Копия договора аренды ТС – это документ, который подтверждает наличие и содержание оригинального договора между арендодателем и арендатором. Такая копия часто требуется для бухгалтерского учёта, страхования, судебных разбирательств и взаимодействия с государственными органами.

Что такое договор аренды транспортного средства?

Договор аренды транспортного средства (далее – Договор) – это гражданско‑правовое соглашение, по которому арендодатель обязуется предоставить арендатору транспортное средство во временное владение и пользование за плату, а арендатор обязуется уплатить арендную плату и соблюдать условия пользования.

Согласно Гражданскому кодексу РФ (статьи 632‑635), договор аренды может быть заключён как с экипажем, так и без него. Важно, что договор должен быть оформлен в письменной форме (ст. 633, 643 ГК РФ).

Зачем нужна копия договора?

• Бухгалтерия и налоги. Копия служит подтверждением расходов на аренду, что необходимо для расчёта НДС, НДФЛ и других налогов.
• Страхование. Страховые компании требуют копию договора для оформления полиса КАСКО/ОСАГО на арендованное ТС.
• Контроль и аудит. При проверках со стороны налоговых органов или аудита копия подтверждает законность расходов.
• Судебные споры. В случае разногласий копия используется в качестве доказательства условий аренды.
• Передача прав. При субаренде или продаже прав на ТС копия договора подтверждает наличие обязательств.

Правовые основы оформления копии

Для того чтобы копия имела юридическую силу, необходимо соблюдать следующие требования:

1. Подлинность оригинала. Копия должна быть сделана от оригинального документа, подписанного обеими сторонами.
2. Подтверждение подлинности. На копию ставится отметка «Копия верна» с подписью и печатью (если есть) арендодателя или нотариуса.
3. Сохранение всех реквизитов. На копии должны быть видны все подписи, печати, даты, реквизиты сторон, а также приложенные к договору документы (акт приёма‑передачи, страховка и т.д.).
4. Срок хранения. По закону оригиналы и копии договоров аренды транспортных средств хранятся минимум 5 лет (для юридических лиц) и 3 года (для физических лиц).

Структура типового договора аренды транспортного средства

Ниже перечислены основные разделы, которые должны присутствовать в договоре (и, соответственно, в его копии):

• Шапка договора – наименование, дата и место заключения, реквизиты сторон.
• Предмет договора – точное описание ТС (марка, модель, VIN, гос. номер, технические характеристики).
• Срок аренды – дата начала и окончания, условия продления.
• Арендная плата – размер, порядок и сроки оплаты, штрафы за просрочку.
• Обязанности арендодателя – передача ТС, обеспечение технической исправности, страхование.
• Обязанности арендатора – оплата, бережное использование, проведение ТО за свой счёт, возврат ТС в установленном состоянии.
• Ответственность сторон – за повреждения, утрату, нарушение сроков.
• Порядок расторжения – досрочное прекращение, основания, порядок возврата ТС.
• Приложения – акт приёма‑передачи, страховой полис, технический паспорт.
• Подписи и печати.

Как правильно оформить копию договора?

Следуйте пошаговому алгоритму:

1. Сделайте копию оригинала. Лучше использовать сканирование в формате PDF с высоким разрешением (300 dpi).
2. Проверьте читаемость. Убедитесь, что все подписи, печати и штампы видны.
3. Добавьте отметку о подлинности. На первой странице напишите: «Копия верна оригиналу», подпишите её и поставьте печать (если есть). При необходимости – заверьте у нотариуса.
4. Сохраните оригинал в надёжном месте. Оригинал хранится отдельно от копий, чтобы исключить их путаницу.
5. Создайте электронный архив. Сохраните PDF в защищённом облачном хранилище и сделайте резервную копию на внешнем носителе.

Пример типового договора аренды транспортного средства (шаблон)

ДОГОВОР АРЕНДЫ ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА

г. ____________ «____» ___________ 20__ г.

