Дата подготовки: 08:35:20
Содержание
- Что такое личный листок по учёту кадров?
- Законодательная база и нормативные документы
- Структура листка: обязательные реквизиты
- Пошаговая инструкция заполнения
- Образец заполнения (пример)
- Полезные рекомендации и типичные ошибки
- Где скачать бланк и как его распечатать
Что такое личный листок по учёту кадров?
Личный листок по учёту кадров – это документ, в котором фиксируются основные сведения о работнике, необходимые для ведения кадрового учёта в организации. Он отличается от личной карточки (краткой справки) и личного дела (полного комплекта документов), но вместе с ними образует единую систему кадрового делопроизводства.
Законодательная база и нормативные документы
Унифицированной формы личного листка в законодательстве РФ не предусмотрено, однако в Трудовом кодексе, приказах Минтруда России и региональных нормативных актах (например, Гострудинспекция в Кировской области, 2023) указаны обязательные сведения, которые должны быть отражены в листке:
- паспортные данные;
- данные военного билета (для мужчин призывного возраста);
- информация из трудовой книжки;
- семейное положение и сведения о ближайших родственниках;
- учёба, квалификация, профессиональная подготовка;
- научные труды, патенты, изобретения (при наличии).
Структура листка: обязательные реквизиты
Ниже перечислены типичные разделы, которые встречаются в большинстве образцов личного листка:
| № | Раздел | Содержание | Примечание |
|---|---|---|---|
| 1 | ФИО | Фамилия, имя, отчество | Заполняется полностью, без сокращений |
| 2 | Пол | Муж./Жен. | Указывается в виде «муж.» или «жен.» |
| 3 | Дата и место рождения | ДД;ММ.ГГГГ, город/село, область | Согласно паспорту |
| 4 | Гражданство | Российская Федерация | Если иное – указать полностью |
| 5 | Семейное положение | Холост/Замужем/В браке/Разведён(а) | Указывается на момент заполнения |
| 6 | Ближайшие родственники | Жена, муж, отец, мать, дети и др. | Указываются ФИО, степень родства и дата рождения |
| 7 | Образование | Наименование учебного заведения, специальность, год окончания | Включая дополнительное профессиональное образование |
| 8 | Воинская служба | Воинская часть, звание, дата прохождения службы | Заполняется только у мужчин, подлежащих воинскому учёту |
| 9 | Трудовая деятельность | Должность, дата приёма на работу, стаж | Согласно трудовой книжке |
| 10 | Научные труды, патенты, изобретения | Перечисление с указанием даты и номера | Только при наличии соответствующих достижений |
| 11 | Примечания | Дополнительные сведения (например, инвалидность) | Опционально |
Пошаговая инструкция заполнения
- Подготовьте необходимые документы. Возьмите паспорт, военный билет (если есть), трудовую книжку, дипломы, свидетельства о браке/рождении детей.
- Заполните блок «Личные данные». Введите ФИО, пол, дату и место рождения, гражданство. Проверьте соответствие данным в паспорте.
- Укажите семейное положение и родственников. Для каждого родственника укажите степень родства, ФИО, дату рождения.
- Образование и квалификация. Перечислите все уровни образования, указав название учебного заведения, специальность, год окончания, полученную квалификацию.
- Воинская служба (для мужчин). Укажите название части, звание, даты начала и окончания службы. Если служба не проходилась – отметьте «не проходил».
- Трудовая деятельность. Запишите текущую должность, дату приёма на работу, а также предыдущие места работы (если требуется по внутренним регламентам).
- Научные достижения. Если у сотрудника есть публикации, патенты, изобретения – перечислите их с указанием даты и регистрационных номеров.
- Примечания. Здесь можно указать сведения о наличии инвалидности, особенностях здоровья, особенностях режима труда и т.п.
- Подпись и дата. После заполнения листка подпишите его своей подписью и укажите дату заполнения.
Образец заполнения (пример)
Ниже – полностью заполненный пример личного листка по учёту кадров. Данные условные, но отражают типичный порядок заполнения.
| ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЁТУ КАДРОВ | |
|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Высоцкий Владимир Петрович |
| Пол | муж. |
| Дата и место рождения | , г. Киров, Кировская область |
| Гражданство | Российская Федерация |
| Семейное положение | в браке |
| Ближайшие родственники |
|
| Образование |
|
| Воинская служба | Воинская часть 12345, г. Киров; звание – рядовой; — |
| Трудовая деятельность |
|
| Научные труды, патенты | Патент РФ № 2745623 «Устройство автоматического регулирования напряжения», |
| Примечания | Имеет категорию «А» по профессиональному аттестату, инвалидность 1 группы – нет. |
| Подпись: ______________________ Дата: | |
Полезные рекомендации и типичные ошибки
- Проверяйте соответствие паспортным данным. Любая расхождение (например, неверная дата рождения) считается ошибкой и может привести к проблемам при проверках.
- Не оставляйте пустых полей. Если информация отсутствует, ставьте «—» или «не применимо», но не оставляйте ячейку пустой.
- Соблюдайте единый формат дат. Рекомендуется использовать ДД.MM.ГГГГ.
- Обновляйте листок при изменении статуса. При вступлении в брак, рождении ребёнка, смене должности – вносите изменения в течение 5 рабочих дней.
- Не пишите сокращения в ФИО. Полностью прописывайте фамилию, имя и отчество.
- Контролируйте подпись. Подпись должна быть разборчивой и соответствовать подписи в паспорте.
- Сохраняйте копию. Делайте скан или фото заполненного листка для внутреннего архива.
Где скачать бланк и как его распечатать
Официальные бланки часто предоставляются в внутренних нормативных актах организации. Если у вас нет готового шаблона, вы можете воспользоваться одним из следующих ресурсов:
- Бланк личного листка (PDF) – готовый к печати файл.
- Шаблон в формате DOCX – удобно редактировать в Microsoft Word.
- Внутренний портал вашей организации (раздел «Кадровая документация»).
После скачивания:
- Откройте файл в соответствующей программе.
- Проверьте настройки полей и масштаб печати (обычно 100 %).
- Распечатайте листок на листах формата А4, используя принтер с чёрно‑белой печать.
- Заполняйте печатными буквами (если это допускается) или от руки чернилом.
Личный листок по учёту кадров – важный элемент кадровой документации, который позволяет быстро получать полную информацию о сотруднике. Несмотря на отсутствие унифицированной формы, соблюдение общепринятых требований и внимательное заполнение всех пунктов гарантирует корректность учёта и упрощает работу HR‑службы.
Помните, что своевременное обновление листка и точность внесённых данных – залог безупречного кадрового учёта и избежания административных рисков.
Автор статьи: ваш виртуальный помощник. Дата публикации: 26 мая 2026 г.