Универсальный передаточный документ (УПД) — это электронный документ, который объединяет реквизиты счета‑фактуры и первичного документа. С 1 января 2026 г. он стал обязательным для подтверждения отгрузки товаров и услуг. Важным элементом заполнения УПД является правильное указание договора, по которому осуществляется поставка. Ниже приведена подробная инструкция, как это сделать.

Что такое УПД?

УПД – универсальный передаточный документ, утверждённый письмом ФНС России от 21 октября 2013 г. (ММВ‑20‑3/96). Он содержит всю информацию, необходимую для бухгалтерского учёта и проверки налоговыми органами: данные о продавце, покупателе, товаре, цене, НДС, а также сведения о договоре, по которому осуществляется сделка.

Когда УПД обязателен?

• Для всех поставок товаров и услуг, которые попадают под действие НДС.
• Для поставок, которые оформляются в форме договора (публичный договор, договор поставки, договор экспедирования и т.д.).
• Для всех электронных отгрузочных документов, отправляемых в ЭДО по формату 5.03.

Начиная с 1 января 2026 г. УПД в электронной форме (XML 5.03) является единственным документом, подтверждающим отгрузку. Печатная форма больше не используется.

Как правильно заполнять УПД

Статус 1 – «Плановый»

Статус 1 используется, когда вы планируете отгрузку, но ещё не завершили её. В этом статусе можно указать:

• Номер договора
• Дата договора
• Сумму, которую планируете отгрузить
• Ожидаемую дату поставки

Статус 2 – «Фактический»

Статус 2 – окончательный документ, подтверждающий фактическую отгрузку. В нём обязательны следующие реквизиты:

1. Номер и дата договора
2. Номер и дата УПД
3. Список товаров/услуг с количеством и ценой
4. Сумма НДС
5. Сведения о транспортной экспедицией (если применимо)
6. Подпись уполномоченного лица

Поля для договора

В УПД есть специальные поля, где вы можете указать реквизиты договора:

• Номер договора – ContractNumber
• Дата договора – ContractDate
• Ссылка на договор (URL) – ContractLink (если договор хранится в электронном виде)
• Сведения о сторонах договора – ContractParty1, ContractParty2

Пример заполнения в Excel

Как включить в XML (формат 5.03)

Ниже приведён фрагмент XML, где указаны реквизиты договора:

<Document>
 <Header>
 <DocumentNumber>UPD-00123</DocumentNumber>
 <DocumentDate>2026-01-20</DocumentDate>
 </Header>
 <Contract>
 <ContractNumber>123/П/2026</ContractNumber>
 <ContractDate>2026-01-15</ContractDate>
 <ContractLink>https://example.com/contracts/123.pdf</ContractLink>
 <Party1>ООО «Ромашка»</Party1>
 <Party2>ООО «Лотос»</Party2>
 </Contract>
 <Items>
 <Item>
 <ProductCode>001</ProductCode>
 <Quantity>10</Quantity>
 <Price>1000</Price>
 <Tax>18</Tax>
 </Item>
 </Items>
</Document>

Обратите внимание, что все поля, связанные с договором, находятся внутри тега <Contract>.

Работа с УПД в ЭДО (формат 5.03)

Формы документов

• Excel – удобно для ручного заполнения и проверки данных.
• PDF – для печати и подписания в электронном виде.
• XML 5.03 – обязательный формат для отправки в ЭДО.

Подписывание и хранение

Для юридической силы УПД необходимо электронную подпись. В большинстве случаев используется ЭЦП (электронная цифровая подпись) в формате .pfx или .p12. После подписания файл сохраняется в системе ЭДО и отправляется в ФНС через сервис «Электронный документооборот».

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если договор находится в другом городе?

Нужно указать ссылку на договор (если он хранится в электронном виде) и/или приложить копию договора к УПД в виде вложения (если это допускается системой).

Как указать доверенность в УПД?

В поле ContractLink можно добавить ссылку на доверенность, либо в разделе «Примечания» добавить текст: «Доверенность № 456 от , выданная ООО «Ромашка»».

Как указать транспортную экспедицию?

В УПД есть отдельный раздел <Transport>, где указываются:

• Номер договора экспедирования
• Дата договора экспедирования
• Сведения о перевозчике
• Сроки доставки

Практический пример

Таблица реквизитов договора

Пример XML с договором и транспортной экспедицией

<Document>
 <Header>
 <DocumentNumber>UPD-00123</DocumentNumber>
 <DocumentDate>2026-01-20</DocumentDate>
 </Header>
 <Contract>
 <ContractNumber>123/П/2026</ContractNumber>
 <ContractDate>2026-01-15</ContractDate>
 <ContractLink>https://example.com/contracts/123.pdf</ContractLink>
 <Party1>ООО «Ромашка»</Party1>
 <Party2>ООО «Лотос»</Party2>
 </Contract>
 <Transport>
 <TransportContractNumber>EXP-456/2026</TransportContractNumber>
 <TransportContractDate>2026-01-10</TransportContractDate>
 <Carrier>ООО «Транспорт»</Carrier>
 <DeliveryDate>2026-01-25</DeliveryDate>
 </Transport>
 <Items>
 <Item>
 <ProductCode>001</ProductCode>
 <Quantity>10</Quantity>
 <Price>1000</Price>
 <Tax>18</Tax>
 </Item>
 </Items>
</Document>

Указание договора в УПД – ключевой момент, который обеспечивает юридическую и бухгалтерскую корректность сделки. Следуя приведённой инструкции, вы сможете:

• Правильно заполнить поля договора в УПД.
• Создать корректный XML‑файл формата 5.03.
• Подписать и отправить документ в ЭДО.
• Избежать конфликтов с покупателем и налоговыми органами.

Не забывайте обновлять данные в соответствии с последними требованиями ФНС и использовать актуальные шаблоны, доступные в Диадоке и других системах электронного документооборота.