Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С 2023 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК), но многие сотрудники до сих пор имеют бумажные экземпляры. В случае утраты, повреждения или необходимости предоставления документа в третьи организации (например, в банк, Пенсионный фонд, суд) возникает потребность в копии трудовой книжки. В этой статье вы узнаете, как правильно сшить копию трудовой книжки, какие документы нужны, как оформить её юридически корректно, и где взять актуальные образцы.

Что такое копия трудовой книжки и зачем она нужна?

Копия трудовой книжки — это заверенная копия оригинального документа, содержащая все записи о трудовой деятельности сотрудника: прием на работу, переводы, увольнения, награды и другие сведения. Она не заменяет оригинал, но имеет юридическую силу при условии правильного оформления.

Копия требуется в следующих случаях:

• Получение кредита или ипотеки;
• Поступление на работу в другую организацию;
• Подача документов в Пенсионный фонд РФ;
• Судебные разбирательства;
• Получение льгот или пособий;
• Переезд в другой регион или страну.

Правовые основы: что говорит закон?

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 и Приказу Минтруда РФ от № 320н, копия трудовой книжки должна быть:

• Сделана на основе оригинала;
• Заверена печатью работодателя (если организация имеет печать);
• Подписана ответственным лицом (кадровиком, руководителем);
• Сшита и прошнурована;
• Пронумерована и скреплена сургучной печатью или опломбирована (по желанию работодателя).

Важно: самостоятельно сшитая копия без заверения не имеет юридической силы. Только заверенная копия, выданная работодателем, признаётся официальной.

Пошаговая инструкция: как сшить копию трудовой книжки

Шаг 1: Получите разрешение на выдачу копии

Сотрудник должен подать письменное заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки. Форма заявления может быть произвольной, но должна содержать:

• ФИО работника;
• Должность;
• Номер и дату выдачи оригинала трудовой книжки;
• Цель получения копии;
• Дата и подпись.

Шаг 2: Сделайте копию всех страниц

Копия должна включать:

• ьный лист (ФИО, дата рождения, профессия, образование);
• Все записи о приеме, переводах, увольнениях;
• Вкладыш (если есть);
• Последнюю запись («Работает по настоящее время» или «Уволен» с датой);
• Лист с записью о выдаче трудовой книжки на руки (если она была выдана).

Копии должны быть чёткими, без размытых или обрезанных фрагментов. Рекомендуется использовать цветную печать для лучшего восприятия печатей и подписей.

Шаг 3: Соберите и прошнуйте документ

После распечатки всех страниц:

1. Расположите листы в хронологическом порядке (от первой записи к последней);
2. Пронумеруйте страницы арабскими цифрами в правом верхнем углу (например, 1, 2, 3…);
3. Сложите все листы стопкой и прошейте их прочной нитью (лучше хлопковой или льняной);
4. Оставьте концы нити с внешней стороны — они должны быть подшиты под последнюю страницу.

Шаг 4: Заверьте копию

На последнем листе копии (или на отдельном листе-приложении) необходимо сделать следующую запись:

«Копия верна.
Трудовая книжка № ______ от «___» __________ 20__ г.
Все записи внесены в соответствии с оригиналом.
Работает по настоящее время / Уволен «___» __________ 20__ г.

Подпись: _____________________
Ф.И.О. ответственного лица (расшифровка)
Должность: _________________

Печать организации (если есть)»

Подпись и печать обязательны. Если в организации нет печати, достаточно подписи и печати кадровой службы (если она есть). В этом случае в документе указывается: «Печать отсутствует».

Шаг 5: Скрепите сургучной печатью (опционально, но рекомендуется)

Для усиления юридической значимости копию можно скрепить сургучной печатью. Для этого:

• Нанесите каплю сургуча на узел нити после прошивки;
• Прижмите печать (например, с гербом или наименованием организации);
• Дайте сургучу застыть.

Это не обязательно по закону, но многие организации (особенно госучреждения и банки) требуют именно такой формат.

Образец копии трудовой книжки (2026 г.)

Ниже приведён пример оформления последнего листа копии:

Образец заверения копии

Копия верна.
Трудовая книжка № 12345 от г.
Все записи внесены в соответствии с оригиналом.
Работает по настоящее время.

Подпись: _____________________
Иванов И.И.
Начальник отдела кадров

Печать организации

Все записи в копии должны точно соответствовать оригиналу. Даже мелкие ошибки (например, неверная дата или опечатка в названии должности) могут привести к отказу в приёме документа.

Где скачать бланк копии трудовой книжки?

Официальных форм копии трудовой книжки в законодательстве не существует — она оформляется в произвольной форме, но с соблюдением требований. Тем не менее, вы можете скачать готовые шаблоны для удобства:

• Моё дело — бесплатные шаблоны в Word и PDF (редакция от );
• КонсультантПлюс — образцы в формате Word с комментариями юристов;
• Сайт Минтруда РФ — официальные приложения к Приказу № 320н.

Рекомендуется использовать шаблоны с уже оформленным полем для подписи, печати и записей — это снижает риск ошибок.

Особенности при электронной трудовой книжке (ЭТК)

Если сотрудник перешёл на электронную трудовую книжку, то копия бумажного документа не требуется. Вместо этого:

• Работник может запросить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ (pfrf.ru);
• Выписка формируется автоматически и содержит все записи с 2020 года;
• Выписка заверяется электронной подписью ПФР и имеет юридическую силу;
• Печатать её можно на бумаге — но не сшивать и не прошивать, так как это не бумажная трудовая книжка.

Если работодатель выдаёт копию бумажной трудовой книжки сотруднику, у которого есть ЭТК, это делается только по его просьбе и на основании оригинала, если он сохранился.

Чего нельзя делать при оформлении копии

• Нельзя копировать только отдельные записи — копия должна быть полной.
• Нельзя использовать самоклеящиеся этикетки или скрепки — только прошивка.
• Нельзя подписывать копию от имени работника — только ответственное лицо работодателя.
• Нельзя вносить исправления в копию, если ошибка, делается новая копия.
• Нельзя выдавать копию без заявления работника — это нарушение закона о персональных данных (ФЗ-152).

Сроки выдачи копии

По закону работодатель обязан выдать копию трудовой книжки в течение 3 рабочих дней с момента получения письменного заявления. В случае отказа — можно обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру.

Сшить копию трудовой книжки — это не просто скрепить листы ниткой. Это юридически значимый процесс, требующий внимания к деталям: полнота информации, правильная прошивка, обязательная подпись и печать. Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, бумажные копии остаются востребованными, особенно в банковской сфере, при оформлении виз и при подаче документов в государственные органы.

Главное правило: если вы сшиваете копию, она должна быть точной копией оригинала, заверенной работодателем и не содержать никаких самостоятельных изменений.

Сохраняйте все заявления и копии на случай споров. Лучше перестраховаться, чем потом доказывать подлинность документа.

Если вы — кадровик, рекомендуем вести журнал регистрации выдачи копий трудовых книжек — это защитит вас от претензий и поможет при аудите.

Для скачивания актуальных шаблонов копии трудовой книжки на 2026 год посетите официальные ресурсы: Моё дело и КонсультантПлюс.