul, li, ol, h1‑h4, br). Таблица может быть заменена на список с подпунктами.
Рекомендации по внедрению и поддержке актуальности номенклатуры

Ежегодное обновление. В IV квартале текущего года проводится review номенклатуры: добавляются новые виды документов (например, связанные с новыми видами деятельности), удаляются устаревшие позиции.
Обучение сотрудников. После утверждения проводится инструктаж для всех юристов и помощников по работе с номенклатурой (как правильно присваивать индексы, где хранить дела, как оформить передачу в архив).
Использование электронной системы управления документами (ЭСУД). Интеграция индексов номенклатуры в метаданные файлов упрощает поиск и формирование дел.
Контроль исполнения. Назначить ответственного за соблюдение сроков хранения и своевременную передачу дел в архив (обычно это методист службы делопроизводства).
Связь с внешними организациями. При необходимости направлять запросы в Росархив для уточнения сроков хранения специфических видов документов (например, связанных с государственными закупками).

Номенклатура юридической службы – не просто формальный документ, а ключевой инструмент обеспечения правопорядка, эффективной работы юристов и соблюдения архивного законодательства. Правильно составленная и регулярно обновляемая номенклатура позволяет:

сократить время поиска нужных документов;
минимизировать риски потери важной информации;
обеспечить прозрачность деятельности юридического отдела перед руководством и контролирующими органами;
подготовить организацию к успешному прохождению проверок и аудитов.

Следуя представленным рекомендациям и используя типовую структуру как отправную точку, каждая организация сможет создать номенклатуру, максимально соответствующую её специфике и требованиям законодательства.