Трудовой договор — это основной документ, регулирующий отношения между работником и работодателем. Его правильное хранение является не только организационной, но и юридической обязанностью сторон. Несоблюдение порядка хранения может привести к административной ответственности и сложностям при разрешении трудовых споров.
С 12 марта 2026 года вступает в силу значимое изменение — Закон РК от 9 января 2026 года № 257-VIII, вносящий поправки в Трудовой кодекс Республики Казахстан. Эти поправки уточняют и детализируют требования к документам, в т.ч. к хранению трудовых договоров, особенно в условиях широкого внедрения электронного документооборота.
Нормативная база
Основные правила закреплены в:
- Трудовом кодексе РК (статьи 27, 28, 242).
- Законе РК «О документации и архивном деле»;
- Законе РК от № 257-VIII (вступает в силу ).
- Внутренних правилах и локальных нормативных актах организации.
Кто и где обязан хранить трудовой договор?
Работодатель (организация, ИП)
Обязан создать и поддерживать систему хранения всех трудовых договоров. Порядок зависит от формы договора:
- Бумажный вариант: хранится в отделе кадров (отдел human resources) в сейфах или специально отведённых шкафах, защищённых от несанкционированного доступа, пожаров и влаги. Документы комплектуются в дела в порядке, установленном архивным законодательством.
- Электронный вариант (с ): хранится в сертифицированной и защищённой системе электронного документооборота (СЭД) или в государственной информационной системе (например, «Электронное правительство»). Ключевое требование, гарантия конфиденциальности, целостности и доступности данных на весь срок хранения. Обязательно резервное копирование.
Работник
Работник также имеет право на свою копию трудового договора (оригинал или заверенную копию). Рекомендуется хранить её в личном деле или другом безопасном месте. При утере у работодателя должен быть предоставлен дубликат.
Сроки хранения: ключевое правило
Сроки хранения регулируются Перечнем типовых архивных документов и ТК РК. Основные положения:
- Трудовой договор хранится не менее 5 лет после увольнения работника (дата прекращения трудовых отношений).
- Если в договоре есть условия, срок действия которых превышает 5 лет (например, о неконкуренции), документ хранится до истечения срока действия этих условий.
- Для отдельных категорий (госслужащие, работники с секретными сведениями) могут действовать увеличенные сроки.
- Закон № 257-VIII (с ) вводит чёткие требования к срокам хранения электронных копий и процедурам их уничтожения после истечения срока.
Что делать при утере или повреждении договора?
Если оригинал утерян или повреждён у работодателя:
- На основании заявления работника (или по инициативе работодателя) оформляется дубликат трудового договора.
- Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.
- В дубликате делается отметка: «Дубликат. Оригинал не действует» (или аналогичная).
Если утеряна копия у работника, он вправе запросить у работодателя заверенную копию.
Последствия нарушения порядка хранения
Нарушение правил хранения (утрата, несоблюдение сроков, ненадлежащая защита электронных документов) влечёт:
- Административную ответственность по статье 242 ТК РК (для должностных лиц и ИП — штрафы, для юридических лиц — более крупные штрафы).
- Проблемы при доказывании условий труда, размера заработной платы, даты приёма/увольнения в суде или при проверках госорганов (трудовая инспекция, прокуратура).
- Риск утраты доказательств при разрешении индивидуальных трудовых споров.
Практические рекомендации
- Для работодателя:
- Назначьте ответственного за хранение кадровых документов.
- Обеспечьте физическую и техническую защиту документов.
- Внедрите регламент по работе с электронными трудовыми договорами в соответствии с Законом № 257-VIII.
- Регулярно проводите инвентаризацию дел.
- Для работника:
- Получите и храните свою копию трудового договора.
- При смене работы убедитесь, что ваше дело передаётся в архив с соблюдением сроков.
Порядок хранения трудового договора — это строго регламентированный процесс, направленный на защиту прав обеих сторон. С 12 марта 2026 года требования станут ещё более конкретными в части электронного документооборота. Соблюдение сроков (минимум 5 лет после увольнения), использование надёжных систем хранения и своевременное оформление дубликатов — ключевые элементы правовой безопасности как для работодателя, так и для работника.
Примечание: Настоящая статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом, специализирующимся на трудовом праве РК.