Подшивание трудовых договоров уволенных сотрудников — это не просто формальность‚ а обязательное требование законодательства‚ связанное с хранением кадровой документации. Неправильное оформление‚ утеря или неправильная последовательность документов могут привести к штрафам при проверке трудовой инспекцией‚ сложностям при запросе информации бухгалтерией или судом‚ а также нарушению архивных норм. В этой статье мы подробно разберём‚ как правильно подшивать трудовые договоры уволенных сотрудников‚ какие документы включать‚ в каком порядке и на какой срок хранить.

Законодательная база

Основные нормы‚ регулирующие хранение и подшивание трудовых договоров‚ содержатся в следующих документах:

• Трудовой кодекс РФ — статья 62 (право работника на копии документов)‚ статья 84.1 (порядок расторжения трудового договора)‚ статья 22 (обязанности работодателя по хранению документов).
• Постановление Правительства РФ № 557 от — «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов‚ образующихся в деятельности организаций‚ с указанием сроков хранения».
• Приказ Росархива № 64 от — «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования архивных документов организаций».

Согласно Перечню № 557‚ трудовые договоры с уволенными сотрудниками хранятся 75 лет с момента прекращения трудовых отношений. Это один из самых длительных сроков хранения в кадровой документации.

Какие документы подшиваются вместе с трудовым договором?

Трудовой договор, это основной документ‚ но он не единственный. Для полноты личного дела уволенного сотрудника необходимо подшивать следующие документы:

1. Трудовой договор (оригинал или заверенная копия).
2. Дополнительные соглашения к трудовому договору (изменение должности‚ оклада‚ графика работы‚ перевода и т.д.).
3. Приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а).
4. Приказ об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а).
5. Записка-расчет (форма № Т-61) — подтверждение расчета всех выплат при увольнении.
6. Личная карточка работника (форма № Т-2).
7. Копия трудовой книжки (по желанию работодателя‚ но рекомендуется — для подтверждения стажа и оснований увольнения).
8. Согласие на обработку персональных данных (если оформлено отдельно).
9. Заявление об увольнении (если увольнение по инициативе работника или по соглашению сторон).
10. Протоколы‚ акты‚ служебные записки — если были связаны с увольнением (например‚ дисциплинарные взыскания‚ результаты аттестации).

Важно! Все дополнительные соглашения обязательно подшиваются непосредственно к своему трудовому договору‚ а не в отдельное дело. Иначе при архивной проверке документы могут быть признаны неполными.

Порядок подшивания: пошаговая инструкция

Шаг 1: Сбор документов по уволенному сотруднику

После увольнения сотрудника (в течение 3–5 рабочих дней) отдел кадров должен собрать все документы‚ связанные с его трудовой деятельностью. Проверьте‚ что:

• Все бумаги подписаны и заверены печатью (если требуется).
• Нет пропущенных подписей или дат.
• Копии трудовой книжки и приказов соответствуют оригиналам.

Шаг 2: Упорядочивание документов

Документы подшиваются в строгой хронологической последовательности:

1. Заявление об увольнении (если есть).
2. Дополнительные соглашения (в порядке их подписания).
3. Трудовой договор (оригинал).
4. Приказ о приеме на работу.
5. Личная карточка.
6. Записка-расчет.
7. Приказ об увольнении.
8. Копия трудовой книжки (если сделана).
9. Прочие документы (протоколы‚ акты и т.д.).

Важно! Документы не скрепляются скрепками — они подшиваются нитками (три отверстия по левому краю) или помещаются в папку с корешком и сшиваются на архивной машине. Это обеспечивает долговечность и соответствие архивным требованиям.

Шаг 3: Составление описи

Каждая папка с документами уволенного сотрудника должна сопровождаться описью (форма № ОП-7 или внутренняя форма организации). В описи указываются:

• ФИО сотрудника;
• Дата увольнения;
• Номер трудового договора;
• Перечень приложенных документов с указанием количества листов;
• Дата формирования дела;
• Подпись ответственного лица (кадровик/архивист).

