Электронная трудовая книжка (ЭТК) официально введена в России с 1 января 2023 года. С этого момента каждый работник имеет право получать сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде. Для перехода от бумажного к электронному формату необходимо подать работодателю письменное заявление.
Содержание статьи
- Правовая база: какие нормы регулируют ЭТК
- Кому и когда нужно подавать заявление
- Пошаговый порядок подачи заявления
- Образец заявления (2023 год)
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие электронную трудовую книжку:
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – устанавливает право работника получать сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде.
- Приказ Минтруда России от № 320 – утверждает форму трудовой книжки нового образца и порядок её ведения в электронном виде.
- Постановление Правительства РФ от № 2265 – определяет порядок передачи сведений о трудовой деятельности в электронном виде через систему «Электронный кадровый документооборот» (ЭКД).
Кому и когда нужно подавать заявление
Заявление может подать любой наемный работник, у которого:
- Есть бумажная трудовая книжка, но он желает перейти на электронный формат;
- Трудовой договор заключён после 1 января 2023 года (в этом случае ЭТК оформляется сразу);
- Работодатель уже использует систему ЭКД, но работник ещё не выразил согласие на электронный способ ведения.
Заявление подаётся в любой момент, но рекомендуется сделать это в течение трёх рабочих дней после начала работы в новой организации.
Пошаговый порядок подачи заявления
Шаг 1. Подготовка заявления
Для подачи заявления достаточно написать его в свободной форме, соблюдая структуру, приведённую в образце ниже. В документе обязательно указать:
- ФИО работника полностью;
- Трудовой номер (если имеется) и серию/номер бумажной трудовой книжки;
- Наименование работодателя и ИНН/КПП;
- Точную формулировку о желании вести трудовую книжку в электронном виде;
- Подпись и дату.
Шаг 2. Согласование с работодателем
Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение трёх рабочих дней. После согласования он вносит запись в электронную систему и, если работник просит, выдаёт бумажную трудовую книжку обратно.
Шаг 3. Регистрация в системе ЭКД
Работодатель регистрирует сведения о трудовой деятельности работника в единой государственной системе «Электронный кадровый документооборот». После регистрации работнику приходит уведомление (SMS/Email) с инструкциями по доступу к ЭТК.
Шаг 4. Проверка и подтверждение
Работник входит в личный кабинет на портале Госуслуги и проверяет корректность записей. При обнаружении ошибок необходимо подать заявление о корректировке (форма СТД‑Р).
Образец заявления на ведение электронной трудовой книжки (2023 год)
ЗАЯВЛЕНИЕ о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде Г. ____________ «____» ___________ 2023 г. Я, ____________ (ФИО полностью), дата рождения: __.__.____, паспорт: серия ___ № __________, выдан ________________, регистрационный номер (если есть) ___________, трудовая книжка (серия ___ № __________), прошу работодателя ______________________________ (наименование организации, ИНН __________, КПП __________) в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и Приказом Минтруда России от № 320 внести сведения о моей трудовой деятельности в электронный картотечный реестр и вести мою трудовую книжку в электронном виде (ЭТК). В случае одобрения прошу выдать мне на руки бумажную трудовую книжку, а в дальнейшем получать все сведения о трудовой деятельности исключительно в электронном виде. Приложения: Копия паспорта. Копия текущей (бумажной) трудовой книжки (если имеется). _____________________/_____________________ (подпись) (ФИО полностью)
Скачать готовый шаблон в формате DOCX: Заявление_ЭТК_2023.docx
Краткие пояснения к образцу
- Шапка заявления – указывается город и дата подачи.
- Персональные данные – обязательны ФИО, дата рождения, паспортные данные, номер трудовой книжки.
- Наименование работодателя – полное официальное название организации, ИНН и КПП.
- Юридическая ссылка – ссылка на ст. 66.1 ТК РФ и Приказ Минтруда № 320, что подтверждает законность требования.
- Приложения – копия паспорта и (при наличии) копия текущей бумажной трудовой книжки.
- Подпись – подпись должна быть оригинальной (не электронная), если заявление подаётся в бумажном виде.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку?
Да. По закону работник имеет право получить бумажную трудовую книжку «на руки». После перехода на ЭТК он может хранить её в личных вещах, но работодателю не требуется вести её дальше.
Можно ли отказаться от ЭТК после её активации?
Да. Работник в любой момент может подать новое заявление о переходе обратно на бумажный формат. Работодатель обязан выполнить переход в течение трёх рабочих дней.
Как быстро появляется запись в ЭТК после подачи заявления?
Обычно запись появляется в течение 1–2 рабочих дней после того, как работодатель внес сведения в систему ЭКД. После этого работнику приходит уведомление о доступе к электронному кабинету.
Какие ошибки могут возникнуть при заполнении заявления?
- Отсутствие даты и подписи – заявление считается недействительным.
- Неправильный номер трудовой книжки – может привести к ошибкам в системе.
- Отсутствие копий документов – работодатель может запросить их дополнительно.
Нужно ли платить за ведение ЭТК?
Нет. Ведение электронной трудовой книжки является бесплатной услугой, предоставляемой работодателем в соответствии с законодательством.
Переход на электронный формат трудовой книжки упрощает процесс получения и хранения сведений о трудовой деятельности, делает их доступными в любой момент через портал Госуслуг. Правильно оформленное заявление – ключ к быстрому и безошибочному переходу. Пользуйтесь приведённым образцом, проверяйте все реквизиты и сохраняйте копии документов – тогда процесс пройдет гладко.
Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами РФ на 2023 год. Информация проверена на момент 26 мая 2026 года.