Правовая база

• Статья 123 ТК РФ – порядок составления и утверждения графика отпусков.
• Статья 372 ТК РФ – учёт мнения профсоюзной организации при наличии таковой.
• Статья 115 ТК РФ – право работника на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Если в организации действует профсоюз, перед внесением изменений необходимо получить его мотивированное мнение в течение пяти рабочих дней (ст. 123, 372 ТК РФ).

Когда требуется дополнение?

1. Приём нового сотрудника в середине календарного года.
2. Изменение уже утверждённого графика в связи с производственной необходимостью.
3. Перевод работника на другую должность с иным графиком работы.

Пошаговая инструкция по оформлению дополнения

1. Подготовка исходных данных – собрать сведения о новом сотруднике (ФИО, должность, дата приёма, предполагаемый период отпуска).
2. Анализ текущего графика – определить, в какие периоды уже запланированы отпуска других сотрудников и где можно «вставить» новый отпуск без нарушения непрерывности работы.
3. Согласование с руководителем подразделения – получить согласие на изменение графика.
4. Получение мнения профсоюза (при наличии) – направить запрос и дождаться ответа в течение 5 рабочих дней.
5. Оформление дополнения – составить документ, подписать его руководителем и ответственным за кадровое делопроизводство.
6. Уведомление сотрудников – разместить обновлённый график в доступном месте (интранет, доска объявлений) и известить каждого работника под подпись.

Образец дополнения к графику отпусков

Ниже представлен пример оформления дополнения; Все обязательные реквизиты выделены жирным шрифтом ();

Номер документа: ДОП‑ГО‑2026‑07
Дата составления: 26 мая 2026 г.
Основание: Приказ № 123‑к от «О приёме на работу Иванова И.И.»

Внесение изменений в график отпусков:

• Сотрудник: Иванов Иван Иванович
• Должность: инженер‑конструктор
• Дата приёма:
• Предлагаемый период отпуска: с по (14 календарных дней)
• Примечание: Период выбран с учётом текущей загрузки отдела и отсутствия пересечения с отпусками других сотрудников.

Утверждение изменений:

• Руководитель отдела: ______________________ / Петров С.В. / «___» __________ 2026 г.
• Служба кадров: ______________________ / Сидорова Е.Н. / «___» __________ 2026 г.
• Профсоюз (при наличии): ______________________ / Кузнецов А.П. / «___» __________ 2026 г.

Вступление в силу: Настоящее дополнение вступает в силу с дня подписания всех сторон и подлежит приложению к основному графику отпусков на 2026 год;

Примечание: При отсутствии профсоюзной организации строка «Профсоюз» зачёркивается или не заполняется.

Рекомендации по хранению и использованию документа

• Оригинал дополнения хранится в личном деле сотрудника и в отделе кадров.
• Копия направляется в бухгалтерию для начисления отпускных.
• Обновлённый график отпусков размещается в общем доступе не позднее трёх рабочих дней после подписания дополнения.
• При последующих изменениях графика оформляйте новые дополнения, сохраняя нумерацию (ДОП‑ГО‑2026‑08, ДОП‑ГО‑2026‑09 и т.д.).

Оформление дополнения к графику отпусков при приёме нового сотрудника – обязательная процедура, обеспечивающая соблюдение трудового законодательства и бесперебойную работу предприятия. Следуя представленной инструкции и используя приведённый образец, вы сможете быстро и корректно внести необходимые изменения, избежав споров и штрафов со стороны инспекции труда.