Опись приклеивается на обложку папки или вкладывается внутрь первой страницей.

Шаг 4: Группировка по годам

После окончания календарного года (31 декабря) все папки с уволенными сотрудниками за этот год объединяются в одну общую папку или папки (в зависимости от объема).

Для крупных организаций (более 50 уволенных в год):

• Создается отдельная папка на каждый год.
• Внутри, папки с документами уволенных‚ отсортированные в алфавитном порядке фамилий.

Для малых организаций (менее 10 уволенных в год):

• Создается одна папка на 3–5 лет.
• Года разделяются листами-разделителями с надписью: «Уволенные за 2023 г.»‚ «Уволенные за 2024 г.» и т.д.
• Внутри каждого года — алфавитная сортировка.

Шаг 5: Передача в архив

Документы передаются в архив организации не позднее 1 апреля следующего года после окончания отчетного периода. При передаче составляется акт приема-передачи архивных дел (форма № ОП-7). В акте указываются:

• Наименование организации;
• Период (годы);
• Количество дел;
• Срок хранения (75 лет);
• Подписи представителя кадрового отдела и архивиста.

Архивист проверяет полноту комплектации‚ правильность подшивки и наличие описей. При выявлении ошибок, возвращает документы на доработку.

Особенности при увольнении по соглашению сторон

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) — один из самых распространённых способов прекращения трудовых отношений. При этом:

• Обязательно прилагается договор о расторжении трудового договора (соглашение сторон)‚ подписанный обеими сторонами.
• В приказе об увольнении указывается: «по соглашению сторон‚ п. 1 ст. 78 ТК РФ».
• В трудовой книжке делается запись: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон‚ п. 1 ст. 78 ТК РФ».

Все эти документы обязательно подшиваются в личное дело уволенного‚ как и при любом другом основании увольнения. Отдельного порядка подшивания для этого случая нет — он такой же‚ как и для других.

Хранение и доступ к документам

После передачи в архив трудовые договоры уволенных сотрудников хранятся в специальных архивных шкафах с контролем температуры и влажности. Доступ к ним ограничен:

• Только уполномоченным лицам (архивист‚ кадровик‚ юрист).
• При наличии письменного запроса (например‚ от ФСС‚ ПФР‚ суда‚ налоговой).
• С оформлением акта выдачи документов.

Копии документов выдаются только по запросу работника или его наследников‚ при наличии удостоверяющих документов.

Частые ошибки и как их избежать

1. Ошибка: Подшивка документов без описи.
   Решение: Всегда составляйте опись — это требование архивных правил.
2. Ошибка: Использование скрепок или кнопок.
   Решение: Только ниточное подшивание или архивные папки с корешком.
3. Ошибка: Смешивание документов разных лет в одной папке без разделителей.
   Решение: Разделяйте по годам, это упрощает поиск и проверку.
4. Ошибка: Не подшиваются дополнительные соглашения.
   Решение: Каждое соглашение — к своему договору. Без них дело считается неполным.
5. Ошибка: Не передаются в архив в срок.
   Решение: Установите внутренний регламент: до 1 апреля — передача дел за прошлый год.

Подшивание трудовых договоров уволенных сотрудников — это не рутинная задача‚ а важная часть кадрового и архивного учета. Правильно оформленные и хранящиеся документы защищают работодателя от претензий‚ проверок и судебных исков. Соблюдение порядка подшивки‚ наличие полного комплекта документов‚ своевременная передача в архив и грамотная опись — это основа профессиональной работы кадровой службы;

Помните: Трудовой договор уволенного сотрудника — это не просто бумага. Это юридическое доказательство отношений между работником и работодателем‚ которое может понадобиться через 10‚ 20‚ 50 лет. Ответственность за его сохранность лежит на вас.

Рекомендуем ежеквартально проводить внутреннюю проверку комплектации дел уволенных сотрудников и обучать кадровиков основам архивного дела. Это сэкономит время‚ деньги и нервы в будущем.