Дата публикации: 09:29:45

Справка 316 — это служебный документ, который регламентирует порядок получения информации о трудовой деятельности сотрудника. Она часто используется:

• для оформления виз и командировок;
• для подтверждения доходов при оформлении кредитов;
• для получения отпусков по совместительству;
• для подтверждения трудового стажа в пенсионном фонде.

Ключевые требования к справке 316

В соответствии с нормативными актами:

1. Справка оформляется в свободном виде, но должна содержать обязательные реквизиты;
2. Документ подписывается руководителем организации и печатью (если она имеется).
3. В тексте указываются период работы, должность, основной трудозанятый вид деятельности.
4. При необходимости в справке указываются сведения о заработке, отработанных часах и иных данных, подтверждающих трудовую деятельность.

Как правильно оформить запрос на справку 316

Запрос на выдачу справки оформляется как официальное письмо. Ниже представлен образец запроса.

Образец запроса

От: Иванов И.И. (сотрудник отдела кадров)

Кому: Петров П.П; (директору компании)

Тема: Запрос справки 316 о трудовой деятельности сотрудника Смирнова С.С.



Уважаемый П.П.!
В связи с подготовкой документального пакета для получения визы в Германию прошу выдать справку 316 о трудовой деятельности сотрудника Смирнова С.С., который работает в нашей компании с по настоящее время.
В справке необходимо указать:

 
должность – «Менеджер по продажам»;
 
период работы – с до ;
 
основной трудозанятый вид деятельности – «организация и проведение продаж продукции компании»;
 
средний доход за последние 12 месяцев – 85 000 руб.


Просим выдать справку в письменном виде до г.

С уважением,

Иванов И.И.

Отдел кадров

Структура официального запроса

1. Шапка – наименования организации, реквизиты отправителя.
2. Кому – ФИО получателя, должность.
3. Тема – краткое описание цели запроса.
4. Текст обращения – обоснование необходимости справки, перечень требуемых данных.
5. Сроки – указание желаемой даты выдачи.
6. Подпись – ФИО и должность подписанта.

Какие данные включает справка 316

Содержание справки может варьироваться в зависимости от целей её использования, однако обычно включает следующие элементы:

• Наименование организации и её юридический адрес.
• ФИО сотрудника и его подразделение.
• Должность и код по ОКПД2 (если требуется).
• Период работы (дата начала и окончания, либо «с … по …»).
• Основные функции и обязанности (кратко, в виде перечисления).
• Сведения о заработке (оклад, бонусы, надбавки) – при необходимости.
• Подпись руководителя и печать организации.

Пример готового документа

Ниже – пример готового образца справки 316.

Справка № 316
о трудовой деятельности

Настоящая справка выдается по запросу сотрудника Иванова Ивана Ивановича.

ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: ведущий инженер-конструктор
Подразделение: конструкторское бюро
Период работы: с по 
Обязанности:
 • Разработка новых конструкторских решений;
 • Ведение проектной документации;
 • Участие в испытаниях образцов.
Средний доход за последние 12 месяцев: 120 000 руб.
Примечание: сотрудник уволен по собственному желанию.

Подпись: ______________________ / Петров П.П.
М.П. (печать)

Как оформить запрос в электронном виде

В современных условиях многие организации используют электронные системы кадрового учета; Запрос на справку 316 можно оформить в электронном виде следующим образом:

1. Войти в корпоративный портал под своим логином и паролем.
2. Перейти в раздел «Запросы и заявления».
3. Выбрать тип запроса – «Справка 316».
4. Заполнить форму, указав цель получения, требуемые реквизиты и срок.
5. Отправить запрос на согласование руководителю отдела кадров.
6. После подписания руководителем система автоматически сформирует документ в PDF‑формате.

Полезные рекомендации

• Убедитесь, что в запросе указаны все обязательные реквизиты – иначе справка может быть возвращена.
• Если требуется подтверждение дохода, укажите точный формат (например, «средний доход за последние 12 месяцев»).
• Для международных целей (виза, иммиграция) уточните, требуется ли перевод справки на иностранный язык.
• Сохраняйте копию отправленного запроса – это может пригодиться в случае спора.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос:

Можно ли получить справку 316, если сотрудник уволен?

Ответ:

Да, справка может быть выдана после увольнения, если запрос сделан в течение 30 дней с даты увольнения.

Вопрос:

Какие сроки выдачи справки?

Ответ:

Обычно справка оформляется в течение 5‑10 рабочих дней, но в случае повышенного спроса срок может быть продлён.

Вопрос:

Нужна ли подпись руководителя?

Ответ:

Да, без подписи руководителя справка не считается официальным документом.

Вопрос:

Можно ли оформить справку в свободной форме?

Ответ:

Да, но в ней обязательно должны быть указаны все реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 316 Трудового кодекса РФ.

Запрос на справку 316 — это формальный, но достаточно простой документ, который позволяет получить официальную информацию о трудовой деятельности сотрудника. Правильное оформление запроса и готового документа гарантирует их принятие в государственных, финансовых и международных организациях.

При необходимости, используйте представленный образец запроса и пример справки как шаблон для самостоятельного оформления.

Автор статьи: отдел HR‑компетенций, 2026 г.