С 2017 года работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд Российской Федерации ежемесячные сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М. Эта обязанность распространяется не только на сотрудников по трудовым договорам, но и на лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (ГПХ), если по таким договорам начисляются страховые взносы. В этой статье мы подробно разберём, как правильно заполнять СЗВ-М при наличии договоров ГПХ, какие ошибки чаще всего допускаются и как избежать штрафов.

Кто подлежит включению в СЗВ-М по договорам ГПХ?

Согласно пункту 2.2 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ, в СЗВ-М включаются все застрахованные лица, с которыми у страхователя (работодателя) заключены:

• трудовые договоры;
• договоры ГПХ, по которым начисляются страховые взносы в Пенсионный фонд РФ.

Важно! Включение в отчёт не зависит от того, была ли произведена выплата в отчётном месяце. Достаточно того, что договор действует в отчётном месяце и по нему предусмотрены страховые взносы, даже если оплата произведена в другом месяце.

Когда нужно включать подрядчика в СЗВ-М?

Рассмотрим распространённую ситуацию:

Пример: Заключён договор ГПХ на выполнение работ на 4 месяца (с января по апрель 2026 года). Вознаграждение выплачивается единовременно в апреле. Нужно ли включать подрядчика в СЗВ-М за январь, февраль, март и апрель?

Ответ: Да, нужно включать за все 4 месяца.

Согласно разъяснениям Пенсионного фонда РФ, в СЗВ-М указываются все месяцы, в течение которых действовал договор ГПХ, независимо от даты выплаты вознаграждения. Основанием для включения является факт наличия договора в отчётном месяце и обязанность уплачивать страховые взносы.

Даже если выплата произошла в апреле, а работа выполнялась с января по апрель, подрядчик должен быть отражён в СЗВ-М за все четыре месяца. Игнорирование этого правила может привести к штрафам за непредставление сведений.

Какие данные указывать в СЗВ-М для подрядчиков по ГПХ?

Заполнение СЗВ-М для лиц по договорам ГПХ практически идентично заполнению для работников по трудовым договорам. Единственное отличие — в графе «Код вида трудовой деятельности» (столбец 10).

Вот как заполнять поля формы СЗВ-М для подрядчиков:

1. Столбец 1 — СНИЛС: указывается СНИЛС физического лица (подрядчика).
2. Столбец 2 — ФИО: полное имя, фамилия, отчество (как в паспорте).
3. Столбец 3 — Дата рождения: ДД.ММ.ГГГГ.
4. Столбец 4, Код вида трудовой деятельности: ДОГОВОР — это ключевое отличие от трудовых договоров, где указывается код «РАБОТА».
5. Столбцы 5–9 — Дата начала/окончания работы: указываются даты начала и окончания действия договора ГПХ (если известны). Если договор бессрочный — указывается дата начала и «».
6. Столбец 10 — Код вида трудовой деятельности: ДОГОВОР, обязательно!

Важно: В столбце 10 нельзя использовать код «РАБОТА» — это ошибка, которая может быть расценена как непредставление сведений о ГПХ-работниках.

Что делать, если договор ГПХ заключён в одном месяце, а выплата — в другом?

Это распространённая ситуация: договор заключён 15 марта, а выплата, 5 апреля. В этом случае:

• Подрядчик включается в СЗВ-М за март (месяц заключения договора), если договор действовал хотя бы один день в этом месяце.
• Также он включается за апрель, если договор ещё действовал в апреле (даже если выплата уже произведена).

Пример: Договор ГПХ заключён 28 февраля 2026 года и действует до 10 марта 2026 года. Выплата — 15 марта. В СЗВ-М за февраль, не включаем (договор не действовал в феврале). В СЗВ-М за март, включаем, так как договор действовал с 28 по 10 марта.

Как заполнять СЗВ-М в 1С:Бухгалтерии?

