В делопроизводственной практике часто возникает необходимость получения подписи и печати на втором экземпляре документов. Такой запрос обычно формулируется как «просьба подписать и вернуть второй экземпляр образец». Ниже подробно рассматриваем, зачем это делается, как правильно оформить запрос и какие инструменты (штампы, бланки) используются.
Зачем нужен второй экземпляр?
Согласно рекомендациям, сопроводительные документы (акт выполненных работ, договор, протокол разногласий и др.) лучше оформлять в двух экземплярах:
- Один экземпляр остаётся у получателя.
- Второй экземпляр подписывается, ставится печать и возвращается отправителю.
Это упрощает контроль за получением документов и позволяет быстро подтвердить факт их получения.
Примеры ситуаций
Возврат второго экземпляра может потребоваться в следующих случаях:
- Подписание договора с контрагентом.
- Подтверждение получения акта выполненных работ.
- Возврат документов после их утери или повреждения.
- Заверение подписью и печатью сопроводительных бумаг.
Как правильно составить просьбу?
Текст просьбы обычно включает несколько обязательных элементов:
- Обращение к получателю.
- Указание на необходимость подписи.
- Указание, что второй экземпляр нужно вернуть.
- Адрес и сроки возврата.
- Подпись и печать отправителя.
Пример типового письма:
Уважаемый господин Иванов! Просим подписать и вернуть второй экземпляр акта выполненных работ в срок до 01 апреля 2025 года. Вернуть документ необходимо по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 10, отдел бухгалтерии. С уважением, И.И. Иванов Директор ООО «Пример»
Шаблоны для Word
Для удобства многие компании используют готовые шаблоны в формате Word. Они позволяют быстро заменить поля (ФИО, дата, адрес) и добавить нужные подписи.
Штампы и другие инструменты
Для обозначения необходимости возврата часто используют специальные штампы; На рынке представлены модели:
- Штамп «Вернуть с подписью и печатью» – 36×12 мм.
- Штамп «Просим наш экземпляр подписать и вернуть по адресу» – 45×16 мм.
- Штамп «Просьба вернуть второй экземпляр» – часто применяется в 2022‑2026 годах.
Купить такие штампы можно, например, на OZON по доступным ценам.
Пример использования штампа
После подписи документа на втором экземпляре ставят штамп «Просьба вернуть», после чего отправляют его по указанному адресу.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие указания срока возврата. – укажите конкретную дату.
- Недостаточная подпись. – подпись должна быть читаемой и соответствовать оригиналу.
- Отсутствие печати. – если документ требует печати, её необходимо поставить до отправки.
- Неправильный адрес. – проверьте орфографию и наличие номера дома.
Часто задаваемые вопросы
- Возврат по почте или курьером? – оба способа допустимы, но рекомендуется использовать уведомление о вручении для подтверждения получения.
- Можно ли вернуть электронный документ? – в электронном виде обычно подписывают только один экземпляр; второй экземпляр обычно остаётся бумажным.
- Что делать, если документ потерян? – в письме укажите, что второй экземпляр был утерян, и запросите его повторную выдачу.
Запрос «просьба подписать и вернуть второй экземпляр образец» – это стандартная процедура в делопроизводстве, позволяющая обеспечить контроль за получением важных документов. Правильное оформление письма, использование штампов и соблюдение сроков помогут избежать недоразумений и ускорить работу с контрагентами.
Для более удобного оформления рекомендуется пользоваться готовыми шаблонами в Word и приобретать необходимые штампы на специализированных площадках.