Согласование договора — один из важнейших этапов делового документооборота. От того, насколько грамотно и корректно составлено письмо с просьбой о согласовании, зависит скорость принятия решения и успешность дальнейшего сотрудничества. В этой статье мы подробно разберем, как правильно попросить согласовать договор, какие формулировки использовать и на что обратить особое внимание.

Что такое письмо о согласовании и зачем оно нужно?

Письмо с просьбой согласовать договор (или сопроводительное письмо к договору) выполняет две основные функции:

• Информационная — извещает контрагента или внутреннее подразделение о том, что проект договора готов к рассмотрению.
• Описательная — служит описью направленных документов (указывается название договора, количество листов, копий и приложений).

В крупных компаниях к процессу согласования привлекаются несколько сторон: юридический отдел, финансовая служба, руководство. Правильно составленное письмо помогает ускорить внутреннюю и внешнюю маршрутизацию документа.

Основные правила составления письма-просьбы

Деловая переписка требует соблюдения строгих стандартов. Чтобы ваше письмо не осталось без ответа, следуйте этим правилам:

Оформление на фирменном бланке

Как и большинство исходящей документации, письмо направляется на фирменном бланке организации. Если бланка нет, необходимо подробно указать все реквизиты компании (ИНН, ОГРН, юридический адрес, контакты).

Структура письма

1. Шапка: Должность, ФИО адресата, название его организации.
2. Приветствие: Начинать нужно со стандартного вежливого обращения (например: «Уважаемый Иван Иванович!»).
3. Преамбула: Указание основания для обращения.
4. Суть просьбы: Непосредственно просьба согласовать договор.
5. Опись приложений: Перечень направляемых документов.
6. Подпись: Завершает письмо подпись руководителя фирмы. Если организация применяет печать, ее также нужно проставить.

Рекомендуемые формулировки для писем-просьб

Чтобы письмо выглядело профессионально, используются устоявшиеся деловые обороты. Вот основные формулировки для преамбулы:

• Ссылаясь на Ваше письмо от…
• Позвольте сослаться в этой связи на Ваше E-mail сообщение от…
• Основанием для настоящего обращения является Ваш факс от…
• Как Вам, вероятно, известно, в ходе телефонного разговора между [ФИО] и [ФИО]…
• В рамках исполнения достигнутых договоренностей…
• Содержание устных договоренностей между..;

Для выражения основной просьбы подойдут следующие фразы:

• Направляем Вам на согласование следующие документы…
• Просим согласовать проект договора…
• Высылаем Вам на рассмотрение и согласование…

Особенности согласования изменений в договоре

Часто возникает необходимость согласовать не первоначальный текст, а изменения к нему (например, изменения проектного решения). В таких случаях порядок согласования может отличаться.

Например, если заказчик направляет ответ подрядчику с приложением письма проектировщика, а реализация изменения не может быть согласована без изменения стоимости строительства, в зависимости от договора на СМР возможно применить такую фразу:

«Для реализации проектного решения потребуются дополнительные расходы с оформлением актов о необходимости производства работ с оплатой в счет непредвиденных затрат».

Если договор уже прошел часть проверок, это обязательно нужно указать: «Данный договор уже согласован юридическим отделом компании (письмо от No10)».

Лист согласования: внутренний документ

Лист согласования составляют в двух случаях: при подготовке организационно-распорядительных документов внутри компании и при разработке проекта договора между контрагентами. Он представляет собой таблицу, в которой представители разных departments (Юрист, Финансист, Руководитель) ставят свои подписи и даты. Это гарантирует, что все стороны ознакомлены с текстом договора и не имеют возражений.

Образец письма с просьбой согласовать договор

Ниже представлен универсальный шаблон, который вы можете адаптировать под свои нужды.

Шаблон письма

Генеральному директору
ООО «Название Организации»
Иванову И. И.

Уважаемый Иван Иванович!

В рамках исполнения достигнутых договоренностей о сотрудничестве, направляем Вам на согласование проект договора на оказание консультационных услуг.

Проект договора составлен на 12 (двенадцати) листах в 2 (двух) экземплярах. Данный договор уже согласован юридическим отделом нашей компании (письмо от No45).

Просим Вас рассмотреть проект договора и в случае отсутствия замечаний направить в наш адрес подписанный экземпляр, либо письмо-согласие на заключение договора.

Приложение:
Проект договора на оказание консультационных услуг на 12 л. в 2 экз.
Спецификация к договору на 2 л. в 2 экз.

С уважением,

Директор ООО «Ваша Компания»
Петров П. П.
25 мая 2026 г.

Письмо-согласие (акцепт) и отзыв согласия

Если контрагент согласен с условиями, он направляет письмо-согласие на заключение договора (акцепт). Оно также оформляется на фирменном бланке и содержит четкое выражение согласия. Например: «ООО «Вершки-Корешки» в лице генерального директора Ватова Н. Д. выражает своё согласие на подписание договора аренды офисного здания…».

Бывает и так, что организация передумала. В таком случае направляется письмо, извещающее об отзыве согласия на заключение договора (об отзыве акцепта). Согласно ст. 439 ГК РФ, если акцепт получен адресатом, его можно отозвать, если извещение об отзыве поступило ранее или одновременно с самим акцептом. Формулировка может быть такой: «Учитывая указанные основания и причины, в соответствии со ст. 439 ГК РФ наш акцепт (наше согласие) заключить вышеупомянутый договор просим считать неполученным».

Грамотно составленное письмо с просьбой согласовать договор — залог эффективной деловой коммуникации. Используйте стандартные формулировки, четко описывайте суть просьбы и не забывайте про опись вложений. Это минимизирует риски недопонимания и значительно ускорит процесс подписания важных для вашего бизнеса документов.