Диадок — это популярная в России система электронного документооборота (СЭД), которая позволяет юридически значимо обмениваться документами, включая договоры, с контрагентами. Отправка договора через Диадок, стандартная и удобная процедура. Вот как это сделать правильно.
Подготовка к отправке: что нужно сделать в первую очередь
Перед отправкой убедитесь, что выполнены все необходимые условия:
- У вас есть аккаунт в Диадоке. Если его нет, необходимо зарегистрироваться как пользователь юридического лица.
- Ваш контрагент также подключен к Диадоку. Без этого обмен документами невозможен. Уточните у партнера его статус в системе.
- Договор подготовлен в правильном формате. Для отправки через Диадок документ должен быть в одном из поддерживаемых форматов: PDF, DOC/DOCX, XLS/XLSX, JPEG, PNG, TIFF. Рекомендуется использовать PDF, так как он сохраняет форматирование и сложнее подделать.
- Документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Это ключевое требование для юридической силы договора. Подпись должна быть действительной и не истекшей. Если вы отправляете проект договора на согласование, подпись может не требоваться.
Пошаговая инструкция по отправке договора
Шаг 1: Создание нового документа в Диадоке
Войдите в свой личный кабинет Диадока. На главной странице или в разделе «Документы» найдите кнопку «Создать» или «Отправить документ».
Шаг 2: Загрузка файла договора
В открывшемся окне загрузите подготовленный файл договора с вашего компьютера. Система проверит его на соответствие форматам и наличие ЭП (если требуется).
Шаг 3: Выбор контрагента
В поле «Кому» (или «Контрагент») начните вводить название организации или ИНН вашего партнера. Диадок предложит варианты из своей базы. Выберите нужного контрагента. Если его нет в списке, вам нужно сначала обменяться с ним реквизитами (создать «связку»).
Шаг 4: Указание типа документа и темы
- В поле «Тип документа» выберите «Договор» или более конкретный тип (например, «Договор поставки», «Договор оказания услуг»). Это важно для правильной маршрутизации и поиска.
- Заполните поле «Тема» или «». Укажите краткое и понятное название, например: «Договор №123 от на поставку оборудования». Это поможет вам и контрагенту быстро найти документ.
Шаг 5: Настройка параметров отправки (важный этап)
Обратите внимание на следующие опции:
- Требовать подтверждение получения. Включите эту опцию, чтобы система уведомила вас, когда контрагент получил договор.
- Требовать подпись. Если вы отправляете договор для подписания, обязательно установите этот флажок. Вы сможете указать, кто именно должен подписать документ (например, «Генеральный директор»).
- Дополнительные реквизиты. При необходимости укажите номер вашего внутреннего договора, проект, смету и т.д. Эти данные будут привязаны к документу.
Шаг 6: Отправка
После заполнения всех полей нажмите кнопку «Отправить».
Что происходит после отправки?
После отправки договор попадает в раздел «Исходящие» вашего личного кабинета. Его статус будет меняться:
- «Отправлен», документ передан в Диадок, но контрагент его ещё не получил.
- «Доставлен» — контрагент получил уведомление о новом документе.
- «Подписан» — контрагент подписал договор своей ЭП. Вы получите подписанную версию.
- «Отклонён», контрагент вернул документ с комментариями (например, для правок).
Возможные проблемы и их решение
- Контрагент не найден. Убедитесь, что вы правильно вводите название или ИНН. Если контрагент новый, вам нужно сначала обменяться реквизитами через раздел «Связки» или попросить его отправить вам любой документ для установления связи.
- Ошибка при проверке ЭП. Проверьте срок действия вашей УКЭП, убедитесь, что она привязана к правильному сертификату. Возможно, требуется обновление корневых сертификатов в Диадоке.
- Контрагент не подписывает. Напомните ему о необходимости подписания. Убедитесь, что у него также есть действующая УКЭП и он знает процесс подписания входящих документов.
- Документ не соответствует формату. Пересохраните договор в PDF (например, через «Печать» -> «Сохранить как PDF»). Убедитесь, что файл не повреждён.
Краткий итог и советы
Отправка договора в Диадоке — это быстрый и безопасный процесс, если:
- Вы и ваш контрагент подключены к системе.
- Договор находится в корректном формате (PDF предпочтительнее).
- У вас есть действующая усиленная квалифицированная электронная подпись.
- Вы внимательно заполняете все поля при создании документа, особенно тип и тему.
Использование Диадока для обмена договорами экономит время, исключает потерю бумажных носителей и обеспечивает юридическую чистоту сделки.
Примечание: Интерфейс и некоторые детали процесса могут незначительно меняться в зависимости от версии Диадока и тарифного плана вашей организации. Актуальную информацию всегда смотрите в официальной справке Диадока или у вашего системного администратора.