В строительной отрасли исполнительная документация (ИД) — ключевой элемент‚ который фиксирует фактическое исполнение проектных решений․ Без надлежащего ведения ИД невозможно гарантировать качество и соответствие объекта требованиям заказчика и нормативных актов․ Поэтому для организации работы по подготовке‚ сдаче и хранению ИД обычно заключают специальный договор․

Что такое исполнительная документация?

В соответствии с пунктом 1․5 статьи 52 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ) исполнительная документация — это «материалы‚ отображающие фактическое исполнение проектных решений»․ К ней относятся:

• акты освидетельствования конструкций‚ оборудования и материалов;
• журналы авторского надзора и контроля качества;
• геодезические схемы‚ планы‚ чертежи‚ расчёты;
• документы‚ подтверждающие поверку средств измерений;
• протоколы испытаний‚ дефектные ведомости‚ локально‑сметные расчёты;
• другие документы‚ необходимые для подтверждения соблюдения проектных и нормативных требований․

Ведение ИД регламентируется частью 9 статьи 52 ГК РФ‚ а также рядом нормативных правовых актов РФ‚ в т․ч․:

• Порядок ведения исполнительной документации при строительстве‚ реконструкции‚ капитальном ремонте объектов капитального строительства;
• РД‑11‑05‑2007 «Порядок ведения исполнительной документации»;
• Приказ 1015/пр (с ) о перечне исполнительной документации в электронном виде․

Правовое регулирование

Основные правовые основания для заключения договора по ведению ИД:

1. Статья 52 ГК РФ (п․ 1․5) – определяет содержание и назначение ИД․
2. Статья 52 ГК РФ (часть 9) – устанавливает порядок ведения и хранения ИД․
3. Нормативные акты‚ регулирующие конкретные виды работ (проектирование‚ строительство‚ контроль качества)․
4. Требования к электронному хранению и передаче ИД (приказ 1015/пр)․

Цель договора

Договор по ведению исполнительной документации фиксирует:

• Обязанности сторон по подготовке‚ сдаче и хранению ИД;
• Сроки выполнения работ и сдачи документов;
• Условия оплаты за услуги по подготовке ИД;
• Ответственность сторон за несоблюдение сроков и требований к качеству;
• Порядок разрешения споров и конфликтов‚ связанных с ИД․

Содержание договора

В договоре должны быть отражены следующие ключевые элементы:

1. Предмет договора – перечень работ по подготовке и сдаче ИД․
2. Обязанности сторон – конкретные действия исполнителя и заказчика․
3. Сроки исполнения – даты начала и окончания работ‚ сроки сдачи отдельных документов․
4. Оплата – размер и порядок расчётов‚ аванс‚ окончательный платеж․
5. Качество и контроль – требования к оформлению‚ проверка‚ акты сдачи;
6. Ответственность – штрафы‚ компенсации‚ порядок возмещения убытков․
7. Права и обязанности по хранению и передаче ИД – электронное хранение‚ доступ‚ архивирование․
8. Конфиденциальность – защита коммерческой тайны и персональных данных․
9. Порядок разрешения споров – арбитраж‚ суд‚ медиация․
10. Срок действия договора и порядок его расторжения – условия прекращения‚ последствия․

Пример структуры договора

Ниже приведён шаблон‚ который можно адаптировать под конкретный проект․ В качестве примера использован формат договора на услуги по подготовке ИД․

ДОГОВОР № ___
на оказание услуг по подготовке исполнительной документации
г․ Москва
«___» __________ 2026 г․

ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
Заказчик поручает‚ а Исполнитель обязуется подготовить и передать Заказчику исполнительную документацию в соответствии с требованиями нормативных актов РФ и технического задания‚ прилагаемого к настоящему договору․

ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
Исполнитель обязуется:
 2․1․1․ Подготовить журнал авторского надзора и акты освидетельствования ответственных конструкций до г․;
 2․1․2․ Подготовить исполнительные геодезические схемы и свидетельства о поверке средств измерений до г․;
 2․1․3․ Составить приказы о назначении ответственных лиц за ведение работ до г․;
 2․1․4․ Передать Заказчику все документы в электронном виде (XML) согласно Приказу 1015/пр․

Заказчик обязуется:
 2․2․1․ Своевременно предоставить Исполнителю все необходимые исходные данные и техническое задание;
 2․2․2․ Осуществить оплату в соответствии с пунктом 3 договора;
 2․2․3․ Принимать и проверять готовую исполнительную документацию в соответствии с Порядком сдачи и приёма работ․