Арендодатель: _____________________________,
адрес: _________________________________,
ИНН/КПП: ____________, ОГРН: ____________,
р/с ______________________ в банке ____________,
тел.: ____________, e‑mail: ____________.

Арендатор: _____________________________,
адрес: _________________________________,
ИНН/КПП: ____________, ОГРН: ____________,
р/с ______________________ в банке ____________,
тел.: ____________, e‑mail: ____________.

Предмет договора
Арендодатель передаёт, а Арендатор принимает в аренду транспортное средство:
 • Марка, модель: _______________________;
 • VIN: _______________________________;
 • Гос. номер: _________________________;
 • Техническое состояние: ____________.

Срок аренды
Договор вступает в силу с «____» ___________ 20__ г. и действует до «____» ___________ 20__ г.
Пролонгация возможна по взаимному согласию сторон, оформленному дополнительным соглашением.

Арендная плата

Арендная плата составляет ___________ руб. за каждый календарный месяц.
Оплата производится ежемесячно, не позднее 5‑го числа текущего месяца, на расчётный счёт Арендодателя.

Обязанности сторон
Арендодатель обязуется:
 • Предоставить ТС в исправном состоянии;
 • Осуществлять страхование ОСАГО и КАСКО за счёт Арендодателя.
Арендатор обязуется:
 • Своевременно вносить арендную плату;
 • Проводить техническое обслуживание ТС за свой счёт;
 • Не передавать ТС в субаренду без письменного согласия Арендодателя.
Ответственность сторон
За нарушение сроков оплаты Арендатор уплачивает штраф в размере 0,1 % от суммы просроченного платежа за каждый день просрочки.
За повреждение ТС Арендатор возмещает стоимость ремонта в полном объёме.

Порядок расторжения
Договор может быть расторгнут по взаимному согласию сторон, а также в одностороннем порядке при нарушении условий договора.
При досрочном расторжении Арендатор обязуется вернуть ТС в течение 3 (трёх) рабочих дней.

Приложения
Акт приёма‑передачи ТС (приложение №1);
Страховой полис (приложение №2);
Технический паспорт (приложение №3).

Подписи сторон

Арендодатель: ______________________ /_____________/ Дата: «____» ___________ 20__ г.

Арендатор: ______________________ /_____________/ Дата: «____» ___________ 20__ г.

Для получения копии данного договора достаточно распечатать оригинал, поставить отметку «Копия верна», подписать её и, при необходимости, заверить у нотариуса.

Как проверить подлинность копии?

• Сравните копию с оригиналом (если он доступен) – совпадение шрифтов, полей, печатей.
• Проверьте наличие подписи «Копия верна» и печати.
• Если копия заверена нотариусом – запросите у нотариуса подтверждение регистрации.
• Для электронных копий используйте цифровую подпись (ЭЦП) – она гарантирует неизменность документа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать копию договора вместо оригинала в суде?

Да, если копия заверена нотариусом или содержит отметку «Копия верна» с подписью и печатью стороны. При отсутствии такой отметки суд может потребовать оригинал.

Нужна ли копия договора для подачи в налоговую?

Для подтверждения расходов на аренду ТС налоговая служба принимает копию, но она должна быть подписана обеими сторонами и иметь отметку о подлинности.

Можно ли оформить копию без печати?

Если обе стороны – физические лица и договор не требует обязательной печати, достаточно подписи и отметки «Копия верна». Для юридических лиц печать обычно обязательна.

Сколько копий следует хранить?

Рекомендуется хранить минимум две копии: одну в бухгалтерии, вторую – в архиве юридического отдела. Оригинал хранится отдельно.

Копия договора аренды транспортного средства – это важный документ, который помогает упорядочить финансовые, налоговые и юридические процессы. Правильное оформление, соблюдение требований ГК РФ и наличие отметки о подлинности позволяют использовать копию в любых официальных ситуациях без риска отказа.

Помните, что каждый договор может иметь свои особенности (наличие экипажа, особые условия страхования, субаренда и т.д.), поэтому шаблон следует адаптировать под конкретные условия сделки.

Дата актуализации: