Вопрос о том, какую именно печать следует ставить на договорах, часто вызывает горячие споры между контрагентами. С одной стороны, законодательство РФ постепенно отходит от обязательного использования печатей, а с другой — многие компании по-прежнему требуют скреплять документы «главной», так называемой гербовой печатью, и категорически не принимают оттиски «для документов». В этой статье мы подробно разберем, как правильно действовать в подобных ситуациях, какие существуют юридические нюансы и как избежать недопонимания с партнерами.
Главная печать или печать «для документов»: есть ли разница?
Частая ситуация: юрист контрагента звонит и требует в договоре вместо печати «для договоров» или «для документов» поставить основную печать (гербовую). Аргументы обычно звучат так: дополнительные печати якобы могут использоваться юридическими лицами исключительно в качестве внутренних, а для внешних документов подходит только главная.
Как обстоит дело на самом деле?
Законодательством не регулируется вопрос, какая именно документация скрепляется основной печатью, а какая — дополнительной. Закон не делит печати на «для внутренних» и «для внешних» документов. Если у компании есть несколько печатей, и на договоре стоит оттиск «для документов», договор не теряет своей юридической силы (если иное прямо не предусмотрено законом или самим договором). Чем грозит то, что в договоре будет стоять печать «для документов»? Практически ничем, если это не противоречит вашим внутренним правилам и условиям сделки.
Обязательно ли ставить печать на договоре?
С 2013 года печать для ООО и АО перестала быть обязательным атрибутом. Компании имеют право работать без нее. Однако на практике большинство организаций продолжают использовать печати «для пущей важности» и для тех контрагентов, кто не в курсе изменения правил.
Есть два важнейших нюанса, о которых нужно помнить:
- Наличие отметки «М.П.». Если в форме договора предусмотрены буквы «М.П.» (место печати), то считается, что скрепление договора печатью предусмотрено соглашением сторон. Отсутствие оттиска при таких обстоятельствах расценивается как несоблюдение простой письменной формы сделки. Это означает, что в случае судебного спора вы не сможете ссылаться на свидетельские показания в доказательство заключения сделки.
- Прямое требование закона. Из общего правила бывают исключения: для каких-то разновидностей документов необходимость оттиска печати может прямо оговариваться нормативным правовым актом. В таких случаях печать обязательна, и пренебрегать ею нельзя.
Куда правильно ставить печать в договоре?
От правильного размещения оттиска на бумаге зависит аккуратность документа и его читаемость. Запомните базовые правила:
- Печать ставится после всех подписей. Подпись руководителя или уполномоченного лица организации, а также подписи контрагентов ставятся до приложения печати.
- Печать прикладывается к подписи. Она должна захватывать часть подписи (чтобы нельзя было подделать подпись после постановки печати) и часть реквизитов должности подписывающего.
- Не перекрывайте текст. Оттиск должен оставлять читаемым текст договора, ФИО подписанта и его должность.
Как избежать споров с контрагентами?
Чтобы не вступать в долгие переписки с юристами партнеров по сделке, требующими «главную» печать, специалисты рекомендуют следующий алгоритм действий:
Во избежание возможных недопониманий направьте партнерам по сделке перед подписанием соглашения официальное письмо. В нем укажите, что согласно внутренней документации вашей организации (Уставу, Положению о печати), договоры скрепляются оттиском «Для документов». Это снимет претензии до того, как они возникнут.
Внутренний регламент, ваш главный помощник
Если печатей в компании несколько, чтобы не возникало путаницы, какую печать на какой документ нужно ставить, лучше издать приказ или утвердить Положение о порядке использования печатей и штампов. В этом документе пропишите:
- Как выглядит основная печать и где она хранится;
- Перечень документов, на которых ставится основная печать;
- Перечень документов, скрепляемых печатью «для документов», «для договоров» и т.д.
Наличие такого положения позволит вам легко отклонить необоснованные претензии к вашим документам и аргументированно ответить любому проверяющему.
На каких документах печать ставить НЕ нужно?
Многие хотят составить список документов, на которых нельзя ставить дополнительную или основную печать. Как отмечает эксперт Алешина Ольга, на большинстве текущих документов печать ставить точно не надо. На некоторых она стала не обязательной, но по привычке ее продолжают ставить.
К таким документам обычно относятся:
- Первичная бухгалтерская документация (накладные, акты приема-передачи, УПД), если компания отказалась от печати;
- Внутренние приказы и распоряжения;
- Обычная деловая переписка;
- Кадровые документы (за исключением трудовых книжек, где печать обязательна по закону).
Выбор печати для договора — это вопрос вашего внутреннего комфорта и договоренностей с контрагентами. Закон не запрещает ставить на договоры печать «для документов», и она имеет ровно ту же юридическую силу, что и основная. Главное — соблюсти простую письменную форму (если есть отметка М.П. — печать нужна), правильно расположить оттиск на листе и заранее уведомить партнеров о правилах документооборота в вашей компании.