СТОИМОСТЬ И ПОРЯДОК ОПЛАТЫ
Общая стоимость услуг по подготовке ИД составляет ___ (____) рублей․
Заказчик уплачивает аванс в размере 30 % от стоимости в течение 10 календарных дней с даты подписания договора․
Окончательный платеж производится после подписания акта сдачи-исполнения и подтверждения Заказчиком соответствия документации требованиям․

СРОКИ И ПОРЯДОК СДАЧИ
Срок выполнения работ – до г․
Документы подлежат сдаче в электронном виде в течение 5 рабочих дней после их завершения․
КАЧЕСТВО И КОНТРОЛЬ
Все документы должны соответствовать требованиям нормативных актов РФ и технического задания․
Заказчик имеет право в течение 10 календарных дней с момента получения документации проверить её соответствие и запросить доработку․

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
За нарушение сроков сдачи Исполнитель уплачивает штраф в размере 0‚1 % от стоимости услуг за каждый день просрочки․
Заказчик несёт ответственность за задержку оплаты в соответствии с пунктом 3․

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ПО ХРАНЕНИЮ И ПЕРЕДАЧЕ ИД
Исполнитель обязуется хранить ИД в электронном виде в течение 5 лет с момента сдачи․
Заказчик имеет право доступа к ИД в любой момент после сдачи․

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ
Стороны обязуются не разглашать коммерческую тайну и персональные данные‚ полученные в ходе исполнения договора․

РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ
Все споры‚ возникающие в связи с исполнением настоящего договора‚ решаются путем переговоров‚ а при недостижении согласия – в арбитражном суде по месту нахождения Заказчика․

СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА
Договор вступает в силу с момента подписания обеими сторонами и действует до полного исполнения обязательств․

Подписи:
Заказчик: _____________________
Исполнитель: _____________________

Формы и образцы документов

Для успешного ведения ИД необходимо использовать стандартизированные формы‚ которые можно найти в базе «КонсультантПлюс» и «Гарант»․ К основным образцам относятся:

• Журнал авторского надзора;
• Акт освидетельствования конструкций;
• Геодезическая схема;
• Свидетельство о поверке средств измерений;
• Приказ о назначении ответственных лиц;
• Дефектная ведомость;
• Локально‑сметный расчёт․

Все формы должны быть подписаны уполномоченными представителями сторон и храниться в электронном виде в соответствии с Приказом 1015/пр․

Электронное ведение и хранение ИД

С года исполнительная документация должна храниться в электронном виде в формате XML․ Это обеспечивает:

• Надёжность и доступность данных;
• Удобство обмена с заказчиком и контролирующими органами;
• Соблюдение требований к архивированию и защите информации․

При передаче ИД в электронном виде необходимо соблюдать правила подписи‚ шифрования и резервного копирования‚ указанные в Приказе 1015/пр․

Практические рекомендации

1. Согласуйте перечень документов с заказчиком до начала работ; Уточните‚ какие акты и журналы обязательны․
2. Укажите точные сроки сдачи каждого вида документации․ Это поможет избежать конфликтов и штрафов․
3. Определите форму оплаты (аванс‚ поэтапно‚ после сдачи)․ Уточните порядок выставления счетов․
4. Включите пункт о проверке и доработке – заказчик должен иметь право проверить документы и потребовать доработку в течение установленного срока․
5. Обеспечьте хранение в электронном виде – используйте проверенные системы управления проектами․
6. Установите ответственность за просрочку и несоответствие документации․ Это мотивирует стороны соблюдать сроки․
7. Согласуйте порядок разрешения споров – арбитраж‚ медиация‚ суд․ Это ускорит решение конфликтов․
8. Проверьте соответствие договора требованиям законодательства – особенно части 9 статьи 52 ГК РФ и Приказа 1015/пр․

Договор по ведению исполнительной документации — неотъемлемый элемент любого строительного проекта․ Он обеспечивает прозрачность‚ контроль качества и юридическую защиту обеих сторон․ При правильном оформлении и соблюдении всех требований нормативных актов‚ договор позволяет:

• Сократить риски несоответствия объекта проектным решениям;
• Обеспечить своевременную сдачу и проверку ИД;
• Упростить процесс аудита и контроля со стороны заказчика и государственных органов;
• Установить чёткие правила оплаты и ответственности․

Используйте приведённый шаблон и рекомендации как основу для создания собственного договора‚ адаптируя его под конкретный объект и требования заказчика․