Карточка работника (форма Т-2) — это обязательный документ кадрового учета, который содержит всю необходимую информацию о сотруднике, его трудовом статусе и условиях работы. В России карточка работника используется в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1 и Правилами ведения и хранения трудовых договоров.

Что такое карточка работника?

Карточка работника — это анкетный документ, в котором фиксируются данные о сотруднике, его квалификации, трудовом стаже, а также сведения о заключённом трудовом договоре. В ней отражаются:

• ФИО, дата рождения, пол;
• Номер и дата трудового договора;
• Сведения об образовании, трудовом стаже, наличии детей;
• Контактные данные (адрес регистрации, телефон);
• Характер и вид работы, а также основания прекращения трудового договора.

Карточка служит основой для расчётов, начисления заработной платы, оформления отпусков и других кадровых процедур.

Структура карточки работника (форма Т-2)

Карточка делится на несколько разделов, каждый из которых содержит конкретные сведения:

Раздел I. Общие сведения

В этом разделе фиксируются:

• Фамилия, имя, отчество (полностью, как в паспорте);
• Дата и номер трудового договора;
• Пол (М — мужской, Ж — женский);
• Год рождения;
• Наличие детей (количество и возраст);
• Контактные данные (адрес регистрации и жительства, телефон).

Раздел II. Характер и вид работы

Здесь указываются:

• Характер работы: постоянный (если договор бессрочный) или временный (если договор срочный);
• Вид работы: основная или по совместительству;
• Позиция, должность, отдел.

Раздел III. Основание прекращения трудового договора

В этом разделе фиксируются причины увольнения (увольнение по инициативе работника, по инициативе работодателя, по истечении срока договора и т.д.).

Раздел IV. Информационные данные

Сюда входят:

• ИНН, СНИЛС работника;
• Первая буква фамилии (для сортировки в базе);
• Сведения об образовании и квалификации.

Как правильно заполнить карточку работника?

Ниже приведён пошаговый пример заполнения карточки (форма Т-2). Для удобства можно использовать таблицу в Word или Excel, но в электронном виде карточка обычно хранится в системе кадрового учета.

1. Внесите номер и дату трудового договора в специальную ячейку.
2. Заполните ФИО полностью, как в паспорте.
3. Укажите пол: М или Ж.
4. Заполните дату рождения и год.
5. Укажите наличие детей (количество и возраст).
6. Заполните адрес регистрации и жительства, а также телефон.
7. В разделе «Характер работы» отметьте постоянный или временный.
8. В разделе «Вид работы» отметьте основная или по совместительству.
9. Укажите должность, отдел и подразделение.
10. Заполните ИНН, СНИЛС, первую букву фамилии.
11. В разделе «Основание прекращения трудового договора» оставьте пустым, пока договор не будет расторгнут.

Важно оставлять место для будущих изменений анкетных данных, чтобы не пришлось переписывать карточку полностью.

Сроки хранения личных карточек работников

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых договоров, карточки работников сохраняются:

• В течение срока действия трудового договора;
• После его окончания — не менее 10 лет (или 5 лет, если договор был заключён до ).

После истечения срока хранения карточка должна быть уничтожена в соответствии с законодательством о защите персональных данных.

Пример заполнения карточки (форма Т-2)

Ниже приведён упрощённый образец, который можно использовать как шаблон:

Карточка работника (форма Т-2) — это ключевой документ кадрового учета, который обеспечивает прозрачность и законность трудовых отношений. Правильное заполнение и хранение карточки позволяют избежать ошибок в расчётах, соблюсти требования законодательства и защитить интересы как работодателя, так и сотрудника.

При работе с карточкой важно помнить:

• Все данные должны совпадать с данными в трудовой книжке и паспорте;
• Карточка должна храниться в течение установленного срока;
• При изменении данных необходимо обновлять карточку без задержек.

Соблюдение этих правил гарантирует корректность кадрового учета и соблюдение всех нормативных требований.