Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его стаж работы. Однако иногда работник не приносит её в момент приёма на работу, либо она теряется, повреждается. В таких случаях работодателю необходимо оформить акт об отсутствии трудовой книжки. Ниже представлена подробная инструкция, как правильно составить такой акт, а также готовый образец, который можно использовать в 2026 году.

Что такое акт об отсутствии трудовой книжки?

Акт об отсутствии трудовой книжки – это документ, в котором фиксируется факт того, что работник не предоставил трудовую книжку при приёме на работу, либо она отсутствует/повреждена. В акте указываются:

• данные работодателя (название, адрес, ИНН, КПП);
• данные работника (ФИО, дата рождения, паспортные данные);
• серия и номер трудовой книжки (если известны);
• причина отсутствия (утрата, повреждение, отсутствие в момент приёма);
• дата составления акта и подписи сторон.

Акт служит основанием для оформления новой трудовой книжки в соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса РФ.

Когда требуется оформлять акт?

1. При приёме на работу, если работник не предъявил трудовую книжку.
2. Если работник сообщает о потере или повреждении документа.
3. При увольнении, если работник отказался от ознакомления с документами и получения трудовой книжки;

Как правильно составить акт?

Ниже приведён пошаговый алгоритм:

1. Подготовка данных: соберите сведения о работодателе и работнике.
2. Выберите шаблон: используйте готовый образец (см. раздел «Образец акта»).
3. Заполните поля: аккуратно введите все данные, проверяя орфографию и правильность цифр.
4. Подписи: акт подписывается руководителем организации и работником (или его представителем).
5. Сохранение: сохраните документ в формате PDF и Word, а также распечатайте копию.

Образец акта об отсутствии трудовой книжки (2026 г.)

Ниже приведён готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор и заполнить.

Акт об отсутствии трудовой книжки

ОАО «РосТруд»
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
ИНН 7701234567, КПП 770101001

№ ___ от ____________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся, подтверждаем, что работник:


 
ФИО: ________________________________
 
Дата рождения: ___________________________
 
Паспорт: серия ___ № ___________ выдан ___________ (дата выдачи)
 
Серия и номер трудовой книжки: __________ (если известны)


не предоставил трудовую книжку при приёме на работу (дата приёма: ____________) и/или заявил о её потере/повреждении. Причина отсутствия: ________________________________;

В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса РФ, работник имеет право оформить новую трудовую книжку.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах: один хранится у работодателя, второй — у работника.

Подписи:

_________________________________
Руководитель организации

_________________________________
Работник (или представитель)

Где можно скачать пустые формы?

• Пустая форма в формате Word
• Пустая форма в формате PDF
• На портале Моё дело доступны актуальные версии шаблонов (редакция 1 от ).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить акт, если работник не пришёл на приём?

Да, акт можно оформить в момент приёма, если работник не предъявил трудовую книжку. В акте указывается дата приёма и причина отсутствия.

Что делать, если работник отказался от получения новой трудовой книжки?

В таком случае оформляется акт об отказе работника от получения трудовой книжки при увольнении (примерный образец можно найти на сайте Моё дело).

Нужен ли нотариальный заверка акта?

Никакой заверки не требуется. Акт является внутренним документом организации.

Акт об отсутствии трудовой книжки – важный инструмент, позволяющий работодателю соблюсти требования Трудового кодекса РФ и обеспечить правильное оформление трудовой книжки нового сотрудника. Используйте готовый образец, соблюдайте порядок заполнения и храните копии в соответствии с внутренними процедурами.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по кадрам или в юридический отдел вашей организации.