Эффективное управление кадровыми документами — краеугольный камень законности и порядка в любой компании. Центральным элементом этого документооборота является трудовой договор. Но сам по себе подписанный договор — это лишь начало. Ключевую роль играет его систематизация и хранение в рамках общей номенклатуры дел организации.

Что такое номенклатура дел и зачем она нужна?

Номенклатура дел — это систематизированный перечень названий дел (файлов, папок), которые образуются в процессе деятельности организации. Это своего рода «карта» или «оглавление» всего документооборота. Её главные цели:

• Упорядочивание: Исключение хаоса в архиве. Каждый документ, включая трудовой договор, имеет своё строго определённое место.
• Быстрый поиск: Позволяет в считанные минуты найти документ по сотруднику, дате или типу.
• Соблюдение сроков хранения: Номенклатура привязана к сроку хранения каждого типа документов, установленному законодательством (например, трудовые договоры хранятся 75 лет после увольнения сотрудника).
• Обеспечение контроля: Легко отследить, какие документы созданы, какие находятся в работе, а какие уже переданы в архив.

Трудовой договор как объект учета в номенклатуре

Трудовой договор (ТД) — это не просто отдельный файл в папке «Кадры». Это основной кадровый документ, который порождает целый комплекс связанных с ним дел. В номенклатуре он обычно выделяется в отдельный раздел или подраздел, например: «Кадровые документы / Трудовые договоры».

Как называется дело с трудовым договором?

дела в номенклатуре формируется по строгому правилу: [Наименование вида документа] + [ФИО сотрудника].

Для трудового договора это будет выглядеть так:

• Трудовой договор с Ивановым И.И.
• Трудовой договор (основной) с Петровой А.С. (если есть дополнительные соглашения).

Важно: В случае использования электронных трудовых книжек (ЭТК) для дела с электронным документом СЗВ-ТД также следует вносить по наименованию формы, например: «СЗВ-ТД на Иванова И.И.».

Какие документы образуют дело с трудовым договором?

Дело «Трудовой договор с [ФИО]» является комплексным и включает в себя все документы, связанные с трудовыми отношениями конкретного сотрудника с момента приема на работу до полного прекращения этих отношений. В него входят:

1. Трудовой договор (все его экземпляры и дополнительные соглашения к нему).
2. Должностная инструкция (если она является неотъемлемой частью договора или утверждается отдельно, но с ним связана).
3. Заявление о приеме на работу и заявление об увольнении (если есть).
4. Приказы (распоряжения) о приеме на работу, об увольнении, о переводах, об изменении условий ТД.
5. Документы по изменению условий трудового договора (соглашения, допсоглашения).
6. Копии документов об образовании, квалификации (если они прилагались к договору или требуются для выполнения работы).
7. Документы по испытанию (если оно было установлено).
8. Акты, служебные записки по вопросам, связанным с исполнением условий ТД.
9. Документы по окончании срока действия срочного трудового договора.
10. Документы по неисполнению условий договора (например, дисциплинарные взыскания, если они напрямую связаны с нарушениями обязанностей, прописанных в ТД).

Практические шаги по оформлению в номенклатуре

Разработка и утверждение номенклатуры

Ответственный за документооборот (часто HR-специалист или секретарь) разрабатывает проект номенклатуры, где для каждого типа кадровых дел прописывается:

• Индекс дела (например, К-1).
• Наименование дела (как указано выше).
• Срок хранения (для ТД, 75 лет после увольнения).
• Краткое содержание (что включается).

Формирование дела при приеме на работу

При оформлении нового сотрудника:

1. Заключается трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ), в двух экземплярах.
2. Создается новое дело с заголовком «Трудовой договор с [ФИО]» и присваивается ему индекс из номенклатуры.
3. В это дело последовательно помещаются все вышеуказанные документы по мере их поступления.

Ведение дела в период работы сотрудника

Любое изменение условий труда (повышение, перевод, изменение оклада) оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и соответствующим приказом. Оба документа помещаются в уже существующее дело сотрудника.

Закрытие дела при увольнении

При увольнении:

• В день прекращения ТД (ст. 84.1 ТК РФ) работодатель обязан выдать сотруднику его трудовую книжку (или предоставить сведения для ЭТК).
• В дело включается приказ об увольнении, заявление об увольнении (если инициатива от сотрудника), акт о сдаче дел (если требуется).
• Дело считается закрытым и готовится к передаче в архив для хранения в течение установленного срока.

Типовые ошибки и как их избежать

• Оформление «в стол»: Договор подписан, но не привязан к делу сотрудника. Решение: Сразу после подписания создавать дело по номенклатуре.
• Разделение документов: Приказ о приеме лежит в одном деле, а договор — в другом. Решение: Чётко понимать, что все документы, прямо регулирующие трудовые отношения с конкретным лицом, идут в одно дело.
• Отсутствие ссылок: В тексте приказов нет ссылки на номер и дату трудового договора. Решение: В каждом кадровом приказе обязательно указывать: «На основании трудового договора №… от …».
• Нарушение сроков хранения: Преждевременное уничтожение дел. Решение: Номенклатура — это юридический документ. Её утверждение и изменение должны быть оформлены приказом. Сроки хранения строго соблюдаються.

Автоматизация: помощь современных HRM-систем

Как отмечают эксперты, современные HRM-системы (например, HURMA) значительно упрощают работу с номенклатурой и трудовыми договорами:

• Они автоматически генерируют заголовки дел на основе данных о сотруднике.
• Связывают все кадровые документы (договор, приказы, инструкции) в единую электронную карточку сотрудника.
• Контролируют сроки действия договоров (особенно срочных) и напоминают о необходимости их продления или оформления документов при увольнении.
• Обеспечивают целостность и безопасность электронных копий документов, что критически важно при переходе на ЭТК.

Трудовой договор — это юридический фундамент трудовых отношений. А номенклатура дел — это архитектурный план, который определяет, где и как этот фундамент, а все связанные с ним «кирпичики» (приказы, соглашения), будут надёжно хранится и быть доступными.

Грамотное оформление дела по трудовому договору в соответствии с номенклатурой:

1. Защищает и работодателя, и работника в случае споров, так как вся история отношений документирована.
2. Обеспечивает прозрачность и порядок в кадровом делопроизводстве.
3. Позволяет без лишних хлопот проходить проверки (государственными инспекциями, аудиторами).
4. Экономит время и нервы при необходимости найти любой документ по сотруднику.

Поэтому при заключении каждого нового трудового договора руководителю и HR-специалисту следует помнить не только о содержании самого документа, но и о его правильном «прикреплении» к общей системе документооборота организации через номенклатуру дел. Это инвестиция в правовую безопасность и эффективность бизнеса.