Дата актуализации:

В гражданском обороте часто возникает необходимость представить копию договора вместо оригинала (например, при подаче документов в суд, в налоговые органы, контрагенту или для внутреннего архива). Законодательство не требует, чтобы копия была идентична оригиналу по всем признакам, но для придания ей юридической силы необходимо её заверение. В данной статье рассмотрим, кто имеет право заверять копию договора, какие требования предъявляются к оформлению и какие способы заверения наиболее распространены в 2026 году.

Нормативная база

• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 2) – определяет, кто является законным обладателем информации, содержащейся в документе.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиотечно‑информационная деятельность. Оформление bibliographic записей» – содержит рекомендации по оформлению заверенных копий.
• Статья 77 Гражданского кодекса РФ (Свидетельствование верности копий документов и выписок из них) – регламентирует порядок нотариального заверения.
• Приказ Росстандарта от № 123‑ст» – уточняет, что заверение копии оформляется для подтверждения её соответствия подлиннику.

Кто может заверять копию договора

Сотрудник организации (внутреннее заверение)

Согласно практике и разъяснениям КонсультантПлюс, должностное лицо организации (руководитель, заместитель, юрист, сотрудник делопроизводственной службы) может заверить копию, если:

• у него есть право подписи документов от имени организации (доверенность, приказ или внутренний регламент);
• он указывает свою должность, Ф.И.О. и ставит собственноручную подпись;
• при наличии печати организации – ставит её оттиск рядом с подписью.

Пример оформления:

Должность: Заведующий отделом договоров
Подпись: _____________________
Расшифровка: Иванов И.И.
(печать организации)

Нотариус

Нотариальное заверение копии договора является самым надёжным способом придать ей юридическую силу, особенно если документ будет использоваться в суде или перед государственными органами.

• Нотариус не проверяет законность содержания договора, а лишь подтверждает, что копия соответствует подлиннику.
• В удостоверительной надписи указывается: количество листов, факт заверения копии, дата, Ф.И;О. нотариуса, номер записи в реестре нотариальных действий и его печать.
• Стоимость в Москве (по данным на 05/2026) составляет от 800 до 1500 руб за один лист договора (в зависимости от срочности и наличия дополнительных услуг).

Уполномоченное лицо по электронной подписи (ЭП)

С 2024 года активно используется заверение копий электронной подписью. Требования:

• Лицо, подписывающее копию, должно иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП), выданную аккредитованным удостоверяющим центром.
• В электронном документе указываются: должность, Ф.И.О., наименование организации, дата и время подписания.
• Факсимиле запрещено – подпись ставится только с использованием КЭП.
• При наличии печати организации её оттиск может быть добавлен в виде графического изображения, но это не обязательно для электронного заверения.

Другие уполномоченные лица

В отдельных случаях заверение копии может осуществлять:

• Юрист, подготовивший проект договора (если у него есть доверенность от стороны).
• Сотрудник архивной или регистрирующей организации (например, Росреестр, ФНС) – при выдаче копий из их реестров;
• Нотариальная контора в виде «нотариального заверения по доверенности» (нотариус заверяет копию по поручению стороны).

Требования к оформлению заверенной копии

1. На копии делается отметка о заверении (обычно в левом нижнем углу).
2. Указываются: должность, Ф.И.О. лица, заверившего копию; подпись (ручная или электронная); дата заверения.
3. При наличии печати организации – ставится её оттиск рядом с подписью.
4. Если копия состоит из нескольких листов, на каждом листе проставляется номер страницы и общее количество листов (например, «стр. 1 из 5»).
5. В случае нотариального заверения в удостоверительной надписи обязательно указывается, что заверена именно копия, а не оригинал.

Пример текста отметки о заверении (внутреннее):

Копия верна. Должность: Главный бухгалтер. Подпись: _____________________. Расшифровка: Петрова А.С. Дата: . (печать организации)

Когда достаточно внутреннего заверения, а когда нужен нотариус?

Практический алгоритм заверения копии договора

1. Подготовьте качественную копию (скан или photocopy) всех листов договора, включая подписи и печати.
2. Убедитесь, что копия читаема, без искажений и пропусков.
3. Определите, кто будет заверять копию (сотрудник организации, нотариус или лицо с ЭП).
4. Если заверение внутреннее:
   • Получите разрешение (доверенность, приказ) на право заверения документов.
   • Поставьте отметку о заверении, подпись, расшифровку и печать.
5. Если заверение нотариальное:
   • Соберите оригинал договора и паспорт заявителя.
   • Обратитесь к нотариусу, оплатите пошлину.
   • Получите заверенную копию с удостоверительной надписью.
6. Если заверение электронной подписью:
   • Подготовьте электронный образ копии (PDF).
   • Подпишите его КЭП уполномоченного лица.
   • Проверьте корректность подписи в специализированном ПО (КриптоПро, ВКС и т.д.).
7. Сохраните заверенную копию в архиве (бумажном или электронном) вместе с документом, подтверждающим право на заверение (доверенность, приказ, сертификат КЭП).

Заверение копии договора может выполнять различное лицо в зависимости от цели использования документа:

• Для внутренних нужд и обычного оборота достаточно заверения сотрудником организации, уполномоченного на подписание документов.
• Для судебных, регистрационных и других официальных процедур предпочтительно нотариальное заверение либо заверение квалифицированной электронной подписью.
• Соблюдение формальных требований (должность, Ф.И.О., подпись, дата, печать) обеспечивает признание копии имеющей юридическую силу и снижает риски её оспаривания.

Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете правильно оформить заверенную копию договора и избежать возможных споров о её подлинности.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего законодательства на .