Путевой лист — это важнейший первичный документ, который подтверждает расходы организации на ГСМ, а также служит основанием для работы водителя на маршруте. С 1 января 2021 года действуют новые правила Минтранса (Приказ № 368), которые актуальны до 1 января 2027 года, а с 1 марта 2023 года вступили в силу дополнительные изменения, касающиеся, в т.ч., электронного оформления и заполнения сведений о перевозке.

Одним из обязательных реквизитов, который часто вызывает затруднения у бухгалтеров и диспетчеров, является «Вид перевозки». В этой статье мы подробно разберем, что именно нужно писать в этом поле, опираясь на требования законодательства, и приведем наглядные образцы заполнения.

Что такое «вид перевозки» в путевом листе?

Согласно Приказу Минтранса России от № 368, в путевом листе обязательно должны быть указаны сведения о перевозке, к которым относится вид сообщения и вид перевозки. В письме Минтранса от № Д3-468-ПГ даны четкие разъяснения по этому поводу.

Вид перевозки — это классификация транспортной услуги по ее назначению и условиям предоставления. Он зависит от того, кого или что перевозят, каков характер маршрута и на каких условиях осуществляется доставка.

Что писать в графе «Вид перевозки»?

Заполнение данной графы зависит от того, для каких целей используется транспортное средство. Минтранс выделяет несколько основных видов перевозок, которые необходимо указывать в документе:

Коммерческие перевозки (для перевозчиков)

Если организация оказывает транспортные услуги за плату, вид перевозки указываеться в строгом соответствии с классификацией:

• Регулярные перевозки — осуществляются по расписанию, маршрутам и с остановками, определенным нормативными актами (например, городские автобусные маршруты).
• Перевозки по заказам, осуществляются на основании договора фрахтования (например, заказной автобус для экскурсии или корпоратива).
• Перевозки легковым такси — осуществляются по заказу через приложение или диспетчерскую (для путевого листа такси по форме 4).

Перевозки для собственных нужд (для некоммерческого транспорта)

Если у организации есть легковой или грузовой автомобиль, который используется только для нужд компании (перевозка сотрудников, доставка собственных грузов), то в графе «Вид перевозки» следует писать:

• Перевозка для собственных нужд
• Служебная перевозка
• Хозяйственные нужды

Это важнейший момент: если машина не работает как такси или рейсовый автобус, категорически нельзя указывать коммерческие виды перевозок, так как это влечет за собой требования наличия лицензий и путевых листов специфических форм, а также может спровоцировать штрафы при проверке.

Вид сообщения

Не стоит путать «вид перевозки» с «видом сообщения». Согласно правилам, в путевом листе также указывается вид сообщения:

1. Внутригородское — перемещение в пределах одного населенного пункта.
2. Пригородное — маршрут выходит за пределы города, но не превышает 50 км за черту населенного пункта.
3. Междугородное — расстояние между пунктами более 50 км.
4. Международное, поездки за пределы Российской Федерации.

Образец заполнения путевого листа

Ниже представлен пример того, как правильно заполнить блок со сведениями о перевозке в путевом листе грузового или легкового автомобиля.

Образец: Грузовой автомобиль доставляет товары компании

Предположим, компания «Альфа» отправляет грузовой автомобиль со своими товарами со склада в центр города на торговую точку.

Образец: Легковой автомобиль используется для поездок директора

Образец: Автобус заказан для свадьбы

Ответственность за ошибки

Отсутствие путевого листа или ошибки в его оформлении (в т.ч. незаполненная графа «Вид перевозки») могут привести к серьезным последствиям:

• Штрафы от ГИБДД. За отсутствие путевого листа или нарушение правил оформления водителю грозит штраф по ст. 12.3 КоАП РФ (500 рублей), а должностным и юридическим лицам — по ст. 12.31.1 КоАП РФ (до 30 000 и 100 000 рублей соответственно).
• Налоговые риски. Путевой лист является первичным документом, подтверждающим расходы на топливо. Если вид перевозки указан неверно или отсутствует, налоговая инспекция может снять расходы по налогу на прибыль и вычеты по НДС.

Важные нюансы (с учетом изменений 2023 года)

1. Срок действия путевого листа. С 1 марта 2023 года путевые листы можно выдавать на сокращенные сроки (например, на одну смену, день или рейс). Если рейс длится несколько дней, путевой лист оформляется на весь срок рейса.
2. Электронный формат. Теперь путевые листы можно оформлять в электронной форме, но они должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
3. Заверение подписей. Изменились правила заверения подписей механика и медика. Штампы теперь не являются строго обязательными — достаточно подписи и указания ФИО, однако на практике медицинские работники все равно продолжают ставить штампы для надежности.

Правильное указание вида перевозки в путевом листе — это не просто формальность, а требование закона, которое защищает компанию от штрафов и налоговых доначислений. Главное правило: если транспорт работает для нужд компании, указывайте «перевозку для собственных нужд» или «служебную перевозку». Если же вы оказываете транспортные услуги, выбирайте один из коммерческих видов: регулярные, по заказам или легковым такси.

Внимательно следите за актуальностью бланков и правил их заполнения, чтобы всегда быть готовыми к проверке контролирующими органами.