Трудовой договор — это фундамент отношений между работником и работодателем․ Однако в реальной кадровой практике этот документ редко существует сам по себе․ К нему всегда прилагается пакет бумаг, которые уточняют условия труда, подтверждают личность сотрудника и регулируют изменения в ходе работы․ В этой статье мы подробно разберем, какие именно документы прилагаются к трудовому договору при его заключении, а также какие бумаги становятся неотъемлемой частью договора при его изменении (например, при пересмотре оклада)․
Часть 1․ Документы, прилагаемые при заключении трудового договора
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, для заключения трудового договора работник обязан предоставить работодателю определенный набор документов․ Копии этих документов подшиваются в личное дело и фактически являются приложениями к основному договору, подтверждающими право на работу;
Обязательные документы от работника:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность․
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета)․
- Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде — ЭТК), за исключением случаев, когда сотрудник устраивается впервые или по совместительству․
- Документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву)․
- Документ об образовании / квалификации (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки)․
Дополнительные документы (в зависимости от специфики):
- Справка о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования (для педагогов, госслужащих и т․д․)․
- Медицинская книжка (для сферы питания, медицины, образования)․
Локальные нормативные акты (ЛНА) как приложения:
Очень важный юридический нюанс: к трудовому договору должны быть прилагаться Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение о защите персональных данных и иные ЛНА, имеют прямое отношение к условиям труда конкретного работника․ Факт ознакомления с ними фиксируется до подписания договора — обычно в самом договоре есть фраза: «До подписания трудового договора Работник ознакомлен с․․․», либо ставится отдельная подпись на листе ознакомления․
Часть 2․ Документы при изменении условий трудового договора
Трудовые отношения динамичны: меняются оклады, должности, режим работы․ Любое изменение условий первоначального договора оформляется дополнительным соглашением․ Именно оно становится главным прилагаемым документом к уже действующему договору․
Дополнительное соглашение об изменении оклада
Один из самых частых кадровых вопросов касается изменения заработной платы․ Как правильно оформить повышение или понижение оклада?
- Достижение договоренности․ Работодатель и работник договариваются о новом размере оклада․
- Издание приказа․ На основании подписанного дополнительного соглашения работодатель издает приказ (распоряжение) об изменении оклада․
Должен ли быть приказ в личном деле?
Да, обязательно! Это критически важный момент, в котором часто путаются даже начинающие кадровики․ И дополнительное соглашение, и приказ об изменении оклада должны храниться в личном деле работника․
Почему это так важно?
- Дополнительное соглашение подтверждает согласие обеих сторон на изменение условий оплаты труда (двусторонний документ)․
- Приказ подтверждает волю работодателя на исполнение этого соглашения и дает бухгалтерии право начислять зарплату по-новому (односторонний распорядительный документ)․
Если в личном деле будет только соглашение, но не будет приказа, проверяющие органы (например, ГИТ) могут счесть это нарушением порядка документооборота․ Приказ удостоверяет факт уведомления работника и служит основанием для кадрового и бухгалтерского учета․
Часть 3․ Иные документы, прилагаемые в процессе работы
В течение трудовой деятельности пакет документов, дополняющих договор, может расширяться; К ним относятся:
- Дополнительные соглашения о совмещении профессий, расширении зон обслуживания, изменении режима рабочего времени, переводе на другую должность․
- Соглашение о неразглашении коммерческой тайны (если в основном договоре этого пункта нет, а на предприятии введен режим коммерческой тайны)․
- Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности․ Это самостоятельный документ, но он тесно связан с трудовым договором и прилагается к нему для работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности․
- Заявления работника․ Например, заявление на предоставление стандартного налогового вычета, заявление на отпуск без сохранения заработной платы․ Хотя они не являются «приложениями» в строгом смысле слова, они хранятся в личном деле и дополняют условия реализации прав сотрудника․
Часть 4․ Правила оформления и хранения
Чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции и путаницы в архиве, необходимо соблюдать несколько золотых правил:
- Нумерация и ссылки․ В каждом дополнительном соглашении обязательно должна быть фраза: «Дополнительное соглашение №__ от __․__․20__ является неотъемлемой частью Трудового договора №__ от __․__․20__»․
- Экземпляры․ Любое дополнительное соглашение, как и сам договор, составляется в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу․ Один выдается работнику, второй хранится у работодателя․
- Отметка о получении․ На экземпляре работодателя (в т․ч․ на оригинале трудового договора и всех доп․ соглашений) должна быть рукописная отметка работника: «Экземпляр трудового договора (доп․ соглашения) получил», дата и подпись․
- Подшивка․ Все дополнительные соглашения и приказы, их подтверждающие, должны подшиваться в личное дело работника вместе с первоначальным пакетом документов․
Документы, прилагаемые к трудовому договору, — это не просто бюрократическая формальность․ Это правовой щит как для работника, так и для работодателя․ При заключении договора это пакет удостоверяющих и правоустанавливающих бумаг, а при изменении его условий — дополнительные соглашения и приказы․ Помните: любое изменение оклада, должности или режима работы должно быть задокументировано дважды — и соглашением сторон, и распорядительным актом работодателя (приказом), которые в обязательном порядке подшиваются в личное дело․