Увольнение сотрудников ⏤ стандартная процедура в любой организации. После расторжения трудового договора все документы необходимо должным образом учесть, обработать в соответствии с требованиями законодательства, личное дело уволенного работника закрыть и подготовить к передаче в архив.

Срок хранения договоров

Срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников составляет 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства. Если договор был заключен до 1 января 2003 года, то срок хранения составляет 75 лет, если после 1 января 2003 года, то 50 лет.

Порядок хранения договоров

Законодательством не установлен определенный порядок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников. Однако на практике чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника. Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Формирование дел

Все дела уволенных сотрудников должны формироваться в отдельные номенклатурные дела с начала и до конца года. Ничего никуда не выдергивается. Всё остается в деле.

Хранение в архиве

Дела уволившихся сотрудников передают на хранение в архив. Документы личного дела подшивают на четыре прокола в твердую обложку из картона. В архиве дела хранятся в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

Выдача документов

Выдача документов сотрудникам организации (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией) осуществляется под расписку с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица.

Обработка и уничтожение документов

Периодически необходимо проводить обработку и уничтожение документов, которые не подлежат хранению. Это необходимо для освобождения места в архиве и предотвращения утечки конфиденциальной информации.

Итак, хранение договоров уволенных сотрудников ― важная задача для любой организации. Срок хранения договоров составляет 50 или 75 лет, и они должны храниться в личном деле сотрудника. Дела уволенных сотрудников передают на хранение в архив, где они хранятся в запираемых шкафах. Выдача документов осуществляется под расписку с разрешения руководителя организации.

• Срок хранения договоров: 50 или 75 лет
• Порядок хранения договоров: в личном деле сотрудника
• Формирование дел: в отдельные номенклатурные дела с начала и до конца года
• Хранение в архиве: в запираемых шкафах
• Выдача документов: под расписку с разрешения руководителя организации