Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Фиксация трудового договора – это не просто формальность, а важный этап, который обеспечивает юридическую защиту как работодателя, так и работника. Правильно оформленный и зафиксированный документ подтверждает возникновение трудовых отношений, определяет права и обязанности сторон и служит основанием для начисления заработной платы, предоставления отпусков, больничных и других социальных гарантий.

Что такое трудовой договор и почему его нужно фиксировать

Трудовой договор – письменное соглашение между работником и работодателем, в котором прописаны существенные условия труда (место работы, должность, оклад, режим работы и т.д.). Согласно ст. 67 ТК РФ договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах.

Фиксация договора подразумевает:

подписание документа обеими сторонами;
регистрацию (при необходимости) в кадровой службе или в системе электронного документооборота;
хранение одного экземпляра у работника, второй – у работодателя в личном деле сотрудника;
внесение данных о договоре в учётные системы (табель, 1С, КЭДО и т.п.).

Этапы фиксации трудового договора

Подготовка к заключению договора

Перед тем как приступить к оформлению, необходимо:

определить вид договора (срочный, бессрочный, на определённый вид работ и т.д.);
согласовать с юридическим отделом или юристом соответствие условий действующему законодательству;
подготовить необходимые реквизиты сторон (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, ФИО работника, паспортные данные, СНИЛС).

Составление текста договора

В договоре должны быть отражены все обязательные условия, указанные в ст. 57 ТК РФ:

наименование сторон;
место работы (структурное подразделение, адрес);
трудовая функция (должность, профессия, специальность);
дата начала работы;
размер и система оплаты труда (оклад, надбавки, премии, порядок выплаты);
режим работы и отдыха (график, продолжительность рабочей недели, перерывы);
условия труда (характер работы, вредные и опасные факторы, результаты спецоценки условий труда – СОУТ);
гарантии и компенсации (компенсация за вредные условия, дополнительные отпуска, доплаты за сверхурочную работу);
срок действия договора (для срочных договоров);
иные условия по соглашению сторон (конфиденциальность, испытательный срок, обучение и т.д.).

При наличии результатов спецоценки условий труда (СОУТ) в договор необходимо включить выявленные производственные факторы и соответствующие гарантии/компенсации (см. рекомендации Контур).

Согласование и утверждение

После составления проекта договора:

документ передаётся на согласование юристу или кадровому специалисту;
при необходимости вносятся правки и дополнения;
согласованный вариант утверждается руководителем подразделения или директором по персоналу.

Подписание договора

Договор подписывается в двух экземплярах:

один экземпляр остаётся у работника;
второй – у работодателя (в личном деле сотрудника).

Подписи ставятся ручкой или электронной подписью (если используется КЭДО). При электронном подписании необходимо обеспечить наличие квалифицированной электронной подписи у обеих сторон и соблюсти требования ст. 6 ТК РФ о форме электронного документа.

Регистрация и внедрение в кадровые системы

После подписания:

данные о договоре вносятся в кадровый учёт (табель, приказ о приёме на работу);
при использовании электронного документооборота договор загружается в систему КЭДО, где сохраняется с отметкой о времени и дате подписания;
в бухгалтерии формируются реквизиты для начисления заработной платы (банковские реквизиты сотрудника, указанные в договоре).

Хранение и доступ к документу

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовой договор хранится в течение всего периода работы сотрудника и ещё 50 лет после его увольнения (или 75 лет при работе во вредных условиях).

Рекомендации по хранению:

бумажный экземпляр – в огнестойком шкафу или архиве с ограниченным доступом;
электронный экземпляр – в защищённой базе КЭДО с резервным копированием и контролем версий;
обеспечить возможность быстрого предоставления документа по запросу работника, трудовой инспекции или суда.

Особенности фиксации в электронном виде (КЭДО)

Если организация подключена к кадровому электронному документообороту, процесс фиксации упрощается:

договор формируется в шаблоне системы;
стороны подписывают документ квалифицированной электронной подписью;
система автоматически фиксирует дату и время подписания, сохраняет хеш‑сумму документа для подтверждения его неизменности;
данные о договоре сразу попадают в кадровые и бухгалтерские модули (расчёт зарплаты, отпусков, больничных).

Важно: электронный формат не меняет содержания договора и не освобождает от соблюдения всех требований ТК РФ.

Типичные ошибки при фиксации трудового договора и как их избежать

Ошибка	Последствия	Как избежать
Отсутствие одного из обязательных условий (например, не указан режим работы)	Договор может быть признан недействительным; необходимость заключения дополнительного соглашения	Проверять договор по чек‑листу из ст. 57 ТК РФ перед подписанием
Подписание только одной стороны	Отсутствие доказательства согласия работника	Обеспечить одновременное подписание или использовать КЭДО с подтверждением обеих сторон
Неправильное указание реквизитов организации (ИНН, КПП)	Проблемы при начислении налогов и взносов	Сверить реквизиты с выпиской из ЕГРЮЛ/ЕГРИП
Отказ от внесения результатов СОУТ в договор	Нарушение гарантий и компенсаций за вредные условия	Включать в договор выявленные производственные факторы и соответствующие выплаты
Нарушение срока хранения документа	Штрафы со стороны трудовой инспекции	Ввести в регламент хранения сроки 50/75 лет и автоматизировать напоминания в системе КЭДО

Фиксация трудового договора: этапы и важные аспекты