В деловой документообороте часто возникают ситуации, когда письмо необходимо направить не только основному получателю, но и второму или третьему адресату, для сведения, контроля или параллельной работы․ Однако оформление таких писем имеет свои строгие правила, которые зависят от того, отправляете ли вы бумажный документ или электронное сообщение․
В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить письмо в несколько адресов, почему слово «Копия» может стать грубой ошибкой, и как использовать скрытую копию (BCC) в электронной почте․
Оформление бумажного письма: правила ГОСТ и делопроизводства
При подготовке официальных бумажных писем необходимо опираться на Примерную инструкцию по делопроизводству․ Она четко регламентирует порядок указания нескольких получателей․
Главное правило: слово «Копия» не пишется!
Это самая частая ошибка в деловой переписке․ Согласно действующим нормам, слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается․ Сам факт расположения адресата на втором или последующем месте уже автоматически означает, что данный получатель знакомится с копией документа․
Сколько адресатов может быть в одном письме?
Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более 4 адресов․ Если вам нужно направить письмо большему количеству организаций или лиц, документ необходимо размножить и отправить отдельными экземплярами․
Как указывать адресатов?
- Первый адресат — это главный получатель, которому направляется оригинал (подлинник) письма для работы, исполнения или ответа․
- Второй, третий и четвертый адресаты — получают документ для сведения․ Они располагаются строго друг под другом в правом верхнем углу документа․
Как регистрируется такое письмо?
В системе электронного документооборота (СЭД) письмо с несколькими адресатами регистрируется:
- За одним регистрационным номером с одним первым адресатом․
- В регистрационно-контрольной карточке (РКК) документа делается текстовый комментарий о направлении копий для сведения другим организациям․
Второй вариант регистрации допускается, когда адресатов не более 4, и каждому из них направляется подлинник (подписанный документ)․ В таком случае каждому адресату присваивается свой индивидуальный регистрационный номер․
Образец оформления письма в два адреса
Ниже представлен правильный вариант оформления реквизита «Адресат» для бумажного письма․ Обратите внимание: слово «Копия» отсутствует!
ОБРАЗЕЦ:
Генеральному директору
ООО «Альфа»
Иванову И․И․
Директору филиала
ООО «Бета»
Петрову П․П․
Уважаемый Игорь Иванович! (обращение идет к первому адресату)
Текст письма․․․
Электронная переписка: поле «Копия» (CC) и «Скрытая копия» (BCC)
Если в бумажном делопроизводстве слово «Копия» под запретом, то в электронной почте всё иначе․ Почтовые сервисы имеют специальные поля, и их использование подчиняется другим правилам․
Поле «Копия» (CC)
В электронном письме получатели, указанные в поле «Копия», получают документ для сведения․ Главное свойство этого поля: все получатели видят адреса друг друга․ Это аналог бумажного письма, где второй адресат понимает, что письмо предназначено не только ему․
Поле «Скрытая копия» (BCC)
Скрытая копия письма — это специальная функция, которая используется, если вы отправляете письмо множеству адресатов, которые не должны знать друг о друге․
- Для чего нужно: рассылка коммерческих предложений большому числу клиентов, информирование партнеров-конкурентов, массовая рассылка сотрудникам․
- Как работает: Получатель, указанный в поле «Скрытая копия», получает письмо, но его адрес не видят другие получатели (ни из поля «Кому», ни из поля «Копия», ни другие получатели из поля «Скрытая копия»)․ Во втором случае личность дополнительных адресатов полностью скрыта․
Секрет массовой рассылки
Если вам нужно отправить индивидуальное письмо тысячам адресатов, решение простое: можно поставить все эти тысячи email-ов в скрытую копию․ А в поле «Кому» указать свой собственный адрес․ Так никто из клиентов не увидит чужих контактов, и соблюдается конфиденциальность․
Отслеживание отправки в СЭД и почтовых клиентах
В современных системах при рассылке нескольким адресатам формируется специальная табличная часть․ Во вкладке содержится информация по корреспондентам:
- Наименование ящика электронной почты;
- Статус у контрагента;
- Статус отправки письма;
- Аналогичные параметры для отправки копии письма․
Это позволяет отправителю точно знать, дошел ли документ до основного адресата и все ли получили свои копии для сведения․
Резюме
- В бумажном официальном письме не пишите слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами․ Максимум — 4 адресата на одном документе․
- В электронном письме используйте поле «Копия» (CC), если получатели могут знать друг о друге․
- Используйте поле «Скрытая копия» (BCC), если получатели не должны видеть чужие адреса (особенно при массовой рассылке)․
Соблюдение этих простых правил сделает вашу деловую переписку грамотной, профессиональной и соответствующей стандартам документооборота․