В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 (и выше) сведения по ГПХ-работникам формируются автоматически, если:

• В карточке контрагента (физлица) указан СНИЛС и дата рождения.
• В документе «Договор ГПХ» корректно заполнены поля: «Дата начала», «Дата окончания», «Тип договора» (выбран «Гражданско-правовой»).
• В документе «Начисление вознаграждения по ГПХ» включена опция «Начислять страховые взносы».

После этого при формировании отчёта СЗВ-М система автоматически добавит подрядчика в список с кодом «ДОГОВОР» за все месяцы действия договора.

Рекомендация: Перед отправкой отчёта всегда проверяйте список включённых лиц в отчёте СЗВ-М — убедитесь, что все ГПХ-работники указаны с правильным кодом и за все месяцы действия договора.

Нужно ли сдавать СЗВ-М, если по договору ГПХ не было выплат?

Да, нужно.

Если договор ГПХ действовал в отчётном месяце, и по нему предусмотрены страховые взносы — даже если выплата не была произведена (например, из-за задержки или отказа от выполнения работ), подрядчик включается в СЗВ-М.

Исключение — только если договор был расторгнут до начала отчётного месяца или не был заключён вовсе. Если договор действовал — значит, есть обязанность по отчёту.

Что делать после окончания договора ГПХ?

После окончания действия договора ГПХ работодатель обязан:

• Продолжать включать подрядчика в СЗВ-М до месяца, в котором договор прекратил действие.
• В месяце окончания договора в столбце 9 указать дату окончания договора.
• В следующем месяце — подрядчик больше не включается в СЗВ-М.

Также, согласно пункту 4 статьи 11 Закона № 27-ФЗ, работодатель обязан выдать подрядчику справку о периодах работы по ГПХ на бумажном носителе — под роспись. Эта справка формируется в 1С автоматически, как «Справка о периодах работы» по ГПХ.

Частые ошибки и как их избежать

Вот основные ошибки, которые приводят к штрафам:

1. Не включать подрядчика за месяц заключения договора — если договор подписан 30-го числа, он всё равно действует в этом месяце.
2. Использовать код «РАБОТА» вместо «ДОГОВОР» — это приводит к отклонению отчёта ПФР.
3. Не включать подрядчика, если выплата не была произведена, неверно! Достаточно наличия договора.
4. Не указывать дату окончания договора — если договор закончился, но в отчёте стоит «» — это ошибка.
5. Не сдавать СЗВ-М за месяц окончания договора, даже если выплата была в прошлом месяце, последний месяц действия договора — обязателен к отражению.

Штрафы за нарушения

За непредставление или неполную подачу сведений по СЗВ-М предусмотрены штрафы:

• 500 рублей за каждого работника, по которому не предоставлены сведения (включая подрядчиков по ГПХ).
• до 50 000 рублей, штраф за систематические нарушения (например, не сдавали СЗВ-М по ГПХ несколько месяцев подряд).

ПФР регулярно проводит проверки по сравнению данных с отчётами по страховым взносам (РСВ). Если в РСВ есть взносы по ГПХ, а в СЗВ-М — нет — это сразу вызывает внимание контролёров.

• СЗВ-М по ГПХ заполняется точно так же, как и по трудовым договорам — с одним отличием: код «ДОГОВОР».
• Включайте подрядчика за каждый месяц, в котором договор действовал, даже если выплата была позже.
• Не игнорируйте месяцы начала и окончания договора — это обязательные отчётные периоды.
• Проверяйте настройки в 1С:Бухгалтерии — автоматизация не всегда работает идеально.
• Выдавайте справки по ГПХ под роспись — это требование закона.

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов, проверок и проблем с Пенсионным фондом; Помните: договор ГПХ — это не «обход трудового законодательства», а полноценный вид трудовых отношений с обязательствами по отчётности.

Если вы сомневаетесь — всегда сверяйтесь с официальными разъяснениями ПФР или консультируйтесь с бухгалтером. Лучше перестраховаться, чем получить штраф за «незаметную» ошибку.

Полезные ссылки:
— Официальный сайт Пенсионного фонда РФ
— КонсультантПлюс — образцы СЗВ-М
— Приказ ПФР № 507п от — Порядок заполнения СЗВ-М