Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Дата подготовки материала: 09:03:09 ()․

Запрос в государственный или муниципальный архив – это формальный способ получения информации, содержащейся в архивных фондах, печатных изданиях или электронных носителях․ Для регулирования отношений между заявителем (Заказчиком) и архивом (Исполнителем) заключается договор по запросу в архив․ В данной статье подробно рассматриваются его суть, структура, этапы оформления и практические рекомендации․

Что такое договор по запросу в архив?

Договор по запросу в архив – это гражданско‑правовой договор, в котором стороны соглашаются о порядке подачи, обработки и исполнения запроса на предоставление архивных документов или сведений․ Договор фиксирует:

предмет запроса (какие документы, сведения или копии требуются);
объём и форму предоставляемой информации (подлинники, копии, выписки, сканы);
сроки исполнения;
стоимость услуг и порядок оплаты;
права и обязанности сторон;
ответственность за нарушение условий․

Согласно информации из открытых источников, исполнитель по требованию Заказчика незамедлительно возвращает Заказчику все документы (включая печатные, рукописные, электронные носители), предоставленные Заказчиком или любым из его представителей, а также документы, разработанные Исполнителем в ходе выполнения обязательств по договору․

Основные элементы договора

Преамбула

Указываются полные наименования сторон, их реквизиты (ИНН, КПС, юридический адрес) и дата заключения договора․

Предмет договора

Чёткое описание запроса: наименование архивного фонда, номер дела, период, тип документов (нормативно‑правовые акты, формы, статьи, фотодокументы и т․д․), цель получения информации (научная, служебная, личная)․

Обязанности сторон

Заказчик: подаёт запрос, предоставляет необходимые идентификационные данные (паспорт, заявление), оплачивает услуги в установленные сроки․
Исполнитель (архив): рассматривает запрос руководством архива или уполномоченным должностным лицом, направляет его на исполнение в соответствующие подразделения, обеспечивает поиск, подбор и выдачу требуемых материалов, возвращает предоставленные Заказчиком документы после завершения работы․

Сроки исполнения

Срок исполнения запроса социально‑правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса․ Для более сложных запросов (например, требующих обработки большого объёма материалов) срок может быть продлён по согласованию сторон․

Стоимость и порядок оплаты

Тарифы устанавливаются архивом и могут включать:

плату за поиск и подбор документов;
стоимость изготовления копий (фотокопий, сканов, фотодокументов);
консультационные услуги экспертов;
расходы на доставку (если требуется отправка документов почтой или курьером)․

Оплата производится безналичным путём или наличными в кассе архива по счёт‑фактуре, выставленной после принятия заявки․

Права и обязанности сторон

Заказчик имеет право:

получать информацию в объёме, указанном в договоре;
требовать возврата предоставленных документов после исполнения запроса;
обжаловать действия архива в случае нарушения сроков или качества услуг․

Исполнитель обязан:

обеспечить конфиденциальность сведений, содержащихся в запросе;
соблюдать законодательство об архивном деле и защите персональных данных;
предоставлять отчёт о выполненных работах по запросу․

Ответственность

За нарушение сроков исполнения архив может применять штрафные санкции, предусмотренные законодательством․ Заказчик несёт ответственность за достоверность предоставленных сведений и оплату услуг в соответствии с договором․

Заключительные положения

В этом разделе фиксируются порядок внесения изменений в договор, процедура расторжения, адреса для направления претензий, а также ссылка на типовой бланк и шаблон заявления, доступный для скачивания в формате ․doc (Word)․

Этапы подачи запроса в архив

Подготовка заявления․ Указываются ФИО (или наименование организации), паспортные данные, контактная информация, точный предмет запроса и цель получения информации․
Выбор способа подачи․ Заявление можно подать:

лично в архив с паспортом и заявлением;
почтой заказным письмом с описью вложения;
через официальный сайт архива (электронная форма)․

Регистрация запроса․ Архив присваивает заявке номер и фиксирует дату получения․
Рассмотрение и распределение․ Руководство архива или уполномоченное должностное лицо направляет запрос в соответствующее подразделение (фондовый отдел, отдел копирования, консультационный центр и т․д․)․
Исполнение․ Сотрудники выполняют поиск, подбор, изготовление копий и подготовку материалов к выдаче․
Вручение результата․ Документы передаются Заказчику лично, по почте или в электронном виде (в зависимости от согласованного способа)․
Возврат предоставленных материалов․ По завершении работы архив возвращает все документы, переданные Заказчиком для работы․

Способы подачи заявления

Личное посещение

Необходимо прийти в архив с паспортом (или удостоверением личности) и письменным заявлением․ На месте можно уточнить требования к оформлению, получить консультацию по фондам и уточнить сроки выполнения․

Почтовая отправка

Заявление отправляется заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении․ В конверте рекомендуется включить копию паспорта (или иного удостоверения личности) и платёжное поручение (если оплата производится предварительно)․

Электронный запрос

На официальном портале архива размещена форма онлайн‑запроса․ После заполнения полей система генерирует номер заявления и отправляет подтверждение на указанный e‑mail․ Оплата может быть произведена через онлайн‑банкинг или по счёту, выставленному после обработки заявки․

Сроки и стоимость услуг

Как уже отмечалось, стандартный срок исполнения социально‑правового запроса – не более 30 дней с даты регистрации․ Для сложных запросов (например, требующих работы с большими массивами фотодокументов) срок может быть увеличен по согласованию․

Стоимость формируется из следующих статей:

Базовая ставка за обработку заявки (фиксированная сумма)․
Плата за страницу копии (чёрно‑белая/цветная)․
Доплата за срочное исполнение (например, в течение 5 рабочих дней)․
Услуги эксперта‑консультанта (почасовая ставка)․
Расходы на доставку (почта, курьер)․

Тарифы публикуются в разделе «Платные услуги» на сайте архива и могут быть уточнены по телефону или через электронную почту․

Типовой бланк и пример заполнения

На портале большинства архивов доступен для скачивания типовой бланк заявления в формате ․doc (Microsoft Word)․ Ниже приведён пример заполнения основных полей:

Заявление о предоставлении архивных справок и копий документов

Заявитель:
 ФИО: Иванов Иван Иванович
 Паспорт: 45 09 123456, выдан ОВД г․ Москвы 
 Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10, кв․ 5
 Телефон: +7 (495) -23-45-67
 E-mail: ivanov@example․com

Наименование организации (если заявление подается от имени юр․ лица):
 ООО «Научный центр», ИНН 7701234567, КПП 770101001
Предмет запроса:
 Архивный фонд № 201, опись 12, дело № 345, период 1941‑1945 гг․
 Требуется: копии приказов о mobilisation, списки личного состава, фотографии боевых действий․

Цель получения информации:
 Подготовка научной статьи для журнала «История и общество»․

Способ получения результата:
 ☐ Лично в архиве
 ☐ Почтой заказным письмом
 ☐ Электронно (скан‑копии на e‑mail)

Дата подачи заявления: 
 Подпись: __________________ /Иванов И․И․/

После заполнения бланка его можно распечатать, подписать и подать одним из указанных выше способов․

Договор по запросу в архив суть структура этапы оформления и рекомендации