Делопроизводитель – специалист‚ отвечающий за организацию и контроль документооборота в организации. Его должностные обязанности‚ права и ответственность оформляются в трудовом договоре и должностной инструкции. Ниже подробно рассмотрены основные пункты‚ которые обычно включаются в такой договор.

Правовая база‚ регулирующая деятельность делопроизводителя

В своей работе делопроизводитель обязан руководствоваться следующими нормативными актами:

• Трудовым кодексом Российской Федерации;
• Гражданским кодексом РФ (в части оформления договоров‚ актов и пр.);
• Уставом компании и Правилами внутреннего трудового распорядка;
• Инструкцией по делопроизводству и работе архива‚ утверждённой в организации;
• Приказами и распоряжениями руководства (генерального директора‚ руководителя подразделения);
• Должностной инструкцией‚ являющейся неотъемлемой частью трудового договора.

Все перечисленные документы являются обязательными источниками правовых требований к работе делопроизводителя.

Основные должностные обязанности делопроизводителя

В трудовом договоре обычно указываются следующие группы обязанностей:

Организация документооборота

1. Регистрация входящих и исходящих документов (письма‚ электронные сообщения‚ факсы‚ телеграммы).
2. Оформление сопроводительных документов (служебные записки‚ приказы‚ распоряжения).
3. Контроль за своевременным распределением документов между подразделениями.
4. Ведение журналов регистрации и учёта документооборота.

Архивирование и хранение

5. Классификация и систематизация документов в соответствии с установленными классификаторами.
6. Перемещение архивных документов в архивные помещения‚ обеспечение их сохранности.
7. Составление и поддержание в актуальном виде реестров архивных дел.
8. Участие в проведении инвентаризации архивных фондов.

Подготовка справок и отчетов

• Составление справок для налоговых органов‚ бухгалтерии‚ кадровой службы.
• Подготовка отчетов о выполнении планов документооборота.
• Оформление актов приёма‑передачи документов.

Ведение табелей и учет рабочего времени

• Заполнение и регистрация табелей отработанного времени сотрудников.
• Внесение данных о больничных‚ отпусках‚ командировках.
• Контроль за правильностью заполнения табелей и их своевременной сдачей в бухгалтерию.

Обеспечение работоспособности офиса

• Контроль за наличием канцелярских и офисных материалов.
• Организация работы оргтехники (принтеры‚ копиры‚ сканеры).
• Выполнение служебных поручений руководителя‚ связанных с организацией работы офиса.

Соблюдение требований охраны труда и безопасности

• Соблюдение правил пожарной безопасности при работе с архивными материалами.
• Участие в инструктажах по охране труда и выполнении предписаний.

Выполнение служебных поручений

Делопроизводитель обязан исполнять любые законные поручения‚ полученные от руководителей‚ в установленные сроки.

Права делопроизводителя‚ закреплённые в трудовом договоре

• Получать необходимую информацию и документы от всех подразделений организации.
• Требовать от руководства создания и поддержания актуальных нормативных актов (инструкций‚ регламентов).
• Обращаться к руководству с предложениями по оптимизации документооборота.
• Получать отпуск‚ больничные листы и другие социальные гарантии в соответствии с ТК РФ.
• Отказаться от выполнения действий‚ противоречащих законодательству.

Ответственность делопроизводителя

В случае ненадлежащего исполнения обязанностей делопроизводитель может нести:

• Дисциплинарную ответственность – выговор‚ замечание‚ понижение в должности.
• Материальную ответственность за причинённый работодателю ущерб (например‚ утрата важного документа).
• Уголовную ответственность за совершение преступлений в процессе трудовой деятельности (например‚ фальсификация документов).

Ответственность наступает только в случае доказанного нарушения и при условии‚ что делопроизводитель был надлежащим образом проинструктирован.

Особенности обязанностей в зависимости от размера организации

Малый бизнес

В небольших компаниях делопроизводитель часто совмещает несколько функций: от регистрации документов до подготовки бухгалтерских справок и организации работы офиса. В трудовом договоре в этом случае указываются более широкие обязанности‚ а также пункт о гибкости выполнения дополнительных задач.

Крупные корпорации

В крупных организациях обязанности делопроизводителя обычно более узко специализированы. Часто делопроизводитель работает в рамках одного подразделения (например‚ юридический отдел) и отвечает только за регистрацию и архивирование документов‚ в то время как подготовкой справок и учётом рабочего времени занимаются отдельные специалисты.

Замещение в период отсутствия делопроизводителя

Трудовой договор предусматривает‚ что в случае отпуска‚ болезни или другого уважительного отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет назначенный в установленном порядке сотрудник. При этом замещающий получает те же права и несёт ту же ответственность за выполнение обязанностей.

Пример типовой формулировки в трудовом договоре

Должностные обязанности делопроизводителя:
Регистрация входящих и исходящих документов‚ ведение журналов регистрации;
Оформление и распределение служебных записок‚ приказов‚ распоряжений;
Организация и контроль архивного хранения документов‚ составление реестров;
Подготовка справок и отчетов для налоговых‚ бухгалтерских и кадровых органов;
Ведение табелей учета рабочего времени‚ внесение данных о больничных и отпусках;
Обеспечение наличия канцелярских и офисных материалов‚ контроль за работой оргтехники;
Соблюдение требований охраны труда и пожарной безопасности;
Выполнение служебных поручений руководства в установленные сроки;
Своевременное участие в инструктажах и соблюдение всех нормативных актов‚ регламентирующих делопроизводство.

Трудовой договор делопроизводителя – это документ‚ который фиксирует весь спектр его обязанностей‚ прав и ответственности. Чёткое формулирование пунктов договора помогает избежать конфликтов‚ обеспечивает законность документооборота и повышает эффективность работы офиса. При составлении договора рекомендуется учитывать специфику организации (размер‚ отрасль‚ наличие отдельного архивного отдела) и привязывать обязанности к действующим нормативным актам и внутренним инструкциям.

Помните‚ что правильное оформление трудового договора – залог надёжного и прозрачного взаимодействия между работодателем и делопроизводителем.