В современных библиотеках ведение учета фонда — это не только требование нормативных актов, но и залог эффективной работы с читателями и сохранности документов. Книга суммарного учета библиотечного фонда (КСУ), это основной документ, который позволяет отслеживать движение книг, журналов и других материалов, фиксировать их поступление, выбытие и остатки. В этой статье мы подробно рассмотрим структуру книги, образец заполнения и ключевые моменты ведения учета.
—
Что такое Книга суммарного учета библиотечного фонда?
Книга суммарного учета (КСУ) — это официальный документ, который ведется в каждой библиотеке для учета библиотечного фонда. Она включает три основные части:
- Поступление в фонд — регистрация новых поступлений (книг, журналов, электронных документов и др.).
- Выбытие из фонда, фиксация списания, передачи или утери документов.
КСУ позволяет:
- Контролировать сохранность фонда;
- Обеспечивать прозрачность учета;
- Соблюдать требования Минобрнауки и Росстата;
- Формировать отчетность для вышестоящих организаций.
—
Структура Книги суммарного учета
Книга состоит из трех разделов, каждый из которых имеет свои графы для заполнения. Рассмотрим их подробнее.
Часть 1. Поступление в фонд
В этой части фиксируются все новые поступления в библиотеку. Пример заполнения:
| № п/п | Дата записи | Документ-основание | Автор и заглавие | Год издания | Количество | Цена (руб.) | Сумма (руб.) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Договор №123 от | Толстой Л.Н. «Война и мир» | 1985 | 2 | 350 | 700 | Приобретено по гранту | |
| 2 | Пожертвование от читателя | Достоевский Ф.М. «Преступление и наказание» | 2001 | 1 | 400 | 400 | Безвозмездная передача |
—
Часть 2. Выбытие из фонда
Этот раздел предназначен для регистрации списания, передачи или утери документов. Пример заполнения:
| № п/п | Дата записи | Номер акта выбытия | Инвентарный номер | Автор и заглавие | Год издания | Причина выбытия | Стоимость (руб.) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Акт №5 от | ИН-125 | Гоголь Н.В. «Мертвые души» | 1990 | Утеря читателем | 280 | |
| 2 | Акт №6 от | ИН-456 | Пушкин А.С. «Евгений Онегин» | 2005 | Списание по ветхости | 320 |
—
В этой части подводятся итоги за отчетный период (месяц, квартал, год). Пример:
| Показатель | На начало периода | Поступило | Выбыло | Остаток на конец периода |
|---|---|---|---|---|
| Количество документов (шт.) | 5 200 | 150 | 80 | 5 270 |
| Стоимость документов (руб.) | 1 200 000 | 45 000 | 22 400 | 1 222 600 |
—
Образец заполнения Книги суммарного учета
Ниже представлен образец заполнения Книги суммарного учета библиотечного фонда в формате таблицы. Вы можете скачать его в формате DOC или PDF по ссылкам ниже.
📥 Скачать образец Книги суммарного учета (DOC)
📥 Скачать образец Книги суммарного учета (PDF)
—
Инструкция по заполнению Книги суммарного учета
Для корректного ведения учета следуйте этим рекомендациям:
- Поступление в фонд:
- Записывайте документы в хронологическом порядке;
- Указывайте полные данные (автор, заглавие, год издания, цена);
- При наличии нескольких экземпляров одной книги указывайте количество;
- Используйте инвентарные номера для каждого документа.
- Выбытие из фонда:
- Фиксируйте только после утверждения акта выбытия;
- Указывайте причину (утеря, списание, передача);
- Сопоставляйте данные с инвентарными номерами;
- Своевременно обновляйте остатки.
- Подводите итоги за установленный период;
- Сверяйте данные с первичными документами;
- Соблюдайте требования нормативных актов (Минобрнауки, Росстат).
—
Нормативные требования к ведению учета
Ведение Книги суммарного учета регулируется следующими документами:
- Приказ Минкультуры России от №1077 «Об утверждении порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда»;
- Методические рекомендации Росстата по формированию отчетности;
- Локальные акты библиотеки (приказы, инструкции).
Основные требования:
- Документ должен вестись в бумажном или электронном виде;
- Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица;
- Исправления вносятся корректно (без подчисток, с указанием причины);
- Данные должны быть актуальными и достоверными.
—
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли заверять Книгу суммарного учета у нотариуса?
Нет, заверение у нотариуса не требуется. Достаточно подписи директора библиотеки или ответственного лица.
- Можно ли вести Книгу суммарного учета в электронном виде?
Да, допускается ведение в электронном формате (например, в Excel), но с обязательным выводом на бумагу для подписания.
- Как часто нужно обновлять итоговые данные?
- Что делать, если обнаружена ошибка в учете?
Ошибку необходимо исправить корректно: зачеркнуть неправильную запись, указать правильные данные и заверить подписью ответственного лица;
—
Книга суммарного учета библиотечного фонда — это обязательный документ, который обеспечивает прозрачность и контроль за движением библиотечных материалов. Правильное ведение учета помогает:
- Соблюдать требования законодательства;
- Обеспечивать сохранность фонда;
- Формировать достоверную отчетность;
- Упрощать работу с читателями и проверяющими органами.
Используйте предложенные образцы и инструкции, чтобы организовать учет в вашей библиотеке максимально эффективно. Не забывайте своевременно обновлять данные и соблюдать все нормативные требования!
Важно: Если у вас остались вопросы по заполнению Книги суммарного учета, обратитесь к специалистам по библиотечному делу или изучите Приказ Минкультуры России №1077.
—
📌 Полезные ссылки:
- Официальный сайт Минкультуры России
- Методические рекомендации Росстата
- Пример заполнения КСУ в формате DOC