В процессе развития бизнеса компании часто сталкиваются с необходимостью расширения географии своей деятельности. Для этого создаются обособленные подразделения. Согласно российскому законодательству, обособленные подразделения делятся на две основные категории: филиалы, представительства, и иные обособленные подразделения. В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой «иное» обособленное подразделение, чем оно отличается от филиала, как создается и какие налоговые последствия влечет за собой.
Что такое иное обособленное подразделение?
Определение обособленного подразделения содержится в пункте 2 статьи 11 Налогового кодекса РФ, а также в статье 55 Гражданского кодекса РФ. Если филиалы и представительства регулируются нормами гражданского права и должны быть указаны в ЕГРЮЛ, то иное обособленное подразделение — это сугубо налоговое понятие.
Чтобы территориально удаленная структура была признана иным обособленным подразделением, она должна одновременно соответствовать двум критериям:
- Территориальная обособленность — подразделение находится вне места нахождения самого юридического лица (головного офиса).
- Оборудованность стационарных рабочих мест — создание рабочих мест, оснащенных необходимыми средствами, для выполнения трудовых функций.
Что такое «стационарное рабочее место»?
Очень важно понимать термин «стационарное рабочее место». Это рабочее место, созданное на срок более одного месяца. При этом рабочее место считается созданным, если:
- Подразделение находится по адресу, отличному от адреса головной организации.
- На этом месте организовано регулярное присутствие работника. Например, установлено рабочее время, оборудовано рабочее кресло, компьютер, телефон и т.д.
Если работник просто выезжает на короткие встречи к контрагентам или выполняет работу на дому без создания специального рабочего места работодателем, обособленное подразделение не возникает.
Отличие от филиала и представительства
Многие путают иные обособленные подразделения с филиалами. Разница между ними принципиальная:
- Филиал и представительство — выполняют часть или все функции юридического лица (в т.ч. представительские), наделены имуществом, действуют на основании утвержденного Положения и подлежат внесению в ЕГРЮЛ. Их руководители действуют по доверенности.
- Иное обособленное подразделение — не имеет статуса филиала или представительства, не вносится в ЕГРЮЛ, не требует утверждения отдельного Положения о нем. Для налоговых органов достаточно факта создания стационарного рабочего места вне места нахождения головного офиса.
Порядок создания и регистрации
Создание иного обособленного подразделения не требует внесения изменений в учредительные документы. Однако уведомить налоговую инспекцию необходимо в обязательном порядке.
Шаги по открытию подразделения:
- Принятие решения — руководитель организации издает приказ о создании обособленного подразделения.
- Уведомление ИФНС, в налоговую инспекцию по месту нахождения головной организации подается сообщение по форме № С-09-3-1. На это дается 1 месяц со дня создания стационарного рабочего места.
- Постановка на учет — ИФНС самостоятельно передаст сведения в налоговую по месту нахождения подразделения, и та поставит его на учет в течение 5 рабочих дней.
Важно: За несвоевременное уведомление налоговой о создании обособленного подразделения предусмотрены штрафные санкции (ст. 116 НК РФ — 10 000 рублей, а при нарушении срока подачи более чем на 90 дней — 40 000 рублей).
Налоговые аспекты и уплата налогов
Наличие обособленного подразделения напрямую влияет на порядок уплаты налогов и представления отчетности.
Налог на прибыль
По общему правилу, уплата авансовых платежей и налога на прибыль осуществляется через головную организацию. Однако закон позволяет выбрать иной порядок. Организация может уведомить ИФНС о том, что налог на имущество и прибыль будет перечисляться через головное подразделение, а не через обособленное. Для этого до конца года, предшествующего налоговому периоду, необходимо подать в налоговую соответствующее заявление.
НДФЛ и страховые взносы
Начиная с 2020 года, уплата НДФЛ и страховых взносов за работников обособленного подразделения, как правило, производится по месту нахождения головной организации. Исключение составляют отдельные случаи, связанные с территориальным признаком, однако базовый порядок централизован.
Налог на имущество
Налог на имущество, находящееся на балансе иного обособленного подразделения, уплачивается по месту нахождения этого имущества (и подразделения соответственно).
Договор ГПХ и обособленное подразделение
Частый вопрос у работодателей: Необходимо ли открывать обособленное подразделение при заключении договора ГПХ (гражданско-правового характера) с физическим лицом по месту оказания услуг, если это место не совпадает с адресом головного офиса?
Ответ: Нет, не нужно. Лица, выполняющие работы или оказывающие услуги по договорам гражданско-правового характера, не являются работниками в смысле трудового законодательства. Следовательно, для них не создаются стационарные рабочие места, и условия для признания обособленного подразделения (по смыслу НК РФ) не выполняются. Риски возникновения подразделения возникают только при заключении трудового договора и фактическом допуске работника к стационарному рабочему месту.
Перевод сотрудников в обособленное подразделение
При необходимости перевода сотрудника из головного офиса в иное обособленное подразделение необходимо правильно оформить кадровые документы. В программах кадрового учета, таких как 1С: Бухгалтерия, этот процесс автоматизирован, но юридически он включает:
- Получение письменного согласия работника на перевод (если это другой населенный пункт — обязательно).
- Издание приказа о переводе (форма Т-5).
- Внесение записи в личную карточку работника (если подразделение находится в другой местности, запись в трудовую книжку не вносится, так как работодатель остается тем же).
Особенности для государственных унитарных предприятий (ГУП)
Порядок создания филиала или обособленного подразделения государственным унитарным предприятием имеет свои нюансы. Прежде всего отметим, что законодательно закреплены формы обособленных подразделений для ГУПов, и их создание часто требует согласования с собственником имущества (государственным органом или органом местного самоуправления). Для ГУП создание филиала или представительства возможно только с разрешения уполномоченного органа, в то время как создание «иного обособленного подразделения» (без наделения функциями филиала) может быть проще с точки зрения согласований, но требует строгого соблюдения налоговых процедур.
Иное обособленное подразделение юридического лица — это удобный инструмент для ведения бизнеса в других регионах без сложной бюрократической процедуры регистрации филиала. Главное правило для руководителя и бухгалтера, внимательно следить за фактом создания стационарного рабочего места вне головного офиса и своевременно (в течение месяца) уведомлять об этом налоговую инспекцию. Это позволит избежать штрафов и обеспечить корректную уплату налогов и сдачу отчетности.